# Handlungsfreigabe: was deine Werkzeuge ohne dich tun Software, die von selbst etwas tut, wirft genau eine Frage auf: **was macht sie ohne mich?** Die Handlungsfreigabe ist die Antwort darauf, und sie steht an einer Stelle statt verteilt über zehn Werkzeuge. ## Das Prinzip: Stufe je Wirkung, nicht je Werkzeug Ein Werkzeug tut sehr verschiedene Dinge. DB-Leads zum Beispiel durchsucht deinen Bestand und bewertet ihn, schreibt eine Einschätzung ins CRM und kann einen Kontakt anschreiben. Mit einem einzigen Schalter müsstest du wählen: entweder du blockierst die harmlose Auswertung, um die Mail zu verhindern, oder du nimmst die Mail in Kauf, um die Auswertung zu bekommen. Deshalb gibt es drei **Wirkungsklassen**. Eingeordnet wird danach, was im schlimmsten Fall passiert, nicht danach, welche Technik dahintersteckt: Ob eine Nachricht per E-Mail oder WhatsApp hinausgeht, ändert für dich nichts. Ob sie überhaupt hinausgeht, ändert alles. Auswerten, bewerten, Aufgaben anlegen, Berichte erzeugen. Verlässt deinen Arbeitsbereich nicht und ist jederzeit rücknehmbar. Felder, Aktivitäten und Aufgaben im angebundenen CRM. Andere im Büro sehen das, und aus dem Maklerbuch bekommt die Schnittstelle nichts wieder heraus. E-Mail, WhatsApp oder ein Link an einen Menschen ausserhalb des Büros. Nicht zurückholbar, sobald es draussen ist. ## Die drei Stufen Für jede Klasse wählst du eine von drei Stufen. Läuft ohne Rückfrage. Du erfährst davon im Bericht des Laufs. Das Werkzeug bereitet den Vorgang vor und wartet. Du siehst vorher den fertigen Text und entscheidest. Passiert nicht. Der Lauf hält es als übersprungen fest, mit Grund. **Aus ist nicht dasselbe wie Freigabe, bei der du nie freigibst.** Eine Warteschlange, die sich füllt und nie geleert wird, ist eine Fehlerquelle. Wenn du etwas gar nicht willst, stell es auf Aus. ## Womit du startest Im Auslieferungszustand gilt: | Wirkungsklasse | Vorgabe | |---|---| | Nur im Arbeitsbereich | Automatik | | Schreiben ins CRM | Freigabe | | Nachricht an einen Kontakt | Freigabe | Auswerten läuft also von Anfang an durch, denn ein Werkzeug, das nicht einmal rechnen darf, ohne zu fragen, ist kein Werkzeug. Alles, was das Büro verlässt oder fremde Daten anfasst, wartet dagegen auf dich. Das ist eine bewusste Entscheidung und keine Vorsicht: Eine Automatik, die du einschaltest, nachdem du gesehen hast, was sie tut, ist deine Entscheidung. Eine Automatik, die von Anfang an läuft, ist eine Überraschung, und die erste unerwartete Mail an einen Kunden ist meist das letzte Mal, dass jemand der Software traut. ## Was der Riegel nicht betrifft **Was du selbst anklickst, passiert sofort.** Wenn du auf „Ins CRM schreiben“ oder „Anfrage senden“ drückst, hast du mit dem Klick bereits entschieden; eine Rückfrage danach wäre dieselbe Frage ein zweites Mal. Die Stufen gelten für das, was **ohne einen Klick** passiert: ein nächtlicher Lauf, eine Automatik nach einem Scan, eine geplante Nachfass-Nachricht. ## Eine Stufe einstellen Gehe zu **Einstellungen · Automatik** und klicke das Werkzeug an, um das es geht. Jedes Werkzeug hat dort eine eigene Seite. Die drei Klassen stehen untereinander. Unter jeder siehst du im Klartext, welche Vorgänge darunter fallen. Wähle die Stufe. Die Änderung gilt sofort für den nächsten Lauf. Bereits wartende Freigaben bleiben stehen und lassen sich weiterhin einzeln entscheiden. Schaltest du eine Klasse auf **Automatik**, die ins CRM schreibt oder nach draussen geht, fragt die Seite noch einmal nach. Das ist der einzige Wechsel in diesem Formular, der ohne weiteres Zutun echte Folgen hat. Alle anderen machen das System vorsichtiger und brauchen keine Bremse. Auf derselben Seite siehst du auch, was dieses Werkzeug gerade zur Freigabe vorbereitet hat und was aus den bisherigen Freigaben geworden ist. Ganz unten setzt **Werkzeug ganz anhalten** alle drei Klassen auf Aus, in einem Klick. Die Stufen stehen bewusst **nicht** bei den übrigen Einstellungen des Werkzeugs. Sie gehören der Plattform, nicht dem Werkzeug: Sie werden beim Senden gegen das Werkzeug geprüft, und ein Werkzeug soll seine eigene Schranke nicht verwalten. In den Werkzeug-Einstellungen findest du deshalb nur einen Verweis mit dem aktuellen Stand. ## Freigaben entscheiden Steht eine Klasse auf **Freigabe**, sammeln sich die vorbereiteten Vorgänge unter **Freigaben**. Sobald etwas wartet, erscheint ein Zähler oben in der Kopfzeile. Jede Zeile zeigt: welches Werkzeug den Vorgang vorbereitet hat und in welcher Klasse an wen es ginge, mit teilweise verdeckter Adresse den **fertigen Text**, so wie er hinausginge, nicht eine Beschreibung davon wann der Vorgang vorbereitet wurde und wann er abläuft Du entscheidest mit **Freigeben** oder **Ablehnen**. Beides bleibt als Beleg stehen; eine abgelehnte Freigabe verschwindet nicht spurlos. **Freigaben laufen ab.** Standardmässig nach sieben Tagen. Der Grund: Eine Nachricht, die drei Wochen wartet und dann doch hinausgeht, bezieht sich auf einen Anlass, den beide Seiten vergessen haben. Das ist schlechter, als sie gar nicht zu senden. Nach dem Ablauf lässt sie sich nicht mehr freigeben. ## Der Überblick über alles Unter **Einstellungen · Automatik** stehen alle deine Werkzeuge mit allen drei Klassen auf einer Seite. Was ohne Rückfrage ins CRM schreibt oder nach draussen geht, ist dort hervorgehoben und steht oben. Das ist die Seite für die Frage, mit der dieser Text angefangen hat. Sie beantwortet sie in einem Blick, statt dich zehn Werkzeug-Seiten nacheinander öffnen zu lassen. Dazu: Ein Filter zeigt wahlweise nur die Werkzeuge, die **selbständig** handeln, oder nur die, bei denen etwas **auf dich wartet** Der **Verlauf** listet, was aus den letzten Freigaben geworden ist: ausgeführt, abgelehnt, verfallen oder fehlgeschlagen **Alles anhalten** setzt jede Klasse in jedem Werkzeug auf Aus, in einem Klick **Alles anhalten** ist für den Moment gedacht, in dem etwas hinausgeht, das du nicht wolltest, und du noch nicht weisst, welches Werkzeug es war. Sind darunter Werkzeuge, die du nicht einrichten darfst, werden sie **nicht** abgeschaltet, und die Meldung nennt sie beim Namen. Ein Not-Aus, der stillschweigend die Hälfte auslässt, wäre gefährlicher als keiner. Der Verlauf zeigt **Freigaben**, nicht jeden selbsttätigen Vorgang. Was auf „Automatik“ steht, läuft ohne Freigabe und erscheint deshalb nicht dort. Je mehr auf Automatik steht, desto leerer ist diese Liste. Das vollständige Protokoll findest du unter **Betrieb · Aktivität**. ## Was das mit dem Werbewiderspruch zu tun hat Nichts, und das ist wichtig. Es sind zwei getrennte Prüfungen, die beide gelten: - Die **Handlungsfreigabe** beantwortet: darf dieses Werkzeug so etwas überhaupt von selbst tun? - Der [Werbewiderspruch](/help/compliance/werbewiderspruch) beantwortet: darf **dieser eine Mensch** angeschrieben werden? Auch bei Stufe „Automatik“ geht keine Werbung an jemanden, der widersprochen hat. Umgekehrt hilft ein fehlender Widerspruch nichts, wenn du die Klasse auf Aus gestellt hast. Prüfe zuerst, ob das Werkzeug in dieser Klasse überhaupt etwas anmeldet: Steht in der Zeile „nicht angemeldet“, hat die Stufe dort nichts zu entscheiden. Danach der Werbewiderspruch: Kontakte ohne Einwilligung bekommen keine Werbung, unabhängig von der Stufe. Wer das Werkzeug einrichten darf. Das ist dasselbe Recht wie für seine übrigen Einstellungen, denn wer ein Werkzeug einrichtet, entscheidet auch, was es allein tut. Ja. Jeder Lauf nennt in seinem Bericht, was durchlief, was auf Freigabe wartet und was übersprungen wurde. Zurückgehaltenes wird dabei getrennt von Fehlgeschlagenem gezählt: „wartet auf Freigabe“ ist eine andere Auskunft als „fehlgeschlagen“. Den vollständigen Protokoll-Verlauf findest du unter **Betrieb · Aktivität**; der Verlauf auf der Automatik-Seite zeigt nur die entschiedenen Freigaben. Nein. Eine Aktion, die ein Werkzeug nicht angemeldet hat, läuft nicht von selbst. Die Richtung ist Absicht: Eine Nachricht, von der die Einstellungsseite nichts weiss, könntest du nicht abschalten, weil es den Schalter dafür nicht gäbe.