# Abrechnung, Plan und Sitze verwalten

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Unter **Einstellungen > Abrechnung** verwaltet die Inhaber:in deines Workspace Plan, Guthaben, Zahlungsmethode und Rechnungsdaten an einem Ort. Alles, was Kosten verursacht, entscheidest du dort bewusst.
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<Info title="Nur für die Inhaber:in">
Die Abrechnungsseiten sind der Inhaber-Rolle vorbehalten. Admins und Mitglieder sehen sie nicht. Deinen persönlichen Verbrauch siehst du als Mitglied jederzeit unter **Konto > Nutzung & Credits**.
</Info>

<Info title="Deine Zahlungsdaten bleiben bei unserem Zahlungsdienstleister">
IBAN und Kartennummer gibst du in einem Feld ein, das direkt von Stripe stammt (PCI DSS Level 1). Sie erreichen unsere Server nie. Wir speichern nur, was zur Anzeige nötig ist: Art der Zahlungsmethode, die letzten vier Stellen und bei Karten das Ablaufdatum.
</Info>

## Die Abrechnungsübersicht

Die Seite **Einstellungen > Abrechnung** zeigt dir auf einen Blick:

- **Aktueller Plan:** dein Plan mit Preis, enthaltenen Credits, Sitzen und Features. In der Testphase siehst du stattdessen deine Trial-Credits und das Enddatum der Testphase.
- **Credits:** dein verfügbares Guthaben mit Euro-Gegenwert und der direkte Weg zum Nachkaufen. Details: [Credits verstehen und aufladen](/help/howto/topup-credits).
- **Zahlung & Abrechnung:** deine hinterlegte Zahlungsmethode und deine Rechnungsdaten.
- **Rechnungen:** jede Rechnung als PDF mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

## Plan wählen oder wechseln

<Steps>
  <Step title="Plan-Auswahl öffnen">
    Klicke unter **Einstellungen > Abrechnung** auf **Plan wählen** (Testphase) beziehungsweise **Plan wechseln**.
  </Step>
  <Step title="Plan vergleichen">
    Zur Wahl stehen Compact, Standard (empfohlen) und Max, jeweils mit Preis, Credits pro Monat, Inklusivsitzen und Feature-Liste. Ein Überblick über die Stufen steht auch in [Tools und Preismodelle](/help/grundlagen/tools-und-preismodelle).
  </Step>
  <Step title="Wechsel bestätigen">
    Ein Upgrade wirkt sofort: Features und Mitgliederplätze folgen dem neuen Plan. Das neue Credit-Kontingent startet mit der nächsten Abrechnungsperiode. Wenn du aus der Testphase heraus wählst, endet die Testphase und dein Workspace bleibt dauerhaft aktiv, inklusive deiner eigenen Subdomain.
  </Step>
</Steps>

## Downgrade: eine Stufe kleiner

Zu einem kleineren Plan wechselst du über den Textlink unterhalb der Plan-Karten. Vor dem Wechsel zeigt dir ein Dialog eine Warnliste mit allen Folgen, zum Beispiel:

- Dein Credit-Kontingent sinkt ab der nächsten Periode.
- Features des größeren Plans pausieren, deine Einstellungen bleiben gespeichert.
- Mitglieder über den Inklusivsitzen des kleineren Plans werden deaktiviert. Es gehen keine Daten verloren.

Du bestätigst den Wechsel erst nach der Pflicht-Checkbox **Ich verstehe die Änderungen und möchte wechseln**.

## Max+: das individuelle Angebot

Wenn dein Büro mehr braucht als der Max-Plan, gibt es **Max+** ab 599 Euro pro Monat als individuellen Vertrag: mit verhandelbaren Konditionen, sehr großem Speicher, dediziertem Account-Manager und weiteren Extras. Über **Angebot anfragen** meldest du dich, die Antwort kommt innerhalb eines Werktags.

## Sitze verwalten

Unter **Einstellungen > Mitglieder** siehst du im Bereich **Sitze & Kapazität**, wie viele Sitze belegt und frei sind.

<DefinitionList>
  <DefItem term="Inklusivsitze">
    Jeder Plan enthält eine feste Zahl an Sitzen. Solange Sitze frei sind, legst du einfach weitere Mitarbeiter-Accounts an. Anleitung: [Mitarbeiter-Accounts](/help/howto/invite-members).
  </DefItem>
  <DefItem term="Zusatzsitz">
    Sind alle Sitze belegt, abonniert die Inhaber:in einen weiteren Sitz für 19 Euro pro Monat, inklusive 250 Extra-Credits für die Person auf dem Sitz. Zusatzsitze sind jederzeit beendbar. Jeder Plan hat eine Sitz-Obergrenze; ist sie erreicht, hilft der Wechsel auf einen größeren Plan.
  </DefItem>
  <DefItem term="Deaktivierte Sitze nach Downgrade">
    Fasst dein neuer Plan nicht mehr alle Sitze, werden die neuesten Sitze gesperrt, bis du sie als bezahlte Sitze behältst, den Plan wechselst oder die Mitglieder entfernst. Es gehen dabei keine Daten verloren.
  </DefItem>
</DefinitionList>

## Rechnungen finden und herunterladen

Unter **Einstellungen > Abrechnung** stehen im Bereich **Rechnungen** die letzten fünf Belege, über **Alle Rechnungen** kommst du ins vollständige Archiv.

Jede Zeile zeigt Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Zustand. Über **PDF** lädst du den Beleg herunter, mit ausgewiesener Umsatzsteuer und deiner Rechnungsanschrift.

<DefinitionList>
  <DefItem term="Bezahlt">
    Der Betrag ist eingegangen. Bei SEPA passiert das einige Tage nach der Rechnung, weil die Bank die Lastschrift erst bestätigen muss.
  </DefItem>
  <DefItem term="Offen">
    Die Rechnung ist gestellt, der Einzug läuft noch. Das ist bei SEPA für einige Tage der Normalzustand und kein Grund zur Sorge.
  </DefItem>
  <DefItem term="Wird erstellt">
    Der Beleg entsteht wenige Sekunden nach der Rechnung. Steht das länger als ein paar Minuten dort, melde dich beim Support.
  </DefItem>
</DefinitionList>

<Info title="Deine Belege liegen bei uns">
Das PDF kommt von unserer Domain, nicht vom Zahlungsdienstleister. Wir bewahren jede Rechnung zehn Jahre unveränderbar auf, wie es die GoBD verlangt. Sie bleibt abrufbar, auch wenn du deinen Tarif wechselst.
</Info>

<Info title="Nur die Inhaber:in sieht Rechnungen">
Das gilt nicht nur für die Seite, sondern auch für den Beleg selbst: der Download-Link funktioniert für Admins und Mitglieder nicht. Auf der Rechnung stehen Anschrift, USt-IdNr und was dein Büro zahlt.
</Info>

## Zahlungsmethode hinterlegen oder wechseln

Eine Zahlungsmethode hinterlegst du schon beim Einrichten deines Workspace, auch für die Testphase. Belastet wird sie erst nach Ablauf der Testphase, und du wirst vorher erinnert.

Zur Wahl stehen **SEPA-Lastschrift** (der Standard für deutsche Büros: Bankeinzug vom Geschäftskonto) und **Kreditkarte** (Visa, Mastercard, American Express).

<Steps>
  <Step title="Bereich öffnen">
    Unter **Einstellungen > Abrechnung** findest du im Bereich **Zahlung & Abrechnung** deine hinterlegte Methode als Karte dargestellt.
  </Step>
  <Step title="Ersetzen wählen">
    Über **Zahlungsmethode ersetzen** öffnet sich das sichere Eingabefeld. Es wird dabei nichts abgebucht.
  </Step>
  <Step title="Bestätigen">
    Bei der Kreditkarte fragt deine Bank je nach Karte eine Freigabe ab. Bei SEPA erteilst du das Mandat direkt im Feld. Die neue Methode gilt ab dem nächsten Einzug.
  </Step>
</Steps>

<Info title="Warum es kein Entfernen gibt">
Die hinterlegte Methode ist die, von der dein Abo eingezogen wird. Sie zu entfernen, ohne eine neue zu hinterlegen, würde den nächsten Einzug scheitern lassen. Deshalb gibt es nur das Ersetzen.
</Info>

<Info title="Was bei SEPA auf deinem Kontoauszug steht">
Unter der Karte siehst du deine Mandatsreferenz. Genau diese Zeichenfolge erscheint auf deinem Kontoauszug: wenn du dich fragst, wozu eine Abbuchung gehört, findest du die Antwort dort.
</Info>

## Rechnungsdaten pflegen

Im Bereich **Zahlung & Abrechnung** unter **Einstellungen > Abrechnung** hinterlegst du:

- **Rechnungs-E-Mail:** Rechnungen und Zahlungshinweise gehen an diese Adresse.
- **USt-IdNr.:** optional. Für B2B-Kunden in Österreich und der EU greift damit das Reverse-Charge-Verfahren.
- **Rechnungsanschrift:** Firma oder Name, Straße, optionaler Adresszusatz, PLZ, Ort und Land (Deutschland, Österreich, Schweiz).

## Häufige Fragen

<Faq>
  <FaqItem q="Wo kündige ich meinen Plan?">
    Einen eigenen Kündigen-Knopf gibt es nicht. Du reduzierst über den Downgrade auf einen kleineren Plan. Monatliche Credit-Pakete kündigst du direkt in der Credit-Verwaltung, siehe [Credits verstehen und aufladen](/help/howto/topup-credits).
  </FaqItem>
  <FaqItem q="Was passiert mit ungenutzten Credits beim Planwechsel?">
    Das neue Credit-Kontingent startet mit der nächsten Abrechnungsperiode. Bis dahin arbeitest du mit deinem aktuellen Guthaben weiter.
  </FaqItem>
  <FaqItem q="Ich bin Admin. Warum sehe ich die Abrechnung nicht?">
    Die Abrechnung ist bewusst der Inhaber-Rolle vorbehalten. Bitte die Inhaber:in deines Workspace um den Planwechsel oder den zusätzlichen Sitz. Mehr zu Rollen: [Workspace und Rollen](/help/grundlagen/workspace-und-rollen).
  </FaqItem>
</Faq>