# E-Mail-Versand (SMTP) einrichten

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Den E-Mail-Versand richtest du einmal zentral unter
**Einstellungen → Integrationen → E-Mail-Versand** ein. Danach verschickt jedes
Tool, das E-Mails sendet (zum Beispiel Benachrichtigungen an Interessenten),
automatisch mit der Absender-Adresse deines Büros. Kein Tool verlangt eigene
Zugangsdaten.
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## In drei Schritten startklar

<Steps>
<Step title="SMTP-Zugangsdaten heraussuchen">
Dein Mail-Anbieter (zum Beispiel IONOS, Strato, All-Inkl, Google Workspace oder
Microsoft 365) listet unter "E-Mail-Programm einrichten" den
Postausgangsserver (SMTP), den Port und die Anmeldedaten. Genau diese Angaben
brauchst du hier.
</Step>
<Step title="Verbinden und Absender festlegen">
Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort eintragen. Dazu die
Absender-Adresse (zum Beispiel info@dein-buero.de) und den Namen, der im
Posteingang angezeigt werden soll. "Verbinden & testen" prüft die Anmeldung
sofort.
</Step>
<Step title="Test-E-Mail schicken">
Schick dir selbst eine Test-E-Mail. Kommt sie im Posteingang an und stimmt der
Absender, ist alles bereit.
</Step>
</Steps>

## Welche Angaben wohin gehören

- **Postausgangsserver (SMTP):** der Servername deines Anbieters, zum Beispiel
  `smtp.ionos.de` oder `smtp.strato.de`.
- **Port und Verschlüsselung:** in fast allen Fällen Port 587 mit STARTTLS oder
  Port 465 mit TLS. Die Auswahl im Formular setzt den passenden Port
  automatisch. Unverschlüsselte Verbindungen sind nicht möglich.
- **Benutzername:** meist deine vollständige E-Mail-Adresse.
- **Passwort:** das Postfach-Passwort oder ein App-Passwort. Es wird
  verschlüsselt gespeichert, nie angezeigt und lässt sich jederzeit ersetzen.
- **Absender-Adresse und Name:** so erscheinen deine E-Mails beim Empfänger.
  Die Antwort-Adresse ist optional, falls Antworten woanders ankommen sollen.

## Damit deine E-Mails nicht im Spam landen

Drei DNS-Einträge deiner Domain entscheiden darüber, ob Empfänger-Server deinen
E-Mails vertrauen. Dein Mail-Anbieter richtet sie meist mit ein. Falls nicht,
findest du sie in dessen Hilfe unter diesen Namen:

- **SPF** legt fest, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen.
- **DKIM** signiert jede E-Mail digital, damit Manipulation erkennbar ist.
- **DMARC** sagt Empfänger-Servern, was mit E-Mails passieren soll, die SPF
  oder DKIM nicht bestehen.

Die Test-E-Mail zeigt dir sofort, ob alles stimmt: Landet sie im Spam-Ordner,
fehlt meist einer dieser Einträge.

## Was ohne eigene Verbindung passiert

Ist kein Mail-Server verbunden, verschickt die Plattform wichtige E-Mails über
ihre eigene Adresse. Dein Büro-Name steht dann zwar im Absender, aber nicht
deine eigene Adresse. Mit einer eigenen SMTP-Verbindung kommen alle E-Mails
direkt von dir. Das wirkt professioneller und kommt zuverlässiger an.

## Häufige Fragen

**Wer darf das einrichten?** Nur Inhaber und Admins des Workspaces.

**Was sehe ich im Verlauf?** Unter der Einrichtung findest du die zuletzt
versendeten E-Mails mit Empfänger, Betreff und Zustell-Status. Die Inhalte der
E-Mails werden nicht gespeichert.

**Was passiert bei einer abgelehnten Adresse?** Lehnt ein Empfänger-Server eine
Adresse endgültig ab, wird sie einige Tage gesperrt, damit dein Absender-Ruf
nicht leidet.

**Kann ich die Verbindung wieder trennen?** Ja, jederzeit mit einem Klick auf
"Trennen". Das gespeicherte Passwort wird dabei gelöscht.