# onOffice verbinden: API-Benutzer, Rechte, Token

<Lead>
Die onOffice-Anbindung richtest du einmal zentral ein. Danach nutzt jedes Tool,
das onOffice braucht, automatisch dieselbe Verbindung. Kein Tool verlangt eigene
Zugangsdaten.
</Lead>

Die Verbindung verwaltest du unter **Einstellungen → Integrationen → onOffice**.

## 1. API-Benutzer in onOffice anlegen

<Steps>
<Step title="Benutzerverwaltung öffnen">
In onOffice: **Extras → Einstellungen → Benutzer**.
</Step>
<Step title="API-Benutzer erstellen">
Einen neuen Benutzer anlegen und als **API-Benutzer** kennzeichnen (z.B.
Benutzername `reosa-api`).
</Step>
</Steps>

## 2. Token und Secret erzeugen

Für den API-Benutzer **Token** und **Secret** generieren.

<Warning title="Das Secret wird nur einmal angezeigt">
onOffice zeigt das Secret genau einmal an. Sofort kopieren und sicher
aufbewahren. Ist es verloren, erzeugst du ein neues.
</Warning>

## 3. Rechte vergeben

Damit alle Abgleiche funktionieren, braucht der API-Benutzer mindestens:

<Checklist>
<ChecklistItem>Adressen lesen (alle) und schreiben (alle).</ChecklistItem>
<ChecklistItem>Objekte lesen (alle) und schreiben (alle).</ChecklistItem>
<ChecklistItem>Den Haken „Kann nur Objekte lesen, die auf der Internetseite veröffentlicht sind“ **deaktivieren**.</ChecklistItem>
<ChecklistItem>Maklerbuch / Aktivitäten lesen und schreiben (alle).</ChecklistItem>
<ChecklistItem>„Benutzerdaten über API auslesen“ aktivieren (für Benutzer-Auswahllisten).</ChecklistItem>
</Checklist>

<Info title="Warum 'nur veröffentlichte Objekte' aus muss">
Bleibt dieser Haken aktiv, liefert onOffice nur einen Teil deiner Objekte, und
der Objekt-Abgleich bleibt unvollständig. Deaktiviere ihn für einen
vollständigen Import.
</Info>

## 4. In der Plattform verbinden

<Steps>
<Step title="Integration öffnen">
**Einstellungen → Integrationen → onOffice** aufrufen.
</Step>
<Step title="Zugangsdaten eintragen">
Die **API-URL** stehen lassen (Standard:
`https://api.onoffice.de/api/stable/api.php`). **Token** und **Secret** einsetzen.
</Step>
<Step title="Verbinden und testen">
**„Verbinden & testen“** klicken. Bei Erfolg zeigt die Seite **„Verbunden“**.
</Step>
</Steps>

<Success title="Sicher gespeichert">
Deine Zugangsdaten werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und nie wieder
angezeigt. Du kannst die Verbindung jederzeit prüfen oder trennen. Die
Token- und Secret-Felder sind nach dem Speichern gesperrt; über „Ersetzen“
hinterlegst du bei Bedarf neue.
</Success>

## 5. Datenfluss steuern

Nach dem Verbinden entscheidest du über zwei Schalter, was fließt:

<DefinitionList>
<DefItem term="Adressen aus onOffice holen">Die Plattform liest Kontakte und Objekte aus onOffice. Es wird nichts in onOffice verändert.</DefItem>
<DefItem term="Änderungen zurück nach onOffice schreiben">Die Plattform schreibt Aktualisierungen direkt in dein onOffice. Nur aktivieren, wenn die Plattform in dein CRM schreiben darf.</DefItem>
</DefinitionList>

Beide Schalter fragen vor jeder Änderung nach, damit nichts aus Versehen umspringt.

## 6. Mitarbeiter zuordnen

Unter der Verbindung steht die Liste deiner Mitglieder mit je einem Feld für den
onOffice-Benutzer. Die Plattform schlägt eine Zuordnung über die E-Mail-Adresse
vor; du kannst sie jederzeit ändern oder leeren.

Die Zuordnung wirkt an drei Stellen:

<DefinitionList>
<DefItem term="Aufgaben">Ein Mitglied sieht unter Aufgaben nur, was in onOffice auf seinen Benutzer läuft.</DefItem>
<DefItem term="Betreuung">Wird in DB-Leads eine Betreuung zugewiesen, schreibt die Plattform diesen Benutzernamen in das eingestellte onOffice-Feld.</DefItem>
<DefItem term="Maklerbuch">Notizen, Anrufergebnisse, die Begründung zur Verkaufsbereitschaft und Einträge über den Assistenten stehen im Maklerbuch unter diesem Benutzer, nicht unter dem API-Benutzer. Einträge, die ein Scan selbst erzeugt, bleiben beim API-Benutzer.</DefItem>
</DefinitionList>

<Info title="Ohne Zuordnung wird nichts geraten">
Hat ein Mitglied keinen zugeordneten onOffice-Benutzer, trägt onOffice bei
seinen Einträgen den API-Benutzer ein und die Betreuung bleibt unverändert.
Ein falscher Kollege im Maklerbuch wäre schlimmer als gar keiner.
</Info>

## Weiter

<CardGrid>
<Card href="/help/integrations/onoffice/adressen" title="Adressen-Sync" eyebrow="Nächster Schritt">
Dein Adressbuch in das zentrale Plattform-Adressbuch übernehmen.
</Card>
<Card href="/help/integrations/onoffice/objekte" title="Objekte-Sync" eyebrow="Nächster Schritt">
Deine Immobilien mit korrektem Status übernehmen.
</Card>
</CardGrid>