# Datenschutz auf der Plattform

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Diese Seite beschreibt, wie die Plattform personenbezogene Daten technisch und organisatorisch schützt. Sie erklärt die Architektur; die rechtsverbindliche Datenschutzerklärung wird mit dem Public Launch anwaltlich geprüft veröffentlicht.
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## Rollenverteilung nach DSGVO

Wenn dein Büro über die Plattform personenbezogene Daten verarbeitet (Kontakte, Anfragen, Zugangsdaten), bist du der **Verantwortliche** im Sinne der DSGVO. Der Plattform-Betreiber ist **Auftragsverarbeiter** und handelt auf deine Weisung. Grundlage dafür ist der [Auftragsverarbeitungsvertrag](/legal/avv).

Eine Ausnahme entsteht bei [BYOK](/help/compliance/byok): Hinterlegst du eigene KI-Provider-Schlüssel, schließt dein Büro die Auftragsverarbeitung mit dem KI-Anbieter direkt ab.
Dieselbe Verteilung gilt für Nachrichten, die **in deinem Namen** an deine Kundschaft hinausgehen (Terminbestätigungen, Antworten, werbliche Post): Verantwortlicher bist du, der Plattform-Betreiber stellt den Versandweg bereit. Nachrichten des Betreibers an **dich** (Rechnungen, Sicherheitshinweise) sind davon getrennt und haben einen anderen Verantwortlichen. Ein Werbewiderspruch, den ein Kunde deines Büros erklärt, berührt sie nicht.


## Technische Schutzmaßnahmen

<DefinitionList>
  <DefItem term="Speicherort EU">
    Datenbank und Hosting laufen in Frankfurt (EU). Eine Übertragung in Drittländer findet nicht statt, sofern du nicht selbst Dienste mit Sitz außerhalb der EU anbindest (zum Beispiel per BYOK).
  </DefItem>
  <DefItem term="Verschlüsselung">
    Daten sind bei der Übertragung (TLS) und bei der Speicherung verschlüsselt. Besonders sensible Inhalte wie Einträge im Zugangsdaten-Tresor sind zusätzlich auf Anwendungsebene verschlüsselt; die höchste Stufe (Zero-Knowledge) kann selbst der Betreiber nicht entschlüsseln.
  </DefItem>
  <DefItem term="Mandanten-Trennung">
    Jede Datenzeile gehört zu genau einem Workspace und wird auf Datenbank-Ebene isoliert. Ein Workspace kann Daten eines anderen technisch nicht lesen.
  </DefItem>
  <DefItem term="Rollenbasierte Zugriffe">
    Innerhalb des Workspace steuern Rollen und Berechtigungen, wer was sieht und ändern darf. Sicherheitsrelevante Aktionen werden im Audit-Log protokolliert.
  </DefItem>
  <DefItem term="KI-Verarbeitung">
    KI-Funktionen verarbeiten nur die Daten, die für die jeweilige Anfrage nötig sind. Fremdinhalte werden als Daten behandelt, nie als Anweisungen; Kosten-Metadaten enthalten keine Gesprächsinhalte.
  </DefItem>
</DefinitionList>

## Löschen und Export

- Einzelne Einträge lassen sich in den jeweiligen Werkzeugen löschen; Dateien wandern zuerst in den Papierkorb und werden nach Ablauf der Aufbewahrung endgültig entfernt.
- Werkzeuge mit personenbezogenen Daten haben dokumentierte Aufbewahrungsfristen (zum Beispiel löscht der WhatsApp-Bot technische Rohdaten nach 14 Tagen und anonymisiert Inhalte nach 24 Monaten Inaktivität; Website-Anfragen werden 12 Monate nach Erledigung gelöscht).
- Für Auskunfts- und Löschanfragen deiner Kundschaft bist du als Verantwortlicher zuständig; die Plattform stellt die Werkzeuge (Suche, Export, Löschung) bereit.
- **Ein Werbewiderspruch wird NICHT gelöscht.** Wird ein Kontakt entfernt, bleibt ein nicht rückrechenbarer Prüfwert seiner Adresse gespeichert, damit dieselbe Person beim nächsten Import nicht erneut angeschrieben wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO: Die Löschpflicht gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, und die Pflicht, den Widerspruch zu beachten, ist genau eine solche. Gespeichert bleibt dabei nicht die Adresse selbst, sondern ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, der pro Arbeitsbereich verschieden ausfällt. Einzelheiten: [Werbewiderspruch](/help/compliance/werbewiderspruch).

## Wo stehen die verbindlichen Texte?

Die rechtsverbindliche Datenschutzerklärung, die Cookie-Informationen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter werden mit dem Public Launch veröffentlicht und im Produkt verlinkt. Bis dahin gilt die jeweils im Produkt angezeigte Fassung. Praktische Anleitungen für deinen Makler-Alltag: [DSGVO für Makler](/help/compliance/gdpr).