# Workflows

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**Workflows** verschicken die richtigen Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass du daran denken musst: Erinnerungen vor dem Termin, Danke danach, Nachfassen bei No-Shows. Einmal eingerichtet, arbeiten sie für jede passende Buchung.
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Workflows anlegen und bearbeiten kann, wer das Tool konfigurieren darf. Pro Workspace sind bis zu **20 Workflows** möglich.

## Aufbau eines Workflows

Ein Workflow besteht aus Auslöser, Zeitversatz, Geltungsbereich und Aktionen:

<DefinitionList>
  <DefItem term="Auslöser">**Bei Buchung**, **Vor Terminbeginn**, **Nach Terminende**, **Bei Absage** oder **Bei Verschiebung**.</DefItem>
  <DefItem term="Zeitversatz">Für zeitversetzte Auslöser: 30 Minuten, 1 Stunde, 4 Stunden, 24 Stunden, 2 Tage, 3 Tage oder 1 Woche (vor Beginn beziehungsweise nach Ende).</DefItem>
  <DefItem term="Gilt für">Alle Terminarten oder eine Auswahl. So bekommt die Besichtigung andere Erinnerungen als der Telefontermin.</DefItem>
  <DefItem term="Aktionen">Bis zu **5 Aktionen** pro Workflow. Jede Aktion hat einen Kanal (**E-Mail** oder **WhatsApp**; WhatsApp nur an den Gast) und Empfänger: **Gast**, **Host** oder **beide**.</DefItem>
</DefinitionList>

Beim Schreiben hilft eine **Live-Vorschau** mit Beispieldaten, und **Test an mich senden** schickt dir die Nachricht selbst, bevor echte Gäste sie bekommen.

## Variablen

In Betreff und Text setzt du Variablen-Chips ein, die beim Versand mit den echten Daten gefüllt werden:

| Variable | Inhalt |
|---|---|
| `guest_name` | Name des Gasts |
| `guest_email` | E-Mail-Adresse des Gasts |
| `guest_phone` | Telefonnummer des Gasts (falls abgefragt) |
| `host_name` | Name der Gastgeber:in |
| `event_name` | Name der Terminart |
| `starts_at` | Datum und Uhrzeit des Termins |
| `location` | Ort beziehungsweise Treffpunkt |
| `company_name` | Name deines Unternehmens |

Unbekannte Variablen blockieren das Speichern, damit nie eine kaputte Nachricht rausgeht.

## Die acht Vorlagen

Statt bei null zu starten, wählst du eine Vorlage und passt sie an:

1. **Erinnerung an den Gast**
2. **Erinnerung an den Host**
3. **Danke nach dem Termin**
4. **Absage-Info an den Host**
5. **Nachfassen nach dem Termin**
6. **No-Show-Reaktivierung**
7. **Termin-Rückbestätigung**
8. **Unterlagen vorab senden**

## System-Workflows

Einige Nachrichten sind fester Bestandteil des Tools und in der Liste mit dem Abzeichen **System** markiert: die Buchungs-Bestätigung, die Absage-Mail und eine gegebenenfalls aus früheren Versionen migrierte 24-Stunden-Erinnerung. System-Workflows sind sichtbar, aber fest: Sie haben keinen Schalter und lassen sich nicht abschalten. So ist garantiert, dass jeder Gast immer eine Bestätigung bekommt.

## WhatsApp-Kanal

Eine Aktion kann per **WhatsApp** an den Gast senden, sobald der WhatsApp-Bot deines Workspace verbunden ist. Die Regeln:

- Zustellung nur im **aktiven 24-Stunden-Gesprächsfenster** (der Gast hat euch innerhalb der letzten 24 Stunden auf WhatsApp geschrieben) und nur, wenn eine **Telefonnummer** vorliegt. Ist eine Bedingung nicht erfüllt, wird der Lauf im Protokoll als übersprungen markiert, mit Klartext-Grund wie "Gast ohne Telefonnummer".
- Nachrichten sind auf **1000 Zeichen** begrenzt.
- Jede zugestellte WhatsApp-Nachricht kostet **wenige Credits**, still im Hintergrund abgebucht. Wird nicht zugestellt, werden keine Credits fällig.
- Reicht das Guthaben nicht, endet der Lauf als **Fehlgeschlagen** mit dem Grund "Credit-Guthaben reicht nicht für den WhatsApp-Versand". Nach dem Aufladen stößt **Erneut senden** den Versand an.

## Zustellprotokoll

Das Protokoll zeigt jeden Lauf der letzten **90 Tage** mit Status **Geplant**, **Gesendet**, **Fehlgeschlagen** oder **Übersprungen**. Übersprungene Läufe nennen ihren Grund im Klartext, zum Beispiel:

- "Termin abgesagt" (eine Erinnerung für einen abgesagten Termin wird verworfen)
- "Umbuchung, keine Absage-Nachricht" (Absage-Workflows überspringen Umbuchungen bewusst)
- "Zeitpunkt verpasst" (der geplante Sendezeitpunkt lag beim Anlegen schon in der Vergangenheit)
- "Buchung war frisch, Bestätigung reicht" (keine Erinnerung direkt nach der Buchung)

<Info title="Pausieren">
Ein pausierter Workflow plant nichts Neues, und für bereits geplante Läufe gilt: "Offene Läufe werden übersprungen." Beim Reaktivieren starten nur künftige Buchungen wieder Läufe.
</Info>

## Weiterführend

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