# Regeln

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<Lead>
**Regeln** erledigen Routinearbeit von selbst: Wenn im Kontakt etwas passiert, tut das Werkzeug etwas, das du vorher festgelegt hast. Das Leit-Beispiel: Jemand in deinem Team setzt in onOffice den Akquise-Status auf „Lead disqualifiziert“, und die Regel nimmt den Kontakt aus dem Scan. Niemand muss mehr daran denken.
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## Regeln anlegen

Du findest die Regeln in den Einstellungen des Werkzeugs im Bereich **Regeln**. Eine Regel besteht aus einem Auslöser, optionalen Bedingungen und bis zu fünf Aktionen; angelegt wird sie über den Editor. Drei Vorlagen nehmen dir den Start ab: „Bei neuem Fund: Aufgabe anlegen“, „Bei eingehender Anfrage: Wiedervorlage in 2 Tagen“ und „Bei gepflegtem Status-Feld: vom Scan ausnehmen“. Eine Vorlage ist eine Vorbefüllung des Editors, kein eigenes Konzept: Du kannst jeden Teil frei ändern, bevor du speicherst.

## Auslöser

<DefinitionList>
  <DefItem term="Ein onOffice-Feld wechselt seinen Wert">Das Feld wählst du frei aus den Feldern deines Kontos. Erkannt wird der Wechsel beim Abgleich mit onOffice: Der erste Abgleich nach dem Scharfschalten lernt den Ausgangswert und feuert noch nicht, ab dem folgenden feuert die Regel.</DefItem>
  <DefItem term="Ein neuer Maklerbuch-Eintrag kommt herein">Auf Wunsch eingegrenzt auf bestimmte Aktionsarten, Aktionstypen und die Richtung (eingehend oder ausgehend). Ohne Eingrenzung zählt jeder neue Eintrag.</DefItem>
  <DefItem term="Der Scan erzeugt einen Fund">Gemeint sind neu entstehende Funde. Die wöchentliche Bestätigung eines Funds, der schon offen ist, löst die Regel nicht erneut aus.</DefItem>
  <DefItem term="Ein Kontakt wechselt die Phase">Der Kontakt wandert in eine andere Phase deiner Pipeline.</DefItem>
  <DefItem term="Eine Wiedervorlage wird fällig">Der Moment, in dem eine Wiedervorlage fällig wird, ist ein Ereignis wie jedes andere und kann eine Regel auslösen.</DefItem>
</DefinitionList>

## Bedingungen

Bedingungen grenzen ein, wann ein Auslöser wirklich zur Ausführung führt. Du kannst mehrere anlegen und wählst, ob alle zutreffen müssen (Und) oder ob eine genügt (Oder). Beispiele: Die Kontaktart ist eine von dir gewählte (oder ist ausdrücklich keine davon), ein onOffice-Feld hat einen bestimmten Wert, der letzte Kontakt liegt länger als eine Zahl von Tagen zurück. Ohne Bedingungen genügt der Auslöser allein.

## Aktionen

Je Regel bis zu fünf Aktionen. Zur Wahl stehen:

- In eine Phase verschieben
- Betreuung zuweisen
- Wiedervorlage anlegen
- Aufgabe anlegen
- KI-Briefing erstellen
- Vom Datenbank-Scan ausnehmen
- Einschätzung nach onOffice schreiben
- Kontakt nach aktuellen Daten fragen (Datenanfrage)

<Callout tone="note" title="Bewusst keine Nachricht-Aktion">
Eine Aktion, die eine freie Nachricht an den Kontakt schickt, gibt es nicht, und zwar mit Absicht. Wer ausgehende Post automatisieren will, braucht die kommende Ausbaustufe des Regelwerks.
</Callout>

Ein KI-Briefing, das eine Regel erstellt, kostet Credits wie ein von Hand erstelltes: still abgebucht, wie überall auf der Plattform. Im Add-on enthalten sind nur die Datenbank-Scans. Alle Zahlen: [Kosten und Add-on](/tools/db-leads/kosten).

## Jede Regel startet pausiert

Eine neue Regel ist nach dem Speichern **pausiert**. Scharf schaltest du sie über den Schalter in der Liste, und ab dann gilt sie ausschließlich für **neue Ereignisse ab diesem Moment**. Was während einer Pause passiert ist, feuert nie nach: Ein Rückstau, der beim Scharfschalten auf einmal losläuft, wäre eine Automatik, die dich mit Vergangenem überrascht.

Den Bestand erreicht eine Regel nur über **Auf Bestand anwenden**. Das läuft in zwei Schritten: Erst zeigt ein Trockenlauf, wie viele und welche Kontakte die Regel heute erfüllen, und dabei passiert nichts. Anwenden ist danach ein eigener, bewusster Klick.

Deine Einstellungen zur Handlungsfreigabe gelten für Regeln unverändert: Was dort auf Freigabe steht, landet in der Freigaben-Liste und wartet auf deinen Klick, statt hinauszugehen. Was du ausgeschaltet hast, bleibt aus, auch wenn eine Regel es anstößt.

## Protokoll und Automatik-Block

Jede Regel führt ein eigenes Protokoll, erreichbar über ihr Drei-Punkte-Menü: jeder Treffer mit dem Ausgang je Aktion, auch „wartet auf Freigabe“ oder „nicht erlaubt“. Im Dossier eines Kontakts zeigt der Block **Automatik**, was Regeln bei genau diesem Kontakt getan haben.

## Grenzen

Regeln reagieren auf Ereignisse, die das Werkzeug sieht. Ein Feldwechsel in onOffice wird deshalb beim nächsten Abgleich erkannt, nicht in der Sekunde des Tippens. Und: Löschst du eine Regel, wird auch ihr Protokoll gelöscht. Aktionen, die die Regel bereits ausgeführt hat (Aufgaben, Phasen, Ausschlüsse), bleiben bestehen.

## Weiterführend

Wie Funde entstehen: [Datenbank-Scan](/tools/db-leads/datenbank-scan). Was das Werkzeug kostet: [Kosten und Add-on](/tools/db-leads/kosten). Alle Einstellungs-Bereiche: [Einstellungen im Detail](/tools/db-leads/einstellungen). Zurück zur [Übersicht](/tools/db-leads).