# Inbox und Termine

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Die Inbox unter **Betrieb > Inbox** ist der Ort für alles Persönliche: Dein Team liest alle WhatsApp-Gespräche mit, übernimmt sie bei Bedarf vom Bot und gibt sie danach wieder zurück. Übergaben an dein Team stehen immer oben, und die Liste aktualisiert sich von selbst.
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## So arbeitet die Inbox

Links siehst du alle Gespräche, Übergaben zuerst. Jede Zeile zeigt neben Name und letzter Nachricht einen Status:

<DefinitionList>
  <DefItem term="Wartet auf Übernahme">Der Bot hat übergeben, aber noch niemand aus dem Team hat das Gespräch übernommen.</DefItem>
  <DefItem term="Bei Anna (Name des Team-Mitglieds)">Ein Mitglied führt das Gespräch gerade persönlich.</DefItem>
  <DefItem term="Bot aktiv">Der Bot beantwortet das Gespräch automatisch.</DefItem>
  <DefItem term="Abgemeldet">Der Kontakt hat sich per STOP abgemeldet.</DefItem>
</DefinitionList>

Ungelesene Gespräche tragen eine Zähler-Markierung. Ist noch gar nichts da, zeigt die Inbox "Noch keine Gespräche": "Sobald Ihr Bot verbunden und live ist, erscheinen hier alle WhatsApp-Konversationen. Übergaben an Sie stehen oben."

## Übernehmen und zurückgeben

Im geöffneten Gespräch steuerst du oben rechts, wer antwortet:

- **Übernehmen:** Du führst das Gespräch ab jetzt persönlich. Die App bestätigt: "Der Bot bleibt still, Sie führen das Gespräch."
- **Zurück an Bot:** Du gibst das Gespräch zurück. Die App bestätigt: "Der Bot antwortet ab der nächsten Nachricht wieder."

Bei jeder Übergabe sieht dein Team zusätzlich die interne **Übergabe-Notiz** aus den [Einstellungen](/tools/wa-bot/einstellungen), etwa "Bitte innerhalb von 2 Stunden melden."

## Das 24-Stunden-Fenster im Gespräch

WhatsApp erlaubt freie Antworten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts. Ein Chip im Gesprächs-Kopf zeigt den Stand: grün "Fenster offen · noch 7h" oder gelb "Fenster geschlossen". Details zur Regel stehen unter [Regeln und Datenschutz](/tools/wa-bot/regeln-und-datenschutz).

Geschrieben wird im Composer mit dem Platzhaltertext "Antwort schreiben … (Enter sendet)". In drei Fällen ist er gesperrt und zeigt wortgleich diese Hinweise:

<DefinitionList>
  <DefItem term="Kontakt ist blockiert">
    "Dieser Kontakt ist blockiert. Heben Sie die Blockierung in der Kontakt-Karte auf, um wieder zu antworten."
  </DefItem>
  <DefItem term="Kontakt hat sich abgemeldet">
    "Dieser Kontakt hat sich abgemeldet. Er kann sich jederzeit selbst wieder melden."
  </DefItem>
  <DefItem term="Fenster ist geschlossen">
    "Das 24-Stunden-Fenster ist geschlossen. Antworten ist erst wieder möglich, wenn der Kontakt schreibt."
  </DefItem>
</DefinitionList>

<Note title="Senden schlägt trotzdem fehl?">
Schließt das Fenster genau zwischen Anzeige und Klick, meldet die App "Nicht gesendet": "Das 24-Stunden-Fenster ist geschlossen. WhatsApp erlaubt jetzt keine freien Antworten mehr."
</Note>

## Zustell-Status

An jeder gesendeten Nachricht siehst du den Zustell-Status wie in WhatsApp:

- **Ein Haken:** gesendet
- **Zwei Haken:** zugestellt
- **Zwei blaue Haken:** gelesen
- **Rotes Warnzeichen:** Zustellung fehlgeschlagen. Der Grund von WhatsApp steht im Klartext am Nachrichten-Status, zum Beispiel "Meta 131047: Re-engagement message" (das Fenster war auf Meta-Seite bereits geschlossen).

Was die häufigsten Fehlergründe bedeuten, steht in der [Fehlerbehebung](/tools/wa-bot/troubleshooting).

## Kontakt-Karte

Über das Personen-Symbol im Gesprächs-Kopf öffnest du die Kontakt-Karte. Sie zeigt auf einen Blick, wer schreibt:

- **Einwilligungs-Status** als Chip: "Einwilligung bestätigt", "Hat zuerst geschrieben" oder "Abgemeldet".
- **Stammdaten:** E-Mail, Telefon, Ort, Herkunft und der erste Kontakt.
- **Kontakt blockieren** beziehungsweise **Blockierung aufheben**.

Beim Blockieren fragt die App nach: "Der Bot und Ihr Team antworten nicht mehr. Eingehende Nachrichten werden weiter gespeichert." Nach dem Blockieren gehen also keine Antworten mehr raus, der Verlauf bleibt aber vollständig. Aufheben kannst du die Blockierung hier in der Kontakt-Karte oder in den [Einstellungen](/tools/wa-bot/einstellungen) im Tab **Blockierte Kontakte**.

## Termine-Ansicht

Unter **Betrieb > Termine** siehst du alle über den Bot gebuchten Besichtigungen, live aus dem Termin-Tool und nach Tag gruppiert. Das ist eine reine Lese-Sicht: "Über den Bot gebuchte Besichtigungen, live aus dem Termin-Tool. Verwaltet (verschieben, absagen) wird dort."

- **Status-Chips:** "Bestätigt", "Abgesagt", "Stattgefunden", "Nicht erschienen".
- **Zum Gespräch:** springt direkt in die zugehörige Konversation in der Inbox.
- **Termin-Tool öffnen:** wechselt zum [Termin-Tool](/tools/booking), wo du Termine verschiebst oder absagst.

Der Gast bekommt bei einer Bot-Buchung dieselbe Bestätigungs-Mail wie auf deiner Buchungsseite, mit Kalender-Einladung und Absage- beziehungsweise Umbuchungs-Link. Der Termin landet automatisch im Kalender des zuständigen Hosts.

## Weiterführend

Wie der Bot entscheidet, wann er übergibt, steht bei den [Flows](/tools/wa-bot/flows). Blockierte Kontakte und die Übergabe-Notiz verwaltest du in den [Einstellungen](/tools/wa-bot/einstellungen). Zurück zur [Übersicht](/tools/wa-bot).