Diese Seite beschreibt, wie die Plattform personenbezogene Daten technisch und organisatorisch schützt. Sie erklärt die Architektur; die rechtsverbindliche Datenschutzerklärung wird mit dem Public Launch anwaltlich geprüft veröffentlicht.
Rollenverteilung nach DSGVO
Wenn dein Büro über die Plattform personenbezogene Daten verarbeitet (Kontakte, Anfragen, Zugangsdaten), bist du der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Der Plattform-Betreiber ist Auftragsverarbeiter und handelt auf deine Weisung. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Eine Ausnahme entsteht bei BYOK: Hinterlegst du eigene KI-Provider-Schlüssel, schließt dein Büro die Auftragsverarbeitung mit dem KI-Anbieter direkt ab. Dieselbe Verteilung gilt für Nachrichten, die in deinem Namen an deine Kundschaft hinausgehen (Terminbestätigungen, Antworten, werbliche Post): Verantwortlicher bist du, der Plattform-Betreiber stellt den Versandweg bereit. Nachrichten des Betreibers an dich (Rechnungen, Sicherheitshinweise) sind davon getrennt und haben einen anderen Verantwortlichen. Ein Werbewiderspruch, den ein Kunde deines Büros erklärt, berührt sie nicht.
Technische Schutzmaßnahmen
Löschen und Export
- Einzelne Einträge lassen sich in den jeweiligen Werkzeugen löschen; Dateien wandern zuerst in den Papierkorb und werden nach Ablauf der Aufbewahrung endgültig entfernt.
- Werkzeuge mit personenbezogenen Daten haben dokumentierte Aufbewahrungsfristen (zum Beispiel löscht der WhatsApp-Bot technische Rohdaten nach 14 Tagen und anonymisiert Inhalte nach 24 Monaten Inaktivität; Website-Anfragen werden 12 Monate nach Erledigung gelöscht).
- Für Auskunfts- und Löschanfragen deiner Kundschaft bist du als Verantwortlicher zuständig; die Plattform stellt die Werkzeuge (Suche, Export, Löschung) bereit.
- Ein Werbewiderspruch wird NICHT gelöscht. Wird ein Kontakt entfernt, bleibt ein nicht rückrechenbarer Prüfwert seiner Adresse gespeichert, damit dieselbe Person beim nächsten Import nicht erneut angeschrieben wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO: Die Löschpflicht gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, und die Pflicht, den Widerspruch zu beachten, ist genau eine solche. Gespeichert bleibt dabei nicht die Adresse selbst, sondern ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, der pro Arbeitsbereich verschieden ausfällt. Einzelheiten: Werbewiderspruch.
Wo stehen die verbindlichen Texte?
Die rechtsverbindliche Datenschutzerklärung, die Cookie-Informationen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter werden mit dem Public Launch veröffentlicht und im Produkt verlinkt. Bis dahin gilt die jeweils im Produkt angezeigte Fassung. Praktische Anleitungen für deinen Makler-Alltag: DSGVO für Makler.