Kein Rechtsrat. Die Hinweise zu § 7 UWG und zur DSGVO geben einen Überblick. Für deinen Fall bitte einen Datenschutzbeauftragten oder Anwalt einbeziehen.
Worum es geht
Wenn jemand keine Werbung mehr von deinem Büro will, muss das ab diesem Moment gelten. Nicht nur in dem Werkzeug, in dem er es gesagt hat, und nicht erst beim nächsten Abgleich.
Deshalb gibt es eine Sperrliste für den ganzen Arbeitsbereich. Alle Werkzeuge fragen dieselbe Liste, bevor sie etwas hinausschicken. Ein Widerspruch, den DB-Leads kennt und der WhatsApp-Bot nicht, wäre wertlos: Dieselbe Person würde am nächsten Tag über den anderen Weg wieder angeschrieben.
Was ein Widerspruch bewirkt
Ein Widerspruch gilt je Kanal: E-Mail, Telefon, WhatsApp und Post werden getrennt geführt. Wer der E-Mail widerspricht, hat nicht dem Anruf widersprochen.
Gesperrt sind nur werbliche Nachrichten. Terminbestätigungen, Absagen, Erinnerungen zu einem gebuchten Termin und Antworten auf eine Anfrage gehen weiter raus. Das ist kein Schlupfloch, sondern die Rechtslage: Ein Widerspruch gegen Werbung ist kein Widerspruch gegen die Abwicklung eines Termins, den die Person selbst gebucht hat.
Der Datenbank-Scan schlägt gesperrte Kontakte gar nicht erst vor. Im Scan-Bericht steht dann, wie viele es waren. Ohne diese Zahl sähe das Ergebnis einfach nach weniger Funden aus, und du würdest einen Fehler suchen, der keiner ist.
Ist jemand nur auf einem Weg gesperrt, taucht er weiterhin als Fund auf. Am Kontakt steht dann der Hinweis, welcher Weg gesperrt ist.
Wie ein Widerspruch entsteht
Über den Abmeldelink in deiner Mail. Jede werbliche E-Mail, die im Namen deines Büros hinausgeht, trägt unten einen Abmeldeblock mit Link. Er führt auf eine Seite unter deiner eigenen Adresse, nicht unter unserer: Die Mail kam von dir, also meldet sich die Person bei dir ab.
Über den Abmelden-Knopf im Postfach. Gmail und Outlook zeigen neben deinem Absendernamen einen eigenen Knopf. Auch der landet in derselben Liste.
Aus onOffice. Wenn dein CRM ein Kennzeichen für Werbeverbot führt, kannst du es zuordnen, und der Abgleich übernimmt es.
Von Hand. Wenn jemand am Telefon sagt, dass er nichts mehr hören will, trägst du es ein.
Was du einmal einrichten musst
Ohne eine dokumentierte Einwilligung darf nicht jeder angeschrieben werden. Ob deine Kontakte Bestandskunden im Sinne von § 7 Abs. 3 UWG sind, kann nur dein Büro beantworten, nicht die Software. Deshalb ist es eine Erklärung, die du selbst abgibst:
Einstellungen › Datenschutz › Zustimmungen › Werbung an Bestandskunden
Die Vorgabe steht auf nicht erteilt. Solange sie das ist, schreiben Werkzeuge nur Kontakte an, für die eine ausdrückliche Einwilligung dokumentiert ist. Das ist bewusst der vorsichtige Ausgangszustand: Ein Werkzeug, das im Auslieferungszustand an alle schreibt, wäre ein Risiko für ein Büro, das den Schalter nie gesehen hat.
Die Erklärung wird mit Wortlaut, Zeitpunkt und Person festgehalten und lässt sich jederzeit widerrufen. Erteilen kann sie nur die Inhaberin oder der Inhaber.
Was sich nicht rückgängig machen lässt
Ein Widerspruch lässt sich nicht zurücknehmen. Weder von dir noch von uns. Wer wieder Werbung möchte, muss das selbst erklären, und dann entsteht daraus eine neue Einwilligung mit eigenem Nachweis. Ein Häkchen, das ein Mitarbeiter entfernen kann, wäre keine Sperre.
Was du korrigieren kannst, ist ein versehentlich gesetzter Widerspruch, also einer, der beim falschen Kontakt gelandet ist. Die Korrektur braucht eine Begründung und bleibt in der Historie sichtbar.
Ein Widerspruch überlebt die Löschung des Kontakts. Bleibt würde er das nicht, käme dieselbe Person beim nächsten Import zurück und würde erneut angeschrieben. Genau daran scheitern viele CRM-Systeme.
Gespeichert bleibt dabei nicht die Adresse, sondern ein nicht rückrechenbarer Prüfwert daraus. Er reicht, um dieselbe Adresse wiederzuerkennen, und taugt nicht dazu, aus der Liste eine Adresssammlung zu machen. Rechtlich stützt sich das Behalten auf Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO: Die Löschpflicht gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, und die Pflicht, den Widerspruch zu beachten, ist genau eine solche.
Häufige Fragen
Gilt ein Widerspruch bei mir auch für andere Büros auf der Plattform?
Nein. Jeder Arbeitsbereich führt seine eigene Liste. Ein Widerspruch gegenüber deinem Büro sagt nichts über ein anderes, und die Listen sind technisch getrennt: Derselbe Mensch erzeugt bei zwei Büros zwei verschiedene Prüfwerte.
Ich habe eine Abmeldeliste aus meinem alten System. Was mache ich damit?
Sie lässt sich als Datei einlesen. Mach das, bevor du zum ersten Mal automatisch anschreibst, nicht danach.
Jemand hat sich abgemeldet und bucht am nächsten Tag einen Termin. Bekommt er die Bestätigung?
Ja. Sie ist keine Werbung, sondern die Abwicklung eines Termins, den er selbst gebucht hat.
Kann ich sehen, wer widersprochen hat?
Ja, am jeweiligen Kontakt, je Kanal, mit Zeitpunkt und Herkunft. Eine Liste zum Herunterladen gibt es ebenfalls, mit dem Zustand je Kanal.
Warum steht der Abmeldelink auf meiner Domain und nicht auf eurer?
Weil die Mail in deinem Namen hinausging. Eine fremde Domain in dem Moment, in dem sich jemand abmeldet, sieht nach Betrugsversuch aus, und zwar genau dann, wenn die Person ohnehin misstrauisch ist.
Was passiert, wenn ich meinen Namen oder meine Domain ändere?
Alte Abmeldelinks funktionieren weiter und leiten auf deine heutige Adresse um. Ein Abmeldelink steht jahrelang in einem Postfach, und einer, der ins Leere läuft, wäre rechtlich ein fehlender Abmeldeweg.