So funktioniert Team-Zugang
Neue Teammitglieder bekommen einen Mitarbeiter-Account: ein Firmen-Konto, das zu deinem Workspace gehört. Du legst es an, vergibst die Zugangsdaten und behältst Passwort, Sitzungen und Offboarding in der Hand. Eine Einladung per E-Mail gibt es aktuell nicht; der Mitarbeiter-Account ist der eine Weg.
Voraussetzung: Nur Owner und Admins können Accounts anlegen. Falls du die Schaltfläche nicht siehst, prüfe deine Rolle unter Einstellungen > Mitglieder.
Mitarbeiter-Account anlegen
- Gehe zu Einstellungen > Mitglieder.
- Klicke auf Mitarbeiter-Account anlegen. Du landest auf einer eigenen Seite.
- Trage Name und Firmen-E-Mail ein. Die E-Mail ist der Login des Accounts.
- Vergib ein Passwort oder lass dir mit einem Klick ein sicheres erzeugen.
- Wähle die Rolle (siehe Tabelle unten).
- Optional: Lege ein monatliches Credit-Kontingent fest.
- Klicke auf Account anlegen.
Nach dem Anlegen zeigt die Seite die Zugangsdaten einmalig an. Gib sie sicher weiter, zum Beispiel persönlich oder über euren Passwort-Manager. Das Passwort kannst du später jederzeit neu setzen.
Rollen und Berechtigungen
| Rolle | Tools nutzen | Team verwalten | Abrechnung | Einstellungen |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Standardmäßig alle aktiven Tools | Ja | Ja | Alle |
| Mitglied | Standardmäßig alle aktiven Tools | Nein | Nein | Nur Profil |
| Beobachter | Nur Lesezugriff | Nein | Nein | Nur Profil |
„Standardmäßig“ heißt: so ist es voreingestellt, du kannst es ändern. Welche Werkzeuge eine Rolle wirklich sieht, legst du unter Einstellungen > Rollen fest, und Ausnahmen für eine einzelne Person im Abschnitt Berechtigungen ihres Profils. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Admin hat vollen Zugriff auf alle Funktionen des Workspace. Nur vertrauenswürdige Personen sollten diese Rolle erhalten. Empfehlung: maximal zwei bis drei Admins pro Büro.
Mitglied ist die Standardrolle für selbstständig arbeitende Teammitglieder. Sie nutzen alle aktivierten Tools und verwalten ihre eigenen Einträge.
Beobachter ist die eingeschränkte Rolle für Backoffice oder Praktikum: lesen ja, Tool-Läufe starten nein.
Sitzplätze und bezahlte Sitze
Jeder Plan enthält freie Sitzplätze (inklusive deinem Owner-Sitz). Darüber hinaus kannst du zusätzliche Sitze für 19 Euro pro Monat abonnieren, bis zur Obergrenze deines Plans:
| Tarif | Inklusive Sitze | Obergrenze |
|---|---|---|
| Compact | 1 | 5 |
| Standard | 3 | 10 |
| Max | 5 | 20 |
Sind alle Sitze belegt, erscheint unter Einstellungen > Mitglieder die Schaltfläche Weiteren Sitz abonnieren. Nach dem Abo geht es direkt in die Account-Anlage.
Bezahlte Sitze bringen eigene Credits mit: Ein abonnierter Sitz enthält 250 Credits pro Monat, die fest zu dem Account auf diesem Sitz gehören. Du musst nichts aus dem Team-Pool zuteilen. Wenn du möchtest, gibst du zusätzlich einen Zuschuss aus dem Pool (Beispiel: 250 Basis + 100 Zuschuss = 350 Credits pro Monat).
Account verwalten und offboarden
Über Verwalten neben jedem Mitarbeiter-Account erreichst du die Detail-Seite:
- Passwort neu setzen beendet automatisch alle aktiven Sitzungen.
- Sitzungen beenden meldet die Person überall ab.
- Offboarden räumt den Sitz leer: persönliche Daten werden gelöscht, die Anmeldung gesperrt. Der Sitz bleibt erhalten und lässt sich für die nächste Person neu einrichten. Er kostet bis dahin weiter.
- Sitz löschen entfernt den Account endgültig. Bei einem bezahlten Sitz endet damit auch die Sitz-Gebühr.
Einträge, die die Person erstellt hat (zum Beispiel im Zugangsdaten-Tresor), bleiben erhalten. Nur der Zugriff wird entzogen.
Vorgänge, die sich nicht rückgängig machen lassen
Drei Dinge kannst du an einem Mitglied nicht zurückdrehen: die Inhaberschaft übertragen, jemanden offboarden und einen Sitz löschen. Diese drei laufen deshalb nicht über eine Rückfrage, sondern über einen eigenen Ablauf in Schritten. Du startest ihn in der Gefahrenzone auf der Detail-Seite des Mitglieds.
Der Ablauf fragt nacheinander:
- Umfang. Was genau passiert und was unberührt bleibt. Zum Beispiel: Beim Offboarden bleibt der Sitz bestehen und kostet weiter, bis du ihn neu einrichtest oder löschst.
- Folgen. Jede Folge bestätigst du einzeln. Erst wenn alle bestätigt sind, geht es weiter.
- Identität. Du weist dich mit deinem zweiten Faktor aus. Dafür wechselst du kurz zur Anmeldung und kommst danach automatisch hierher zurück. Der Nachweis gilt 15 Minuten; danach wirst du erneut gefragt.
- Zustimmung. Nur bei der Inhaberschaft, siehe unten.
- Ausführen. Du tippst den Namen der Person ab und bestätigst.
Ein angefangener Vorgang verfällt: nach 30 Minuten beim Offboarden und Löschen, nach sieben Tagen bei einer Übergabe der Inhaberschaft. Du kannst ihn jederzeit abbrechen.
Wenn sich etwas ändert, bricht der Ablauf ab. Angenommen, du startest eine Löschung und eine Kollegin ändert währenddessen die Rolle dieser Person. Dann zeigt dir der Ablauf, was sich geändert hat, und du beginnst neu. So entscheidest du immer über den Stand, den du auch gelesen hast.
Beim Offboarden und Löschen: die Passwörter im Tresor
Wenn die Person im Zugangsdaten-Tresor Zugänge geöffnet hat, siehst du im Ablauf, wie viele davon seitdem nicht gewechselt wurden. Diese Passwörter kennt sie weiterhin, und die Plattform wechselt sie nicht für dich. Beim Löschen ist das die letzte Gelegenheit: Danach lässt sich die Liste nicht mehr abrufen, weil sie am Konto hängt.
Bei der Inhaberschaft: die andere Seite muss zustimmen
Die Inhaberschaft ist keine Auszeichnung, sondern eine Verantwortung. Wer sie übernimmt, übernimmt Abrechnung, Tarif und die Möglichkeit, den ganzen Workspace zu löschen. Solche Pflichten kann man niemandem einfach zuschieben.
Deshalb geht nach deinem Ausweisen zuerst eine Anfrage an die künftige Inhaberin, per Nachricht in der Anwendung und per E-Mail. Beide lösen nichts aus: Sie führen auf eine Seite, auf der die Person angemeldet sein und sich mit ihrem eigenen zweiten Faktor ausweisen muss. Erst dann kann sie zustimmen oder ablehnen.
Sobald sie zugestimmt hat, bekommst du eine Nachricht und schliesst die Übergabe ab. Weil zwischen Anfrage und Abschluss Tage liegen können, weist du dich dabei ein zweites Mal aus. Nach der Übergabe bist du Administrator, und zurückholen kann die Inhaberschaft nur noch die neue Inhaberin.
Beim Offboarden und beim Löschen wird die betroffene Person nicht gefragt. Das wäre ein Vetorecht gegen den eigenen Austritt.