Kein Rechtsrat. Die Hinweise zur DSGVO und zu § 7 UWG geben einen Überblick. Für deinen Fall bitte einen Datenschutzbeauftragten oder Anwalt einbeziehen.
Was eine Datenanfrage ist
Ein Werkzeug braucht eine Angabe, die nur die Person selbst kennt. Statt sie zu raten oder anzurufen, verschickt es einen Link. Wer ihn öffnet, sieht ein kurzes Formular unter der Adresse deines Büros, in deinem Branding, und beantwortet es in ein bis zwei Minuten. Die Antwort landet strukturiert im Werkzeug.
Das erste Werkzeug, das das nutzt, ist DB-Leads mit der Frage "Sind Ihre Daten noch aktuell?".
Was die Person sieht
Eine weiße Karte mit deinem Logo, die Überschrift des Werkzeugs, ein kurzer Einleitungssatz und die Felder. Vorbelegte Angaben stehen schon drin und lassen sich ändern. Unten ein Knopf, danach eine Bestätigungsseite.
Die Seite funktioniert vollständig ohne JavaScript. Das ist Absicht: Ein Teil deiner Kundschaft öffnet solche Links auf älteren Geräten oder in Mail-Programmen mit eingeschränktem Browser, und ein Formular, das dort nicht absendet, verliert genau die Menschen, die du erreichen wolltest.
Was vorbelegt wird, und was nie
Vorbelegt werden nur Angaben, die die Person von sich selbst kennt: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail.
Nie vorbelegt werden interne Angaben: eine Bewertung, eine Notiz einer Kollegin, eine Einschätzung der KI, die Kundennummer oder die Zuordnung zu einem Objekt. Der Maßstab ist nicht "ist es geheim", sondern "würde es die Person überraschen, das hier zu lesen". Ein Link, den jemand weiterleitet, wäre sonst ein Datenleck.
Der Link und deine Adresse
Der Link wird beim Versand aus der heutigen Adresse deines Arbeitsbereichs gebaut:
| Deine Situation | Adresse im Link |
|---|---|
| Eigene Domain eingerichtet und verifiziert | https://deine-domain.de/form/... |
| Plan mit Subdomain (ab Compact) | https://dein-slug.reosa.de/form/... |
| Testphase (noch keine Subdomain) | https://app.reosa.de/form/... |
Ändert sich später etwas (neuer Plan, neuer Slug, eigene Domain), funktionieren alte Links weiter: Jede Adresse der Plattform löst jeden Link ein und leitet auf die heutige weiter.
Wie lange ein Link gilt
Das entscheidet das Werkzeug beim Versand. Üblich sind 30 Tage. Danach ist der Link tot, und wer ihn öffnet, sieht "Diese Seite ist nicht verfügbar."
Denselben Satz sehen auch alle anderen Fälle: bereits beantwortet, zurückgezogen, nie existiert. Das ist Absicht. Ein Hinweis wie "dieser Link ist abgelaufen" würde bestätigen, dass es ihn gab, und das ist die einzige Information, die jemand hier überhaupt gewinnen könnte.
Einwilligungen
Fragt ein Formular nach einer Einwilligung, wird der Wortlaut wortgleich gespeichert, zusammen mit dem Zeitpunkt. Nicht ein Verweis auf eine Seite, sondern der Text, den die Person gelesen hat. Ändert sich der Text später, bleibt der alte Nachweis unverändert.
Eine so erteilte Einwilligung wandert in deine Kommunikations-Einstellungen als Erlaubnis für den jeweiligen Kanal. Das ist der sauberste Weg zu einem Bestand mit dokumentierten Einwilligungen, und der ist rechtlich etwas völlig anderes als einer ohne.
Widersprechen kann die Person trotzdem jederzeit, über den Abmeldelink in jeder werblichen Nachricht.
Wenn jemand nicht antwortet
Werkzeuge können genau eine Erinnerung schicken, und nur, solange der Link noch gilt. Eine Erinnerung mit einem Link, der beim Klick nicht mehr funktioniert, kostet mehr Vertrauen, als sie einbringt.
Vor jeder automatischen Erinnerung prüft die Plattform die Sperrliste. Wer Werbung widersprochen hat, bekommt keine. Läuft die Nachricht über die Handlungsfreigabe, entscheidet dort ein Mensch, bevor sie hinausgeht.
Die Erinnerung trägt einen neuen Link. Der ursprüngliche existiert nur im Klartext der ersten Nachricht; bei uns steht nur ein Prüfwert davon, damit niemand aus der Datenbank ein fremdes Formular öffnen kann. Der alte Link bleibt trotzdem gültig, bis seine Frist abläuft. Wer die erste Nachricht wiederfindet, kommt damit weiterhin ans Ziel.
Wenn die Person auf die E-Mail antwortet
Das ist der wahrscheinlichste Ausgang bei älteren Kontakten. Die Antwort landet in deinem Postfach, nicht im Werkzeug. Deshalb steht die Kernfrage zusätzlich im Text der Anfrage-Mail, damit eine Freitext-Antwort brauchbar ist.
Was gespeichert wird, und wie lange
| Was | Wie lange | Warum |
|---|---|---|
| Die Anfrage (Frage, Frist, Status) | 30 Tage, nachdem sie beendet ist | Danach nur noch Verwaltungsspur |
| Die Antwort samt Einwilligungs-Wortlaut | 24 Monate | Der Einwilligungs-Nachweis muss die Verjährung überdauern |
| Ein Eintrag im Aktivitäts-Protokoll | Wie das übrige Protokoll | Enthält nicht die Antwort selbst, nur dass und wann geantwortet wurde |
Nicht gespeichert werden IP-Adresse, Gerät oder Browser der Person. Das wären personenbezogene Daten über jemanden, mit dem uns kein Vertrag verbindet; gegen Missbrauch reichen die Eigenschaften des Links und eine Obergrenze an Versuchen.
Datenschutzrechtlich verantwortlich
Für die Daten, die über eine Datenanfrage hereinkommen, bist du verantwortlich, nicht die Plattform. Wir verarbeiten sie in deinem Auftrag. Hinterlege deine Datenschutzerklärung in den Einstellungen, damit sie auf der Formularseite verlinkt ist.
Grenzen
- Dateianhänge sind noch nicht verfügbar. Ein Werkzeug kann derzeit kein Feld zum Hochladen anbieten. Angaben, die sonst als Datei kämen, werden vorerst als Text erfragt.
- Ein Formular hat höchstens 30 Felder, und darüber lohnt es sich ohnehin nicht: Die Abbruchquote frisst den Nutzen.