onOffice verbinden: API-Benutzer, Rechte, Token

Die Verbindung verwaltest du unter Einstellungen → Integrationen → onOffice.

1. API-Benutzer in onOffice anlegen#

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   Benutzerverwaltung öffnen

   In onOffice: Extras → Einstellungen → Benutzer.

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   API-Benutzer erstellen

   Einen neuen Benutzer anlegen und als API-Benutzer kennzeichnen (z.B. Benutzername reosa-api).

2. Token und Secret erzeugen#

Für den API-Benutzer Token und Secret generieren.

3. Rechte vergeben#

Damit alle Abgleiche funktionieren, braucht der API-Benutzer mindestens:

• Adressen lesen (alle) und schreiben (alle).
• Objekte lesen (alle) und schreiben (alle).
• Den Haken „Kann nur Objekte lesen, die auf der Internetseite veröffentlicht sind“ deaktivieren.
• Maklerbuch / Aktivitäten lesen und schreiben (alle).
• „Benutzerdaten über API auslesen“ aktivieren (für Benutzer-Auswahllisten).

4. In der Plattform verbinden#

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   Integration öffnen

   Einstellungen → Integrationen → onOffice aufrufen.

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   Zugangsdaten eintragen

   Die API-URL stehen lassen (Standard: https://api.onoffice.de/api/stable/api.php). Token und Secret einsetzen.

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   Verbinden und testen

   „Verbinden & testen“ klicken. Bei Erfolg zeigt die Seite „Verbunden“.

5. Datenfluss steuern#

Nach dem Verbinden entscheidest du über zwei Schalter, was fließt:

Adressen aus onOffice holen

Die Plattform liest Kontakte und Objekte aus onOffice. Es wird nichts in onOffice verändert.

Änderungen zurück nach onOffice schreiben

Die Plattform schreibt Aktualisierungen direkt in dein onOffice. Nur aktivieren, wenn die Plattform in dein CRM schreiben darf.

Beide Schalter fragen vor jeder Änderung nach, damit nichts aus Versehen umspringt.

6. Mitarbeiter zuordnen#

Unter der Verbindung steht die Liste deiner Mitglieder mit je einem Feld für den onOffice-Benutzer. Die Plattform schlägt eine Zuordnung über die E-Mail-Adresse vor; du kannst sie jederzeit ändern oder leeren.

Die Zuordnung wirkt an drei Stellen:

Aufgaben

Ein Mitglied sieht unter Aufgaben nur, was in onOffice auf seinen Benutzer läuft.

Betreuung

Wird in DB-Leads eine Betreuung zugewiesen, schreibt die Plattform diesen Benutzernamen in das eingestellte onOffice-Feld.

Maklerbuch

Notizen, Anrufergebnisse, die Begründung zur Verkaufsbereitschaft und Einträge über den Assistenten stehen im Maklerbuch unter diesem Benutzer, nicht unter dem API-Benutzer. Einträge, die ein Scan selbst erzeugt, bleiben beim API-Benutzer.

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