Der Adress-Abgleich holt dein onOffice-Adressbuch in das zentrale Plattform-Adressbuch. Alle Tools lesen danach denselben Kontaktstand, und du pflegst die Zuordnung nur ein einziges Mal.
Diesen Bereich findest du unter Einstellungen → Integrationen → onOffice, im Frame „Adressen aus onOffice“. Voraussetzung ist eine bestehende Verbindung (siehe Verbindungs-Anleitung).
Ein Adressbuch für alle Tools
Was der Abgleich macht
Adressen lesen
Die Plattform liest dein Adressbuch seitenweise aus onOffice (200 Adressen pro Seite). Auch ein Adressbuch mit vielen tausend Einträgen wird vollständig verarbeitet: Der erste Lauf holt so viel wie möglich sofort, der Rest läuft im Hintergrund weiter.
Felder zuordnen
Jedes onOffice-Adressfeld wird gemäß deiner Feldzuordnung in das passende Plattform-Feld übernommen (Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Kundennummer und so weiter).
Anlegen oder aktualisieren
Neue Kontakte werden angelegt, bereits übernommene aktualisiert. Der Abgleich ist wiederholbar und legt nichts doppelt an (Dedup über die onOffice-Datensatz-Id).
Gelöschte Kontakte entfernen
Kontakte, die es in onOffice nicht mehr gibt, verschwinden auch aus dem Adressbuch, samt allem, was Tools daraus errechnet haben (zum Beispiel Briefings und Funde in DB-Leads). Das passiert nur am Ende eines vollständigen Laufs und erst nach einer Nachfrage bei onOffice für jeden einzelnen Kontakt.
Gelöschte Kontakte
Löschst du einen Kontakt in onOffice, räumt der nächste Abgleich ihn auch bei uns ab. Damit aus einem gestörten Lauf nie eine Massenlöschung wird, gelten drei Regeln:
- Nur nach einem vollständigen Lauf. Ein Abgleich, der abbricht, entfernt nichts. Ein Kontakt gilt erst dann als Kandidat, wenn ein Lauf das ganze Adressbuch gelesen und ihn dabei nicht gesehen hat.
- Jeder Kandidat wird einzeln nachgefragt. Bevor ein Kontakt geht, fragt die Plattform onOffice gezielt nach genau diesem Datensatz. Liefert onOffice ihn doch, bleibt er. Antwortet onOffice mit einem Fehler, bleibt er ebenfalls und der Lauf nennt das im Verlauf.
- Eine Sicherheitsgrenze. Fehlen auf einmal mehr als 50 Kontakte oder mehr als zehn Prozent des Adressbuchs, löscht der Abgleich nichts. Er stoppt, meldet die Zahl an Inhaber:innen und Admins, und der Bereich zeigt einen Hinweis mit dem Knopf „Löschung bestätigen“. Erst mit dieser Bestätigung entfernt der nächste Lauf die Kontakte, wieder nach Nachfrage bei onOffice.
Feldzuordnung
Sinnvolle Standard-Zuordnungen (Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Kundennummer) sind ab Werk gesetzt, weil onOffice-Feldnamen je Makler variieren. Du prüfst und ergänzt sie im aufklappbaren Bereich „Feldzuordnung“. Nach dem Speichern klappt der Bereich automatisch ein; über „Anzeigen“ öffnest du ihn erneut.
Die Zuordnung ist bewusst einfach: onOffice-Feld auf Plattform-Feld, ohne Richtung. Der Abgleich liest nur. Zurück nach onOffice geschrieben wird ausschließlich über ausdrückliche Funktionen (zum Beispiel den Akquise-Write-back von DB-Leads mit eigener Feld-Konfiguration).
Details zur Zuordnung und wie unbekannte Felder behandelt werden, erklärt die Feldzuordnungs-Anleitung.
Ersten Abgleich starten
Feldzuordnung prüfen
Bereich „Feldzuordnung“ öffnen, Vorbelegung prüfen, speichern.
Jetzt synchronisieren
„Jetzt synchronisieren“ klicken. Das Ergebnis kommt als Benachrichtigung („X neu, Y aktualisiert“).
Danach läuft der Abgleich täglich automatisch.