Software, die von selbst etwas tut, wirft genau eine Frage auf: was macht sie ohne mich? Die Handlungsfreigabe ist die Antwort darauf, und sie steht an einer Stelle statt verteilt über zehn Werkzeuge.
Das Prinzip: Stufe je Wirkung, nicht je Werkzeug
Ein Werkzeug tut sehr verschiedene Dinge. DB-Leads zum Beispiel durchsucht deinen Bestand und bewertet ihn, schreibt eine Einschätzung ins CRM und kann einen Kontakt anschreiben. Mit einem einzigen Schalter müsstest du wählen: entweder du blockierst die harmlose Auswertung, um die Mail zu verhindern, oder du nimmst die Mail in Kauf, um die Auswertung zu bekommen.
Deshalb gibt es drei Wirkungsklassen. Eingeordnet wird danach, was im schlimmsten Fall passiert, nicht danach, welche Technik dahintersteckt: Ob eine Nachricht per E-Mail oder WhatsApp hinausgeht, ändert für dich nichts. Ob sie überhaupt hinausgeht, ändert alles.
Die drei Stufen
Für jede Klasse wählst du eine von drei Stufen.
Womit du startest
Im Auslieferungszustand gilt:
| Wirkungsklasse | Vorgabe |
|---|---|
| Nur im Arbeitsbereich | Automatik |
| Schreiben ins CRM | Freigabe |
| Nachricht an einen Kontakt | Freigabe |
Auswerten läuft also von Anfang an durch, denn ein Werkzeug, das nicht einmal rechnen darf, ohne zu fragen, ist kein Werkzeug. Alles, was das Büro verlässt oder fremde Daten anfasst, wartet dagegen auf dich.
Das ist eine bewusste Entscheidung und keine Vorsicht: Eine Automatik, die du einschaltest, nachdem du gesehen hast, was sie tut, ist deine Entscheidung. Eine Automatik, die von Anfang an läuft, ist eine Überraschung, und die erste unerwartete Mail an einen Kunden ist meist das letzte Mal, dass jemand der Software traut.
Was der Riegel nicht betrifft
Was du selbst anklickst, passiert sofort. Wenn du auf „Ins CRM schreiben“ oder „Anfrage senden“ drückst, hast du mit dem Klick bereits entschieden; eine Rückfrage danach wäre dieselbe Frage ein zweites Mal.
Die Stufen gelten für das, was ohne einen Klick passiert: ein nächtlicher Lauf, eine Automatik nach einem Scan, eine geplante Nachfass-Nachricht.
Eine Stufe einstellen
Werkzeug öffnen
Gehe zu Einstellungen · Automatik und klicke das Werkzeug an, um das es geht. Jedes Werkzeug hat dort eine eigene Seite.
Stufe wählen
Die drei Klassen stehen untereinander. Unter jeder siehst du im Klartext, welche Vorgänge darunter fallen. Wähle die Stufe.
Nichts weiter
Die Änderung gilt sofort für den nächsten Lauf. Bereits wartende Freigaben bleiben stehen und lassen sich weiterhin einzeln entscheiden.
Schaltest du eine Klasse auf Automatik, die ins CRM schreibt oder nach draussen geht, fragt die Seite noch einmal nach. Das ist der einzige Wechsel in diesem Formular, der ohne weiteres Zutun echte Folgen hat. Alle anderen machen das System vorsichtiger und brauchen keine Bremse.
Auf derselben Seite siehst du auch, was dieses Werkzeug gerade zur Freigabe vorbereitet hat und was aus den bisherigen Freigaben geworden ist. Ganz unten setzt Werkzeug ganz anhalten alle drei Klassen auf Aus, in einem Klick.
Freigaben entscheiden
Steht eine Klasse auf Freigabe, sammeln sich die vorbereiteten Vorgänge unter Freigaben. Sobald etwas wartet, erscheint ein Zähler oben in der Kopfzeile.
Jede Zeile zeigt:
- welches Werkzeug den Vorgang vorbereitet hat und in welcher Klasse
- an wen es ginge, mit teilweise verdeckter Adresse
- den fertigen Text, so wie er hinausginge, nicht eine Beschreibung davon
- wann der Vorgang vorbereitet wurde und wann er abläuft
Du entscheidest mit Freigeben oder Ablehnen. Beides bleibt als Beleg stehen; eine abgelehnte Freigabe verschwindet nicht spurlos.
Der Überblick über alles
Unter Einstellungen · Automatik stehen alle deine Werkzeuge mit allen drei Klassen auf einer Seite. Was ohne Rückfrage ins CRM schreibt oder nach draussen geht, ist dort hervorgehoben und steht oben.
Das ist die Seite für die Frage, mit der dieser Text angefangen hat. Sie beantwortet sie in einem Blick, statt dich zehn Werkzeug-Seiten nacheinander öffnen zu lassen. Dazu:
- Ein Filter zeigt wahlweise nur die Werkzeuge, die selbständig handeln, oder nur die, bei denen etwas auf dich wartet
- Der Verlauf listet, was aus den letzten Freigaben geworden ist: ausgeführt, abgelehnt, verfallen oder fehlgeschlagen
- Alles anhalten setzt jede Klasse in jedem Werkzeug auf Aus, in einem Klick
Was das mit dem Werbewiderspruch zu tun hat
Nichts, und das ist wichtig. Es sind zwei getrennte Prüfungen, die beide gelten:
- Die Handlungsfreigabe beantwortet: darf dieses Werkzeug so etwas überhaupt von selbst tun?
- Der Werbewiderspruch beantwortet: darf dieser eine Mensch angeschrieben werden?
Auch bei Stufe „Automatik“ geht keine Werbung an jemanden, der widersprochen hat. Umgekehrt hilft ein fehlender Widerspruch nichts, wenn du die Klasse auf Aus gestellt hast.