Rollen und Rechte festlegen

Die zwei Wege, und wann du welchen nimmst#

Nimm im Zweifel die Rolle. Wer für jede Person einzeln vierzig Schalter stellt, verliert schnell den Überblick und gibt am Ende doch allen dieselben Rechte.

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Die vier Standard-Rollen#

Diese vier gibt es in jedem Arbeitsbereich. Was Admin und Mitglied bei euch dürfen, bestimmst du selbst. Klick auf die Rolle und leg die Schalter um. Beobachter:in und Inhaber:in liegen fest, aus zwei verschiedenen Gründen (siehe unten).

Jede Rolle hat eine eigene Seite. Sie zeigt alle Rechte, wer die Rolle gerade hat, und bei den anpassbaren Rollen einen Vermerk, was ihr gegenüber der Auslieferung geändert habt.

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Admin und Mitglied auf euer Büro einstellen#

„Mitglied“ heißt nicht in jedem Büro dasselbe. Bei euch darf vielleicht jede Person veröffentlichen, im Büro nebenan nicht einmal Objekte anlegen.

1. Gehe zu Einstellungen > Rollen.
2. Klicke auf Mitglied (oder Admin).
3. Leg die Schalter um. Die Suche oben findet ein Recht schneller als das Scrollen.
4. Klicke unten auf Speichern.

Die Änderung gilt sofort für alle mit dieser Rolle, auch für die, die ihr später anlegt.

Warum Beobachter:in und Inhaber:in fest sind. Die Inhaber-Rolle hat immer alles; ein Schalter dort würde nichts bewirken, und eine einschränkbare Inhaber-Rolle wäre der schnellste Weg, sich selbst auszusperren. Beobachter:in ist die reine Lese-Rolle und die Auffang-Rolle: löschst du eine eigene Rolle, landen ihre Leute dort. Deshalb darf sie nie mehr erlauben als das, was ausgeliefert wird. Brauchst du eine Lese-Rolle mit einem Zusatz, leg eine eigene Rolle auf dieser Basis an.

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Wer darf welche Rolle ändern?#

Seit dem 5. September 2026 gelten zwei Regeln, und beide laufen auf denselben Satz hinaus: niemand vergibt mehr, als er selbst hat.

Nur Rollen unterhalb der eigenen

Ein Admin verwaltet Mitglied, Beobachter:in und eigene Rollen auf diesen Grundlagen. Die Rolle Admin selbst ändert nur die Inhaberin, und ebenso eine eigene Rolle, die von Admin erbt. Sonst könnte sich jeder Admin die fehlenden Rechte selbst erteilen, und aus zwei Ebenen wäre eine geworden.

Nur Rechte, die man selbst hat

Ein Recht, das dir selbst fehlt, kannst du niemandem geben. Solche Zeilen sind in der Rechte-Matrix als gesperrt gekennzeichnet, statt sich umlegen zu lassen und beim Speichern abgewiesen zu werden. Wegnehmen bleibt möglich.

Die eigenen Rechte nicht selbst

Weder die eigene Rolle noch die eigenen persönlichen Ausnahmen ändert man selbst, und ein Mitglied auf der eigenen Ebene entfernt man nicht. Fehlt dir für deine Arbeit ein Recht, ändert es die Inhaberin.

Bereits erteilte Rechte bleiben davon unberührt: Die Regel wirkt nach vorn und nimmt niemandem etwas weg. Eine Rolle, der die Inhaberin einmal ein Sonderrecht gegeben hat, lässt sich weiterhin in allen anderen Punkten bearbeiten.

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Fertige Rollen: der schnellste Weg#

Unter Einstellungen > Rollen stehen ganz unten fertige Zuschnitte aus dem Makler-Alltag. Ein Klick auf Diese Rolle anlegen macht daraus eine ganz normale eigene Rolle, die du danach frei ändern kannst.

Eine angelegte Rolle verschwindet aus dieser Liste. Sie ist ab dann eine gewöhnliche eigene Rolle: umbenennen, Rechte ändern, löschen, alles möglich.

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Eine eigene Rolle von Hand anlegen#

Wenn keine der fertigen Rollen passt. Typischer Fall: Aushilfen sollen wie ein normales Mitglied arbeiten, aber die Website nicht anfassen.

1. Gehe zu Einstellungen > Rollen.
2. Klicke auf Leere Rolle anlegen.
3. Trage einen Namen ein, zum Beispiel „Aushilfe“.
4. Wähle unter Erbt von, welche Standard-Rolle die Grundlage ist. Hier: Mitglied.
5. Klicke auf Anlegen. Du landest direkt auf der Seite der neuen Rolle.
6. Schalte aus, was sie nicht können soll. Für die Website: den Haupt-Schalter Website öffnen.
7. Klicke auf Speichern.

Ab jetzt kannst du diese Rolle jeder Person zuweisen, wie eine Standard-Rolle auch. Änderst du später die Rolle, gilt das sofort für alle, die sie haben.

Wenn du die Basis nachträglich änderst, räumt das System auf: Abweichungen, die unter der neuen Basis keine mehr sind, verschwinden. Beispiel: „Website aus“ ist gegenüber Mitglied eine Abweichung, gegenüber Beobachter:in nicht, denn dort ist die Website ohnehin aus.

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Eine Rolle zuweisen#

Eigene Rollen stehen überall zur Auswahl, wo auch die Standard-Rollen stehen:

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Die vier Ebenen, und welche gewinnt#

Wenn du dich fragst, warum jemand etwas sieht oder nicht sieht: es sind vier Ebenen übereinander, und die spezifischere gewinnt.

1. Auslieferung: was die Standard-Rolle mitbringt.
2. Euer Arbeitsbereich: was ihr an Admin oder Mitglied geändert habt.
3. Eigene Rolle: wovon sie erbt und wo sie abweicht.
4. Die Person: die Ausnahmen in ihrem Profil.

Deshalb der Rat: nimm im Zweifel die niedrigste Ebene, die reicht. Eine Änderung an der Rolle wirkt für alle und bleibt nachvollziehbar; zwanzig persönliche Ausnahmen kann später niemand mehr lesen.

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Der Haupt-Schalter pro Werkzeug#

Jedes Werkzeug hat ein Recht mit dem Zusatz Haupt-Schalter. Es entscheidet, ob das Werkzeug für diese Person überhaupt existiert.

Ist der Haupt-Schalter aus, ist das Werkzeug komplett weg: Es steht nicht auf der Startseite, nicht unter Werkzeuge, und ein direkter Link führt zu einem kurzen Hinweis statt zur Oberfläche. Es wird nicht ausgegraut angezeigt. Wer etwas nicht bedienen darf, soll auch nicht ständig lesen, dass es das gibt.

Die feineren Rechte eines Werkzeugs (zum Beispiel „Veröffentlichen“ bei der Website) wirken nur, solange der Haupt-Schalter an ist.

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Ausnahme für eine einzelne Person#

Beispiel: Alle Mitglieder dürfen Seiteninhalte pflegen, aber nur Anna darf die Website tatsächlich live schalten.

1. Gehe zu Einstellungen > Mitglieder und öffne die Person.
2. Klicke auf Rechte dieser Person.
3. Lege den gewünschten Schalter um. Er wird als abweichend markiert.
4. Klicke unten auf Speichern.

Gespeichert werden nur die Abweichungen. Alles andere folgt weiterhin der Rolle. Änderst du später die Rolle, wirkt das auch bei dieser Person, außer bei genau den Schaltern, die du hier abweichend gesetzt hast.

Über abweichend · zurücksetzen nimmst du eine Ausnahme wieder heraus. Die Person folgt danach in diesem Punkt wieder ihrer Rolle.

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Weitreichende Rechte erkennen#

Rechte mit einem Warnzeichen wirken nach außen oder lassen sich nicht rückgängig machen. Zum Beispiel:

• Veröffentlichen (Website): die Seite geht für alle Besucher live.
• Endgültig löschen (Dateien): der Papierkorb wird geleert, die Datei ist weg.
• Nach außen teilen (Dateien): erzeugt einen Link, den auch Fremde öffnen können.
• Datenbank-Scan starten (DB-Leads): verbraucht KI-Budget.

Gib diese Rechte bewusst und an möglichst wenige Personen.

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Ausleitungen: jeder Weg nach draußen hat sein eigenes Recht#

Eine Ausleitung ist jede Funktion, die Daten aus dem Arbeitsbereich als Datei herausgibt: ein CSV, ein ZIP, eine Liste zum Mitnehmen. Was einmal auf einem privaten Rechner liegt, kannst du nicht zurückholen und nicht mehr löschen, und bei einer Auskunftsanfrage kannst du auch nicht mehr sagen, wo es geblieben ist.

Deshalb gilt für alle Ausleitungen dieselbe Regel:

Die neun Ausleitungen#

Einzelne Dateien ansehen und herunterladen bleibt davon unberührt. Gemeint ist der Griff nach dem ganzen Ordner, nicht das Öffnen eines Exposés.

Was beim Einschalten passiert#

Legst du eine Ausleitung für eine Rolle oder eine Person um, fragt das System vorher nach. Das ist kein Formfehler und kein Klick zum Wegdrücken: Mit dem Einschalten geht die Verantwortung für die ausgeleiteten Daten an dich über. Das steht so in den Nutzungsbedingungen, § 12 Abs. 4.

Praktisch heißt das: Ab dem Moment, in dem eine Datei den Arbeitsbereich verlässt, endet unsere Kontrolle über sie. Was danach damit passiert, verantwortest du als verantwortliche Stelle.

Wie du es vergibst#

1. Gehe zu Einstellungen > Rollen und öffne die Rolle, oder zu Einstellungen > Mitglieder > Person > Berechtigungen.
2. Suche oben nach „ausleiten“ oder „herunterladen“.
3. Leg den Schalter um und bestätige die Rückfrage.
4. Klicke unten auf Speichern.

Nimm die Person, nicht die Rolle, wenn genau eine Person die Ausleitung braucht. Eine Ausleitung an der Rolle „Mitglied“ gibt sie allen, auch denen, die ihr nächste Woche anlegt.

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Eine Rolle löschen#

Beim Löschen einer eigenen Rolle fragt dich das System, wie viele Personen betroffen sind, und stellt sie auf die Standard-Rolle um, von der die gelöschte Rolle geerbt hat. So verliert niemand unbemerkt den Zugang.

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Häufige Fragen#

Ich sehe den Bereich Rollen nicht. Rollen verwalten dürfen Inhaber:in und Admins. Prüfe deine eigene Rolle unter Einstellungen > Mitglieder.

Eine Person meldet, ein Werkzeug sei verschwunden. Prüfe den Haupt-Schalter des Werkzeugs, zuerst in der Rolle der Person, dann in deren persönlichen Ausnahmen. Ein ausgeschalteter Haupt-Schalter blendet das Werkzeug überall aus.

Wirkt eine Änderung sofort? Ja, beim nächsten Seitenaufruf der betroffenen Person. Eine erneute Anmeldung ist nicht nötig.

Kann eine eigene Rolle von einer anderen eigenen Rolle erben? Nein, immer nur von einer der vier Standard-Rollen. Das hält nachvollziehbar, woher ein Recht kommt.

Kann ich die Inhaber-Rolle vergeben? Nein, sie steht in keinem Rollen-Dropdown. Die Inhaberschaft übergibst du im Profil der Person, die sie übernehmen soll. So kann sie nicht versehentlich weitergereicht werden.

Ich habe eine fertige Rolle angelegt und sie passt nicht ganz. Öffne sie und ändere, was du brauchst. Eine fertige Rolle ist nur eine Startaufstellung, danach gehört sie dir.

Beim Anlegen eines Accounts heißt es, die Rolle gebe es nicht mehr. Dann wurde sie inzwischen gelöscht oder umbenannt. Lade die Seite neu, dann steht die aktuelle Auswahl da.