Den E-Mail-Versand richtest du einmal zentral unter Einstellungen → Integrationen → E-Mail-Versand ein. Danach verschickt jedes Tool, das E-Mails sendet (zum Beispiel Benachrichtigungen an Interessenten), automatisch mit der Absender-Adresse deines Büros. Kein Tool verlangt eigene Zugangsdaten.
In drei Schritten startklar
SMTP-Zugangsdaten heraussuchen
Dein Mail-Anbieter (zum Beispiel IONOS, Strato, All-Inkl, Google Workspace oder Microsoft 365) listet unter "E-Mail-Programm einrichten" den Postausgangsserver (SMTP), den Port und die Anmeldedaten. Genau diese Angaben brauchst du hier.
Verbinden und Absender festlegen
Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort eintragen. Dazu die Absender-Adresse (zum Beispiel info@dein-buero.de) und den Namen, der im Posteingang angezeigt werden soll. "Verbinden & testen" prüft die Anmeldung sofort.
Test-E-Mail schicken
Schick dir selbst eine Test-E-Mail. Kommt sie im Posteingang an und stimmt der Absender, ist alles bereit.
Welche Angaben wohin gehören
- Postausgangsserver (SMTP): der Servername deines Anbieters, zum Beispiel
smtp.ionos.deodersmtp.strato.de. - Port und Verschlüsselung: in fast allen Fällen Port 587 mit STARTTLS oder Port 465 mit TLS. Die Auswahl im Formular setzt den passenden Port automatisch. Unverschlüsselte Verbindungen sind nicht möglich.
- Benutzername: meist deine vollständige E-Mail-Adresse.
- Passwort: das Postfach-Passwort oder ein App-Passwort. Es wird verschlüsselt gespeichert, nie angezeigt und lässt sich jederzeit ersetzen.
- Absender-Adresse und Name: so erscheinen deine E-Mails beim Empfänger. Die Antwort-Adresse ist optional, falls Antworten woanders ankommen sollen.
Damit deine E-Mails nicht im Spam landen
Drei DNS-Einträge deiner Domain entscheiden darüber, ob Empfänger-Server deinen E-Mails vertrauen. Dein Mail-Anbieter richtet sie meist mit ein. Falls nicht, findest du sie in dessen Hilfe unter diesen Namen:
- SPF legt fest, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen.
- DKIM signiert jede E-Mail digital, damit Manipulation erkennbar ist.
- DMARC sagt Empfänger-Servern, was mit E-Mails passieren soll, die SPF oder DKIM nicht bestehen.
Die Test-E-Mail zeigt dir sofort, ob alles stimmt: Landet sie im Spam-Ordner, fehlt meist einer dieser Einträge.
Was ohne eigene Verbindung passiert
Ist kein Mail-Server verbunden, verschickt die Plattform wichtige E-Mails über ihre eigene Adresse. Dein Büro-Name steht dann zwar im Absender, aber nicht deine eigene Adresse. Mit einer eigenen SMTP-Verbindung kommen alle E-Mails direkt von dir. Das wirkt professioneller und kommt zuverlässiger an.
Häufige Fragen
Wer darf das einrichten? Nur Inhaber und Admins des Workspaces.
Was sehe ich im Verlauf? Unter der Einrichtung findest du die zuletzt versendeten E-Mails mit Empfänger, Betreff und Zustell-Status. Die Inhalte der E-Mails werden nicht gespeichert.
Was passiert bei einer abgelehnten Adresse? Lehnt ein Empfänger-Server eine Adresse endgültig ab, wird sie einige Tage gesperrt, damit dein Absender-Ruf nicht leidet.
Kann ich die Verbindung wieder trennen? Ja, jederzeit mit einem Klick auf "Trennen". Das gespeicherte Passwort wird dabei gelöscht.