Standardmäßig sieht der ganze Workspace alle Ordner. Mit Zugriffslisten schränkst du einzelne Ordner auf bestimmte Personen und Rollen ein, mit klaren Stufen und Vererbung an Unterordner.
Rechte und Orte: das Zusammenspiel
Zwei Ebenen bestimmen gemeinsam, wer was darf:
- Rollen-Berechtigungen sagen, was jemand grundsätzlich darf (hochladen, löschen, freigeben). Die Matrix steht auf der Übersicht.
- Ordner-Zugriffslisten sagen, wo das gilt.
Beides muss passen: Wer kein Schreib-Recht für Dateien hat, bleibt trotz Bearbeiten-Stufe auf einem Ordner lesend. Umgekehrt hilft das beste Schreib-Recht nichts in einem Ordner, den die Zugriffsliste nicht freigibt.
Zugriff verwalten
Auf normalen Ordnern (nicht auf den System-Wurzeln wie Tools oder Objekte) öffnest du im Kontextmenü Zugriff verwalten.... Der Dialog erklärt das Prinzip so:
Ohne Einträge ist der Ordner für den ganzen Workspace sichtbar. Sobald du jemanden hinzufügst, sehen ihn nur noch die gelisteten Personen und Rollen (plus Inhaber:in). Unterordner erben die Einschränkung.
Das Einschränken selbst können Inhaber:innen und Admins (Berechtigung „Ordner-Zugriff einschränken“).
Die drei Stufen
Weitere Regeln:
- Person schlägt Rolle: Ist eine Person direkt eingetragen, gilt ihr Eintrag, auch wenn ihre Rolle einen anderen hat.
- Der letzte Verwalten-Eintrag bleibt: Der Dialog verhindert, dass sich alle aussperren: „Der letzte Eintrag mit Verwalten-Stufe kann nicht entfernt werden.“
Sichtbarkeit eingeschränkter Ordner
- Eingeschränkte Ordner tragen ein Schloss-Symbol in Raster, Liste und Details-Spalte.
- Wer nicht berechtigt ist, sieht den Ordner gar nicht: weder in der Dateifläche noch in der Suche noch in Datei-Auswahlen.
- Unter Einstellungen > Dateien sehen Inhaber:innen und Admins die Übersicht Eingeschränkte Ordner mit allen Berechtigten und Stufen.
Sonderfall Meine Dateien
Der Bereich Meine Dateien braucht keine Zugriffsliste: Er ist von Haus aus privat. Nur die Person selbst sieht die Inhalte, auch Admins und Inhaber:innen nicht. In den Einstellungen erscheint pro Person ausschließlich die Gesamtgröße (Anzahl Dateien und Speicher), nie der Inhalt.
Offboarding: verwaiste Bereiche
Verlässt jemand den Workspace, bleibt sein privater Bereich erhalten und wird unter Einstellungen > Dateien in der Liste Meine Dateien der Mitglieder als „Ehemaliges Mitglied · verwaist“ markiert. Nur die Inhaber:in kann dann entscheiden:
- Übernehmen: Der Bereich wird ein normaler Workspace-Ordner, der Inhalt bleibt erhalten.
- Löschen: Der Bereich wandert in den Papierkorb und folgt dort der normalen Aufbewahrung.
Weiterführend
Für das Teilen mit Externen (ohne Workspace-Zugang) gibt es Freigabe-Links: Nach außen freigeben. Zurück zur Übersicht.