Der Bereich Kontakte zeigt deinen zentralen Adressbestand aus der Termin-Perspektive: Wer hat wann gebucht, wer kommt wieder, wer war lange nicht da. Es ist kein Tool-eigener Speicher, sondern eine Sicht auf die Kontakte deines Workspace.
Die Kontakt-Tabelle
Zwei Tabs teilen den Bereich: Mit Terminen und Nicht zugeordnete Gäste (N). Die Tabelle zeigt pro Kontakt:
- Kontakt, E-Mail und Telefon
- Termine: die Gesamtzahl, bei No-Shows ergänzt um "· Nx nicht da"
- Letzter Termin und Nächster Termin
- Quelle: ein CRM-Abzeichen wie "onOffice · 12345" (mit Kundennummer), Propstack oder FlowFact, oder "Booking" für Kontakte, die über das Tool entstanden sind
Darüber liegen eine Suche und Filter-Chips: Alle, Neu (letzte 30 Tage), Ohne Termin seit 30 Tagen und Mehrfach gebucht. Die Chips sind praktische Akquise-Listen: "Ohne Termin seit 30 Tagen" ist zum Beispiel deine Nachfass-Liste.
Nicht zugeordnete Gäste
Bucht jemand mit einer E-Mail-Adresse, die zu keinem Kontakt passt, landet die Person im Tab Nicht zugeordnete Gäste. Von dort hast du zwei Wege:
Kontakte anlegen und importieren
Der Kontakt-Knopf (sichtbar mit dem Recht, Kontakte anzulegen) bietet zwei Wege:
- Kontakt anlegen: ein einzelner Kontakt per Formular. Er "landet im zentralen Adressbestand deines Workspace, nicht in einem Tool-eigenen Speicher" und steht damit auch anderen Tools zur Verfügung.
- Aus CSV importieren: eine CSV-Datei, deren erste Zeile die Spaltennamen enthält. Bereits vorhandene E-Mail-Adressen werden übersprungen, nichts wird doppelt angelegt. Das Ergebnis fasst der Import zusammen: "N Kontakte angelegt, M bereits vorhanden, K Termine verknüpft." Bestehende, noch nicht zugeordnete Termine werden also gleich mit verknüpft.
Die Kontakt-Detail-Ansicht
Ein Klick auf einen Kontakt öffnet die Detail-Ansicht mit der kompletten Termin-Historie und Direkt-Aktionen:
- Termin eintragen: startet das manuelle Eintragen mit vorausgefülltem Gast, siehe Termine.
- Buchungslink kopieren: mit Terminart-Wahl, damit du der Person den passenden Link schickst.
- E-Mail schreiben: öffnet dein E-Mail-Programm mit der Adresse des Kontakts.
Das Zahnrad in der Detail-Ansicht führt zu den Kontakt-Einstellungen des Tools.
Einstellungen: Auto-Anlage und Ausschlüsse
In den Tool-Einstellungen unter Kontakte steuerst du, ob Buchungen automatisch Kontakte anlegen:
- Kontakte automatisch anlegen (Standard: aus): Bucht jemand ohne Kontakt-Treffer, legt das Tool automatisch einen Kontakt an und verknüpft den Termin. Das gilt auch für Buchungen über WhatsApp.
- Ausgeschlossene Adressen und Domains: eine Adresse oder Domain pro Zeile, zum Beispiel
test@beispiel.deoder@deinbuero.de. Für diese E-Mails wird nie automatisch ein Kontakt angelegt, praktisch für Test-Buchungen und Kolleg:innen. Die Liste zeigt "N Einträge aktiv."
Weiterführend
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