Persönliche Einträge sieht wirklich nur die Person, die sie angelegt hat. Das ist der Grund, warum Mitarbeitende ihre eigenen Zugänge überhaupt hier eintragen. Es ist aber auch der Grund, warum an einem Freitagnachmittag niemand an das Portal kommt, wenn diese Person krank ist. Der Notfallzugriff löst genau das, ohne den Schutz aufzugeben.
Warum es diesen Weg gibt
Ohne geregelten Weg passiert in jedem Büro dasselbe: Jemand ruft an, jemand liest das Passwort am Telefon vor, es landet in einer Kurznachricht, und dort bleibt es. Das ist das Schlechteste, was einem Tresor passieren kann, und es passiert ausgerechnet dann, wenn er eigentlich helfen sollte.
Der Notfallzugriff ist deshalb bewusst kein Hauptschlüssel für die Verwaltung. Niemand bekommt ihn durch eine Rolle oder ein Recht. Es gibt ihn nur so: Du selbst benennst eine Person, und dieser Person gibst du Zugriff auf deine eigenen Einträge. Deshalb braucht das Einrichten auch keine besondere Berechtigung. Du verschenkst etwas, das dir gehört.
Einrichten
Du findest den Bereich in der Seitenleiste unter Geteilte Links, ganz unten unter Notfallzugriff.
Person auswählen
Wähle eine Kollegin oder einen Kollegen aus dem Arbeitsbereich. Dich selbst kannst du nicht auswählen.
Einrichten
Ein Klick genügt. Ab jetzt steht die Person in deiner Liste mit dem Vermerk bereit. Passiert ist damit noch nichts: Sie sieht weiterhin keinen einzigen deiner Einträge.
Bescheid sagen
Die andere Person sieht den Eintrag bei sich unter Für dich hinterlegt. Sag ihr trotzdem, dass es ihn gibt. Ein Notfallweg, von dem niemand weiß, ist im Notfall keiner.
Du kannst mehrere Personen benennen. Ein erneutes Einrichten für dieselbe Person setzt alles zurück, auch eine gerade laufende Anforderung.
Wie eine Anforderung abläuft
Die benannte Person klickt bei sich auf Anfordern. Danach passiert dreierlei:
- Du wirst sofort benachrichtigt. Die Nachricht steht in deinem Posteingang und nennt Name und Zeitpunkt, ab dem der Zugriff greift.
- Die Wartefrist läuft. Ab Werk sind das 3 Tage; die Inhaberin des Arbeitsbereichs kann sie in den Tresor-Einstellungen zwischen 24 Stunden und 14 Tagen setzen.
- Erst danach greift der Zugriff. Vorher sieht die anfordernde Person weiterhin nichts.
Die Frist ist der eigentliche Schutz, nicht die Benennung. Wer unberechtigt anfordert, löst damit als Erstes eine Benachrichtigung aus und hat Tage, in denen du widersprechen kannst. Wer berechtigt anfordert, wartet einmal und hat danach den Zugriff.
Zurücknehmen kannst du jederzeit, auch mitten in der laufenden Frist: ein Klick auf Zurücknehmen in deiner Liste.
Was der Notfallzugriff öffnet, und was nicht
| Persönliche Einträge der freigebenden Person | Ja, nach Ablauf der Frist. |
| Geteilte Einträge des Teams | Dafür braucht es ihn nicht, die laufen über die normalen Freigaben. |
| Einträge der Stufe Hyper-sensibel | Nein. Sie sind mit dem Master-Passwort der Person verschlüsselt, das den Browser nie verlässt. Auch der Notfallzugriff kann sie nicht öffnen. |
| Einträge anderer Personen | Nein. Der Zugriff gilt genau für die Person, die ihn eingerichtet hat. |
Jeder Zugriff über diesen Weg steht im Zugriffs-Protokoll, und zwar mit dem Vermerk, dass er über den Notfallzugriff lief. Er ist also nicht heimlich, sondern nachlesbar.
Wenn niemand hinterlegt ist
Dann kommt an deine persönlichen Zugänge niemand heran, auch die Inhaberin des Arbeitsbereichs nicht. Das ist so gewollt und wird im Tresor auch so angezeigt. Wenn dir das für einen bestimmten Zugang zu weit geht, ist meist nicht der Notfallzugriff die Antwort, sondern die Sichtbarkeit Geteilt.
Vier Augen bei der höchsten Stufe
Ein zweiter Sonderweg, mit umgekehrter Richtung: Beim Notfallzugriff geht es darum, dass überhaupt jemand herankommt. Hier geht es darum, dass niemand allein herankommt.
Die Inhaberin kann in den Tresor-Einstellungen unter Sicherheit den Schalter Höchste Stufe nur mit zweiter Person einschalten. Dann läuft das Öffnen eines hyper-sensiblen Eintrags so:
Anfrage mit Grund
Wer den Eintrag öffnen will, gibt einen Grund an. Der Grund ist Pflicht und geht unverändert an die entscheidende Person. Eine Freigabe ohne Begründung wird durchgewinkt, und dann sind vier Augen nur zwei mit einem Zwischenschritt.
Zustimmung durch eine andere Person
Die Anfrage erscheint bei allen Berechtigten oben im Bereich Geteilte Links. Die eigene Anfrage kann niemand selbst freigeben.
Öffnen
Nach der Zustimmung lässt sich der Eintrag öffnen. Die Anfrage gilt eine Stunde: kurz genug, dass eine Zustimmung nicht tagelang offen liegt, lang genug für eine Rückfrage im Büro.
Anfrage, Grund und Entscheidung stehen im Protokoll. Auch eine Ablehnung.