Der onOffice-Import holt deine Bestandsdatenbank in DB-Leads, Adressen samt Aktivitäts-Historie, und macht sie für den Datenbank-Scan durchsuchbar. Im Hintergrund, idempotent und auch bei sehr großen Adressbüchern zuverlässig.
1. Verbindung einrichten
Die onOffice-Verbindung richtest du einmal zentral unter Einstellungen → Integrationen → onOffice ein, nicht im Tool. Eine Verbindung, die jedes Tool nutzt, sicher an einem Ort. Ohne Verbindung importiert das Tool nichts, sondern sagt dir, dass die Quelle fehlt. Wenn du den Ablauf zuerst ansehen willst, lädst du im Einrichtungs-Assistenten ausdrücklich Beispieldaten: rund 40 erfundene Kontakte, überall als solche gekennzeichnet, jederzeit mit einem Klick entfernbar und beim ersten Abgleich gegen dein echtes onOffice automatisch weg.
Vollständige onOffice-Anleitung2. Felder zuordnen
Die Feldzuordnung liegt zentral bei der onOffice-Integration (Einstellungen, Integrationen, onOffice): Dort steuerst du, welche onOffice-Felder ins zentrale Adressbuch kommen. Das Tool übernimmt die Standard-Felder (Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Mobil, Straße, PLZ, Ort, KdNr, Ansprechpartner) automatisch daraus.
2b. Eigene Felder für die Analyse freigeben
Unter Einstellungen, Integrationen, onOffice gibt es neben der Feldzuordnung den Bereich KI-Kontext. Dort stehen alle Felder deines onOffice-Kontos, auch die selbst angelegten, nach Kategorien sortiert und durchsuchbar.
Was du dort anhakst, liest die Analyse zusätzlich mit und darf es im Briefing als Beleg zitieren, und zwar unter seinem onOffice-Namen. Hast du zum Beispiel ein eigenes Feld "Status Vorqualifizierung", steht im Briefing später "Status Vorqualifizierung: Angeschrieben".
Drei Dinge, die du wissen solltest:
- Du brauchst kein Plattform-Feld auszuwählen. Der Name aus onOffice ist die Bedeutung. Ein Haken genügt.
- Was nicht angehakt ist, wird gar nicht erst geholt. Der Abgleich fragt onOffice nur nach den Feldern, die zugeordnet oder freigegeben sind.
- Die Werte kommen mit dem nächsten Abgleich. Nach dem Speichern einmal synchronisieren, dann stehen sie an den Kontakten.
Wenn ein Feldname für sich nicht selbst erklärend ist, kannst du in einem Satz dazuschreiben, was darin steht. Das geht direkt unter dem Haken.
Felder, deren Inhalt ein geschütztes Merkmal ist (Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Familienstand, Gesundheit), lassen sich nicht freigeben. Sie stehen mit einem Schloss und einer Begründung in der Liste. Als normales Plattform-Feld kannst du sie weiterhin zuordnen: die Sperre gilt nur für das, was die Analyse bewertet.
3. Synchronisieren
Starte den Sync über den Sync-Button im Board oder unter Einstellungen → Synchronisierung → Synchronisieren.
Nach dem ersten vollständigen Import holt jeder weitere Abgleich nur noch, was sich in onOffice seit dem letzten Mal geändert hat. Das dauert Sekunden, nicht Stunden, und meldet sich am Ende mit dem Ergebnis. Ein Abgleich ohne Neuzugänge sagt „Alles aktuell“ und nennt, wie viele Kontakte und Einträge er geprüft hat; der Bestand bleibt dabei vollständig erhalten. Während des Laufs drehen sich die Pfeile auf dem Sync-Knopf.
Erste Seite sofort
Die erste Seite wird direkt importiert, du siehst also umgehend erste Ergebnisse.
Rest im Hintergrund
Der große Rest läuft als Hintergrund-Job in Paketen weiter. Die Anzeige nennt den laufenden Schritt (erst Adressen, dann Aktivitäten), wie viele von wie vielen Datensätzen durch sind, wie lange es schon läuft und wie lange es voraussichtlich noch dauert.
Abschluss
Am Ende zeigt der Status neue und aktualisierte Einträge und, falls vorhanden, die fehlgeschlagenen Datensätze mit Grund.
Was den Import robust macht
Nach dem Sync: bewerten lassen
Ein Abgleich startet keinen Scan. Wer neue und geänderte Kontakte automatisch einschätzen lassen will, stellt unter Einstellungen, Datenbank-Scan den Auto-Scan ein: Jeder automatische Lauf gleicht vorher mit onOffice ab und bewertet danach. Ein von Hand gestarteter Scan unter Funde macht dasselbe: erst abgleichen, dann bewerten. Details beim Akquise-Agent.
Automatischer Lead-Import (optional)
Die Option Allgemeine Einstellungen → Lead-Import holt eingehende Portal-Anfragen automatisch in den Pool, erkannt an der Objektherkunft. Ehrlich gesagt: Das richtet sich an neue Anfragen und gehört konzeptionell zum geplanten Anfragen-Tool; fürs Eigentümer-Mining in der Bestandsdatenbank brauchst du sie nicht. Details unter Einstellungen im Detail.