Ein Tresor ist ein Ort, an den man Dinge legt und nie wieder hinschaut. Genau deshalb hat er zwei Bereiche, die von selbst hinschauen: den Tresor-Check und das Zugriffs-Protokoll.
Der Tresor-Check
Du findest ihn in der Seitenleiste unter Tresor-Check. Er sieht sich alle Zugänge an, die du sehen darfst, und meldet, was Aufmerksamkeit braucht.
Oben steht ein Urteil in drei Stufen: in Ordnung, ein paar Dinge ansehen oder hier ist etwas zu tun. Absichtlich keine Punktzahl von 0 bis 100. Eine solche Zahl täuscht eine Genauigkeit vor, die es nicht gibt, und verführt dazu, sie zu optimieren statt die Befunde zu beheben.
Was der Check findet
| Befund | Was er bedeutet |
|---|---|
| In einer bekannten Datenpanne | Das Passwort steht in einer veröffentlichten Sammlung und gilt als bekannt. Sofort wechseln. |
| Mehrfach verwendet | Dasselbe Passwort liegt bei mehreren Zugängen. Wird einer bekannt, sind alle offen. |
| Zu schwach | Kurz, gut ratbar oder aus einem erkennbaren Wort gebaut. Der Generator im Eintrag erzeugt in einem Klick einen Ersatz. |
| Abgelaufen | Das hinterlegte Ablaufdatum liegt in der Vergangenheit. |
| Läuft bald ab | Weniger als 30 Tage. Rechtzeitig erneuern, bevor der Zugang mitten in einem Vorgang wegbricht. |
| Seit über einem Jahr nicht gewechselt | Bei geteilten Zugängen wächst der Kreis der Mitwissenden mit der Zeit. Ein Wechsel setzt ihn zurück. |
| Seit über einem Jahr nicht geöffnet | Wird vermutlich nicht mehr gebraucht. Löschen verkleinert die Angriffsfläche. |
| Von einer ausgeschiedenen Person angelegt | Die Person ist nicht mehr im Arbeitsbereich. Das Passwort kennt sie weiterhin. |
| Nur eine Person hat Zugriff | Fällt diese Person aus, kommt niemand an den Zugang. Eine zweite Freigabe oder ein Notfallzugriff löst das. |
Jeder Befund führt direkt in die gefilterte Liste. Ein Befund, den man nicht anfassen kann, ist nur eine Nörgelei.
Prüfung gegen bekannte Datenlecks
Der Tresor kann deine Passwörter mit veröffentlichten Datensammlungen abgleichen. Dabei verlässt kein Passwort die Plattform: Übermittelt werden die ersten fünf Zeichen eines Prüfwerts, und auf diese fünf Zeichen passen Millionen realer Passwörter. Der Dienst erfährt nicht, welches davon deines ist, und auch nicht, ob überhaupt eines dabei war.
Damit die Prüfung läuft, braucht es dreierlei:
- Du bist Inhaberin oder Administrator des Arbeitsbereichs.
- Der Schalter Leck-Prüfung erlauben steht in den Tresor-Einstellungen unter Prüfungen auf an. Ab Werk ist er aus.
- Unter Einstellungen, Datenschutz liegt die Zustimmung zur Verarbeitung außerhalb der EU vor.
Der Schalter sagt „wir wollen das“, die Zustimmung sagt „wir dürfen das“. Beides ist nötig.
Das Zugriffs-Protokoll
In der Seitenleiste unter Zugriffs-Protokoll. Dort steht Zeile für Zeile, wer wann welchen Zugang geöffnet, kopiert, über einen Link geöffnet oder exportiert hat, und bei sensiblen Einträgen auch der angegebene Grund.
Die letzten Einträge dazu stehen auch direkt im geöffneten Zugang unter Zuletzt geöffnet, damit man nicht erst suchen muss.
Angesehen und kopiert sind zwei verschiedene Vorgänge. Ein kopiertes Passwort liegt in der Zwischenablage, ein angesehenes nur auf dem Bildschirm. Falls einmal etwas nachzuvollziehen ist, ist genau das die Unterscheidung, nach der gefragt wird.
Wer einen Zugang sehen darf, sieht auch, wer ihn geöffnet hat. Das ist Absicht: Ein geteiltes Passwort, bei dem nur die Chefin die Zugriffe sieht, macht die Kolleginnen zu Beobachteten. Sehen es alle Beteiligten, ist es eine gemeinsame Aufsicht.
Im Protokoll steht nie ein Geheimnis. Auch nicht gekürzt.
Der Papierkorb
Gelöschte Zugänge landen im Papierkorb und lassen sich von dort mit einem Klick zurückholen. Wie lange sie dort bleiben, stellst du in den Tresor-Einstellungen unter Allgemein ein; danach werden sie automatisch entfernt.
Endgültig löschen geht nur aus dem Papierkorb heraus und nur mit dem Recht Einträge löschen. Ein Weg, der einen lebenden Zugang in einem Schritt unwiederbringlich entfernt, wäre eine Falle.
Wenn jemand das Büro verlässt
Im Tresor-Check ganz unten liegt der Bereich Beim Ausscheiden einer Person. Du wählst die Person aus und siehst, welche Zugänge sie geöffnet hat und welche davon seitdem gewechselt wurden.
Der Zeitraum steht auf 90 Tage und lässt sich daneben auf 30 Tage umstellen. 90 Tage ist die sichere Wahl und fängt auch die Portale, die jemand vor Monaten einmal geöffnet hat. 30 Tage zeigt dir, was die Person zuletzt aktiv benutzt hat, wenn du nur das Dringendste schaffst.
Was auf offen steht, kennt die Person weiterhin. Diese Zugänge solltest du beim jeweiligen Anbieter neu setzen und danach im Tresor eintragen; damit gilt der Eintrag automatisch als gewechselt und verschwindet aus der offenen Liste.
Geht das im Tresor nicht (etwa weil der Zugang gar nicht dort gepflegt wird), nutze Als gewechselt markieren an der Zeile, oder Alle offenen markieren für die ganze Liste auf einmal. Das ändert kein Passwort. Es hält nur fest, dass du es beim Anbieter neu gesetzt hast.
Über Liste exportieren bekommst du die Zugänge als Tabelle zum Abarbeiten. Passwörter stehen darin nicht, nur was zu tun ist.
Der Bereich braucht das Recht Alle Einträge lesen, weil er eine Auskunft über eine Person ist und nicht über einen Eintrag. Zum Markieren brauchst du zusätzlich das Recht Passwörter wechseln.