DB-Leads bewertet Menschen: Es schätzt ein, ob jemand verkaufen will, und belegt das mit Sätzen aus deinem CRM. Wer so bewertet wird, hat Rechte, und dieses Werkzeug beantwortet sie nicht mit einem Formular an den Support, sondern mit Funktionen, die du selbst bedienst.
Auskunft je Kontakt (Art. 15)
Fragt eine Person, was du über sie gespeichert hast, erstellst du die Antwort aus dem Kontaktmenü heraus.
Kontaktmenü öffnen
In der Schublade über das Drei-Punkte-Menü, in Liste und Board per Rechtsklick auf den Kontakt. Der Eintrag heißt Auskunft erstellen (Art. 15).
Rückfrage bestätigen
Die Rückfrage sagt, was in die Datei kommt und wo sie landet. Erst mit deiner Bestätigung entsteht etwas.
PDF öffnen oder ablegen lassen
Die Auskunft liegt im Dateispeicher unter Tools, DB-Leads, Auskünfte. Die Meldung bietet Öffnen an; die Datei bleibt dort, bis du sie löschst.
Was in der Auskunft steht
Erstellen darf jede Person, die den Kontakt sehen darf. Es gibt kein eigenes Recht dafür: Wer lesen darf, darf herausgeben, was zu lesen ist. Jede Auskunft steht mit Datum, erstellender Person und Datei im Protokoll des Arbeitsbereichs.
KI-Bewertung löschen und sperren (Art. 21)
Widerspricht eine Person der Bewertung, nimmst du sie im Kontaktmenü unter KI-Bewertung löschen und sperren heraus. Das löscht Einschätzung, Zusammenfassung, Persona, Signale, Verkaufsbereitschaft, die Funde und die KI-Objekthinweise. Der Kontakt selbst, sein Verlauf und deine eigenen Einträge bleiben.
Die Sperre gilt für jeden künftigen Scan und für jeden Klick auf „Qualifizieren“: Ein Recht, das ein Klick aushebeln könnte, wäre keines. Du kannst die Bewertung später wieder zulassen; die gelöschte Einschätzung kommt dadurch nicht zurück.
Dieser Eintrag braucht das Löschrecht für DB-Leads, weil hier Daten unwiederbringlich verschwinden.
Aufbewahrungsfrist der Einschätzungen
Unter Einstellungen, DB-Leads steht die Aufbewahrungszeit der Einschätzungen: Vorgabe 24 Monate, einstellbar von 6 bis 60. Die Frist läuft ab dem späteren von letztem Kontakt und Erstellung der Einschätzung. Ein täglicher Lauf löscht, was fällig ist: die Einschätzung samt Punktzahl, die Funde und die KI-Objekthinweise. Kontaktdaten, Verlauf und deine Notizen bleiben.
Ein Kontakt mit gesetzter Phase ist geschützt: Wer in deiner Pipeline steht, wird bearbeitet, und eine laufende Bearbeitung ist kein vergessener Datensatz.
Gelöschte CRM-Kontakte
Löschst du einen Kontakt in onOffice, verschwindet er nach dem nächsten Abgleich auch aus DB-Leads, samt Briefing, Funden, Verlauf und Objekt-Hinweisen. Wie das im Einzelnen läuft und welche Sicherheitsgrenzen dabei gelten, steht auf der Seite onOffice-Import unter „Gelöschte Kontakte gehen mit“.
Rechte im Überblick
Welche Rolle welches Recht trägt, steht auf der Seite Berechtigungen.