Termin-Booking

Der Start in Kürze#

1. Installiere das Tool im Marktplatz und öffne es unter Werkzeuge.
2. Die Einrichtung führt dich in fünf Schritten durch deine Ziele, deinen Kalender und deine Zeiten. Deine Öffnungszeiten aus dem Unternehmensprofil sind vorbefüllt, und zum Abschluss legt das Tool passende erste Terminarten für dich an.
3. Kopiere den Buchungslink einer Terminart und verschicke ihn per E-Mail, in deiner Signatur oder auf Portalen.
4. Buchungen erscheinen im Bereich Termine; du bekommst eine Benachrichtigung, der Gast eine Bestätigung mit Kalender-Einladung (.ics) per E-Mail.

Die Übersicht zeigt dir jederzeit deinen nächsten Termin, die Agenda der kommenden Tage und deine Buchungslinks zum Schnell-Kopieren.

Ausführliche Anleitung: Erste Schritte

Terminarten#

Jede Terminart hat einen eigenen öffentlichen Link (/book/link-name). Einstellbar sind Dauer und Raster, Puffer für die Anfahrt, Mindestvorlauf und Buchungshorizont, das Formular (Telefon, eigene Zusatzfragen) und die Sichtbarkeit. Dazu kommen:

• Objekt-Kopplung: Der Treffpunkt ist automatisch die Objektadresse.
• Open House: Sammeltermine nehmen mehrere Buchungen pro Zeitfenster an, bis dein Teilnehmer-Limit erreicht ist.
• Einmal-Links: Ein Buchungslink, der nach genau einer Buchung erlischt. Ideal für einen konkreten Interessenten, ohne die Terminart öffentlich zu listen.
• Eigene Zeiten: Eine Terminart kann ein eigenes Wochenraster bekommen, unabhängig vom geteilten Zeitplan (zum Beispiel Besichtigungs-Abende nur dienstags und donnerstags).
• Zeiten anbieten: Wähle bis zu fünf freie Zeiten aus und verschicke sie als fertigen E-Mail-Text; jede Zeit ist direkt verlinkt und auf der Buchungsseite vorausgewählt.
• Terminumfragen: Schlage 2 bis 10 Zeiten vor und lass mehrere Personen abstimmen (Passt oder Wenn nötig). Du fixierst am Ende den besten Slot, und alle, die dafür gestimmt haben, bekommen automatisch einen Termin mit Bestätigung und Kalender-Einladung. Ideal für Eigentümer-Familien oder Termine mit mehreren Entscheidern.
• Team-Terminarten: Round-Robin verteilt Termine fair im Team (frei ist eine Zeit, sobald ein Mitglied frei ist), der Gemeinsame Termin bringt mehrere Kolleg:innen gleichzeitig an den Tisch (frei ist nur, was bei allen passt, und der Termin blockt alle). Der Gast bucht das Team; wer den Termin bekommt, steht in der Bestätigung.
• Zur Website hinzufügen: Ein eigenes Fenster mit drei Einbindungs-Varianten für deine Website: Inline-Einbettung (Buchung direkt in der Seite), Popup-Widget (schwebender Knopf) und Popup-Text (Textlink öffnet die Buchung als Fenster). Texte, Farben und Position passt du vor dem Kopieren an; der fertige Code funktioniert ohne weitere Dateien auf jeder Website. Eine verlinkte Demo-Seite zeigt alle drei Varianten live.
• Feinschliff: Sprache der Buchungsseite (Deutsch oder Englisch), Weiterleitung nach der Buchung, Tageslimit pro Terminart, interne Notizen und eine per Ziehen sortierbare Reihenfolge.

Ausführliche Anleitung: Terminarten anlegen und verwalten sowie Terminumfragen

Verfügbarkeit#

Der Bereich Verfügbarkeit ist dein Wochen-Editor: mehrere Zeitfenster pro Tag, Zeiten mit einem Klick auf andere Wochentage kopieren, automatische Speicherung. Dazu kommen:

• Datums-Ausnahmen: Urlaub oder Sondertermine, ganztägig oder mit eigenen Fenstern, auf Wunsch für einen ganzen Zeitraum. Gibt es an einem Tag schon Termine, warnt das Tool.
• Öffnungszeiten übernehmen: Ein Klick holt die Zeiten aus deinem Unternehmensprofil, mit Vorschau vor dem Ersetzen.
• Feiertage: Gesetzliche Feiertage in Deutschland (Bundesland-genau), Österreich und der Schweiz werden auf Wunsch automatisch blockiert.
• Termin-Limits: Maximal so viele Termine pro Tag oder Woche, wie du festlegst, über alle Terminarten hinweg.
• Kalender: Verbinde Google Kalender oder Outlook per Klick mit deinem Konto: belegte Zeiten blocken deine Buchungsseite in Echtzeit, gebuchte Termine landen automatisch in deinem Kalender, und Video-Terminarten bekommen einen Meet- oder Teams-Link. Alternativ funktioniert jeder Kalender (auch iCloud) über die private iCal-Adresse. Über den Abo-Link erscheinen deine Buchungen zusätzlich im eigenen Kalender.

Ausführliche Anleitung: Verfügbarkeit und Kalender

Termine und Kontakte#

Unter Termine findest du alle Buchungen mit Tabs für Anstehend, Vergangen und Abgesagt, Filtern nach Zeitraum, Terminart, Host und Quelle sowie einer Gast-Suche. Ein Klick öffnet alle Details: beide Zeitzonen, Antworten aus dem Formular, Verlauf und interne Notizen. Du kannst Termine selbst eintragen (zum Beispiel nach einem Telefonat), verschieben (der Gast bekommt automatisch die neue Bestätigung), absagen und die aktuelle Ansicht als CSV exportieren.

Der Bereich Kontakte ist die Termin-Sicht auf deinen zentralen Adressbestand, als übersichtliche Tabelle mit E-Mail, Telefon, Anzahl Termine, letztem und nächstem Termin sowie der Quelle. Kontakte aus deinem CRM (zum Beispiel onOffice) tragen ein Abzeichen mit Kundennummer. Filter-Chips zeigen auf Wunsch nur neue Kontakte, Kontakte ohne Termin seit 30 Tagen oder mehrfach gebuchte. Über "+ Kontakt" legst du einzelne Kontakte an oder importierst eine CSV-Datei; bereits vorhandene E-Mail-Adressen werden dabei übersprungen. Gäste, deren E-Mail noch zu keinem Kontakt passt, übernimmst du mit einem Klick oder ordnest sie zu. Damit keine Duplikate entstehen, schlägt das Tool dabei ähnliche Kontakte aus deinem Adressbestand vor. In den Einstellungen kannst du zusätzlich die automatische Kontakt-Anlage aktivieren: Dann legt jede Buchung ohne Kontakt-Treffer automatisch einen neuen Kontakt an, mit Ausnahmen für bestimmte Adressen oder Domains.

Ausführliche Anleitung: Termine-Bereich und Kontakte-Bereich

Workflows#

Unter Workflows steuerst du die Kommunikation rund um Termine: Erinnerungen vor dem Termin, Danke oder Nachfassen danach, Host-Benachrichtigungen bei Buchung und Absage. Ein Workflow besteht aus einem Auslöser, einem Zeitversatz und bis zu fünf Aktionen mit Variablen wie dem Gast-Namen oder der Terminzeit. Neben E-Mails kann eine Aktion auch per WhatsApp an den Gast senden, sobald euer WhatsApp-Bot verbunden ist (Zustellung innerhalb des aktiven 24-Stunden-Gesprächs, wenige Credits pro Nachricht). Acht Vorlagen decken die typischen Fälle ab; ein Zustellprotokoll zeigt jeden Lauf. Die Bestätigungs- und Absage-Mail an Gäste ist fester Bestandteil des Tools und immer aktiv.

Ausführliche Anleitung: Workflows

Routing-Formulare#

Mit Routing stellst du Interessent:innen vor der Terminwahl ein paar Fragen und leitest sie je nach Antwort automatisch weiter: zur passenden Terminart, auf eine Seite deiner Wahl oder zu einer persönlichen Nachricht. Typischer Fall: "Worum geht es?" trennt Verkäufer-Anfragen (Bewertungstermin) von Suchenden (Besichtigung). Der Builder hat drei Tabs: Formular (bis zu 6 Fragen, eine Pflicht-E-Mail-Frage für den Kontakt-Abgleich), Logik (Regeln von oben nach unten, die erste zutreffende gewinnt) und Antworten (alle Einreichungen, gefiltert nach Gebucht oder Ohne Buchung). Buchungen über ein Formular tragen ihre Herkunft im Termin-Detail. Einreichungen ohne Buchung werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Ausführliche Anleitung: Routing-Formulare

Auswertung#

Die Auswertung beantwortet dir drei Fragen: Wie viele Termine kommen rein (Trend über die Zeit), wo geht Zeit verloren (Absagen, No-Shows, Verschiebungen) und wann wird gebucht (beliebte Wochentage und Uhrzeiten). Alles aggregiert, ohne Gast-Namen.

Ausführliche Anleitung: Auswertung

Alle Anleitungen#

Häufige Fragen#

Zeitzonen, Einbetten in die Website, Umbuchen, Sichtbarkeit im Team, Kalender-Verbindung und der Umgang mit Gast-Daten: Fragen und Antworten.

Weitere Sonderfälle und Fehlermeldungen: Fehlerbehebung