Der Bereich Verfügbarkeit entscheidet, welche Zeiten Gäste überhaupt angeboten bekommen. Er hat drei Tabs: Zeitpläne (dein Wochenraster mit Ausnahmen), Kalender (externe Kalender verbinden) und Erweitert (Termin-Limits und Feiertage).
Zeitpläne, Feiertage und Limits bearbeiten kann, wer das Tool konfigurieren darf. Kalender-Verbindungen gelten pro Person: Jedes Team-Mitglied verbindet den eigenen Kalender selbst.
Zeitpläne
Bei der Installation legt das Tool automatisch einen Standard-Zeitplan Arbeitszeiten an: Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr, Zeitzone Europe/Berlin.
Das Wochenraster
- Pro Wochentag mehrere Zeitfenster, maximal 6 Fenster pro Tag (zum Beispiel vormittags, nachmittags und ein Besichtigungs-Abend).
- Die Zeiten eines Tags lassen sich mit einem Klick auf andere Wochentage kopieren.
- Gespeichert wird automatisch: Die Statuszeile zeigt "Gespeichert" oder, bei ungültigen Eingaben, "Fenster prüfen, dann wird gespeichert".
- Ungültige Eingaben werden klar benannt, zum Beispiel "Fenster überlappen sich". Solange ein Fehler angezeigt wird, bleibt der alte Stand aktiv.
Mehrere Zeitpläne und der Standard
Du kannst beliebig viele Zeitpläne anlegen, zum Beispiel "Arbeitszeiten" und "Besichtigungs-Abende". Jede Terminart wählt ihren Zeitplan im Editor; ein Badge am Zeitplan zeigt "Aktiv auf N Terminarten". Das Menü eines Zeitplans bietet Umbenennen, Duplizieren, Als Standard setzen und Löschen. Der Standard-Zeitplan wird neuen Terminarten automatisch zugewiesen.
Öffnungszeiten übernehmen
Öffnungszeiten übernehmen holt die Zeiten aus deinem Unternehmensprofil in den Zeitplan, mit einer Vorschau, bevor etwas ersetzt wird. Praktisch, wenn deine Termin-Zeiten den Bürozeiten entsprechen.
Zeitzone
Jeder Zeitplan hat eine eigene Zeitzone. Das Wochenraster gilt in dieser Zeitzone; "Gäste sehen Zeiten automatisch in ihrer eigenen." Du musst also nie umrechnen, auch nicht bei internationalen Interessent:innen.
Datums-Ausnahmen
Für Urlaub, Messen oder Sondertermine legst du Datums-Ausnahmen an:
- Ganztägig (der Tag ist komplett nicht buchbar) oder mit eigenen Fenstern (nur bestimmte Zeiten buchbar).
- Auch als Zeitraum von bis zu 31 Tagen am Stück, zum Beispiel für den Sommerurlaub.
Kalender
Der Tab Kalender verbindet deine externen Kalender in beide Richtungen: Belegte Zeiten blocken deine Buchungsseite, und gebuchte Termine landen in deinem Kalender.
Google und Outlook per Ein-Klick-Anmeldung
Google Kalender und Outlook verbindest du am einfachsten per Mit Google anmelden beziehungsweise Mit Microsoft anmelden. Danach gilt:
- Belegte Zeiten blocken deine Buchungsseite in Echtzeit.
- Buchungen landen automatisch in deinem Kalender; Absagen und Umbuchungen entfernen oder verschieben den Eintrag.
- Video-Terminarten ohne festen Link bekommen automatisch einen Meet- oder Teams-Link.
Nach erfolgreicher Anmeldung meldet das Tool: "Kalenderkonto verbunden. Belegte Zeiten blocken ab jetzt." Trennen kannst du jederzeit über Kalenderkonto trennen. Erscheint stattdessen "Die Ein-Klick-Anmeldung ist nicht konfiguriert.", nutze den iCal-Weg (siehe Fehlerbehebung).
Jeder andere Kalender per iCal
Jeder Kalender, auch iCloud oder Exchange, funktioniert über seine private iCal-Adresse: Adresse im Kalender-Dienst kopieren, im Tool einfügen, verbinden. Der Verbinden-Dialog enthält Klick-Anleitungen für Google, Outlook und Apple iCloud; jede andere iCal- oder webcal-Adresse geht ebenso.
Feed-Status
Jeder verbundene Kalender-Feed zeigt seinen Status: Aktiv, Fehler, Wartet oder Getrennt. Mit Jetzt synchronisieren stößt du eine sofortige Aktualisierung an. Ist die Synchronisierung länger gestört, zeigt die Tool-Übersicht ein Warn-Banner: "Die Kalender-Synchronisierung ist gestört. Belegte Zeiten werden gerade nicht geblockt."
Export: deine Buchungen abonnieren
Umgekehrt kannst du deine Buchungen als Kalender-Feed abonnieren: Das Tool erzeugt eine geheime Feed-Adresse, die du in Google, Outlook oder Apple Kalender einträgst. "Behandle die Adresse wie ein Passwort." Ist sie versehentlich geteilt, erzeugt Erneuern eine neue Adresse; die alte wird ungültig.
Erweitert
Termin-Limits
Lege fest, wie viele Termine pro Tag und pro Woche eine Person maximal annimmt, über alle Terminarten hinweg. "Leer lassen bedeutet: kein Limit. Zusätzlich gilt weiterhin das Tageslimit einzelner Terminarten." So verhinderst du Tage, die komplett mit Besichtigungen volllaufen.
Feiertage
Ein Master-Schalter aktiviert die Feiertags-Blockierung. Danach wählst du das Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz) und bei Deutschland dein Bundesland, denn Feiertage unterscheiden sich je Bundesland. Das Tool listet die Feiertage der kommenden 12 Monate auf, jeder mit eigenem Schalter: Du kannst einzelne Feiertage gezielt buchbar lassen (zum Beispiel, wenn du an Reformationstag doch Besichtigungen anbietest).
Weiterführend
Zurück zur Übersicht: Termin-Booking. Nächste Seite: Termine. Bei Sync-Problemen: Fehlerbehebung.