Die Einstellungen (/settings/tools/db-leads) sind in fünf Gruppen gegliedert, in der Reihenfolge der Arbeit: erst die Verbindung zum CRM, dann das Finden, dann das Arbeiten mit dem Gefundenen, dann der Zugriff darauf, zuletzt das Seltene. Jeder Bereich hat eine eigene Adresse (/settings/tools/db-leads/<bereich>); die Einstellungen öffnen mit der Verbindung. Feldzuordnungen für Adressen und Objekte verwaltet die zentrale onOffice-Integration unter Einstellungen, Integrationen, onOffice.
Verbindungs-Status und Sync-Auslöser. Eine Feldzuordnung gibt es im Tool nicht mehr: Adress-Felder steuert der zentrale Adress-Abgleich, Objekt-Felder der zentrale Objekt-Abgleich (beides unter Einstellungen, Integrationen, onOffice). Der Lead-Import liest aus dem zentralen Adressbuch und übernimmt die Standard-Felder automatisch. Ausführlich unter onOffice-Import.
Ein Abgleich holt Daten, er bewertet nicht. Wer neue und geänderte Kontakte automatisch einschätzen lassen will, stellt unter Datenbank-Scan den Auto-Scan ein: Der gleicht vor jedem Lauf ab und bewertet danach.
Der Live-Status des Imports: pro Entität Status, Bestand, letzter Abgleich, Fortschrittsbalken und Zeitpunkt. Der Bestand ist die Gesamtzahl, die das Werkzeug heute führt, über alle Läufe hinweg. Der letzte Abgleich zeigt daneben nur, was dieser eine Lauf geändert hat: neu, geändert, unverändert. Nach dem ersten vollständigen Import holt jeder Abgleich nur noch, was sich seit dem letzten Mal geändert hat; ein ruhiger Tag liest sich dann als „Keine Änderungen", während der Bestand unverändert dasteht. Drei Entitäten werden angezeigt:
Adressen → Leads
Der Adress-Import dieses Tools aus dem zentralen Adressbuch.
Aktivitäten → Verlauf
Das komplette onOffice-Maklerbuch aller Nutzer, inklusive E-Mail-Volltexten (Eingang und Ausgang). So kann die KI ganze Verläufe lesen und daraus Personas und Akquise-Signale ableiten. Bei sehr großen Verläufen wird der Bestand alle 15 Minuten neu gezählt; kann er gerade nicht gezählt werden, steht ein Punkt statt einer Zahl.
Immobilien → Objekte
Der zentrale Objekt-Sync der Plattform. Hier nur Status und Link, kein zweiter Import. Die KI nutzt die Objekte als Bezug für Aktivitäten.
Während ein Abgleich läuft, drehen sich die Pfeile auf dem Knopf, und ein Kasten nennt Phase, Fortschritt und Restzeit. Ist er fertig, meldet sich eine kurze Bestätigung mit dem Ergebnis, auch wenn der Lauf nur Sekunden gebraucht hat. Fehlgeschlagene Datensätze erscheinen mit externer ID und Grund. Darunter zeigt „Synchronisierte Datenbankfelder", wie viele Felder aktiv sind; beide Einträge verlinken in die zentrale onOffice-Integration.
Wie aktuell der letzte Kontakt sein muss, damit ein Kontakt analysiert und ein Fund angezeigt wird. 1 bis 15 Jahre, Standard 5. Ohne jeden Kontakt zählt das Anlagedatum. Änderungen wirken sofort auf die Funde-Anzeige: Funde werden ein- oder ausgeblendet, nie gelöscht.
Signal-Keywords
Begriffe, auf die der Prefilter Aktivitäts-Texte prüft, als Chips pflegbar. Standard: Folgeauftrag, verkaufen, Erbe, geerbt, Scheidung, Umzug, Bewertung, Marktwert, Alleinauftrag, zu groß, Eigentümer. Treffer priorisieren die Analyse-Reihenfolge und fließen als Kontext in die KI („Achte zusätzlich auf: …").
Auto-Scan
Aus, täglich, wöchentlich oder monatlich. Aktiviert startet die Plattform selbstständig Datenbank-Scans im Hintergrund. Jeder automatische Lauf gleicht vorher mit onOffice ab und bewertet danach nur die Kontakte, bei denen sich seit der letzten Einschätzung etwas getan hat. Täglich ist der empfohlene Takt: Dein Bestand bleibt so ohne Zutun aktuell, und ein Lauf kostet einen Bruchteil eines Voll-Scans.
KI-Limit pro Lauf
Optional: maximale Zahl an KI-Analysen pro Scan. Standard ist kein Limit: Ein Lauf arbeitet die ganze Datenbank in Etappen ab (die Analysen sind im Add-on enthalten). Mit Limit endet der Lauf sauber am Limit; der nächste Scan macht weiter.
Gewichte automatisch anpassen
Der Scan lernt aus deinen Entscheidungen zu Funden, welche Signale in deinem Bestand wirklich zählen, und gewichtet sie beim nächsten Lauf entsprechend. Aus heißt: feste Gewichte.
Archivierte Kontakte einbeziehen
Standard aus, archivierte Kontakte werden nicht gescannt.
Ein von Hand gestarteter Scan unter Funde macht dasselbe wie der automatische: erst abgleichen, dann bewerten. Der Start antwortet sofort; Abgleich und Bewertung laufen im Hintergrund, und die ersten Funde erscheinen innerhalb von Sekunden.
Das Herz der Akquise-Konfiguration. Jeder Parameter (Kunden-Personas, Kontaktarten, Akquise-Signale, Verkaufsbereitschaft, Zusammenfassung) ist ein Mapping zwischen KI-Taxonomie und einem onOffice-Feld:
onOffice-Feld
Pro Parameter das Feld im onOffice-Adressdatensatz (Auswahl mit allen Feldern deines Kontos). Aus dessen Optionswerten speist sich die Spalte onOffice-Wert; dorthin schreibt die KI das Ergebnis. Bei „Zuletzt aktualisiert" stehen nur Datumsfelder zur Wahl, weil ein Datum in einem Textfeld in onOffice nicht als Datum ankommt.
Verbindungs-Anzeige
Unter jedem Feld und jedem einzelnen Wert steht, ob er wirklich mit deinem onOffice verbunden ist, ob dein onOffice ihn nicht kennt oder ob noch nichts gewählt ist. Ohne verbundenes onOffice gibt es nichts zu prüfen, und die Anzeige sagt genau das, statt eine Verbindung zu behaupten.
Felder automatisch zuordnen
Sucht zu jedem Parameter und jedem Wert den passenden Eintrag in deinem onOffice und trägt ihn ein. Kleine Abweichungen in der Schreibweise werden dabei ausgeglichen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, bleibt leer und wird benannt, statt geraten zu werden. Zuordnungen, die du selbst gesetzt hast, bleiben unverändert.
Werte-Tabelle
Pro Wert: Label (interne Bezeichnung für die KI), AI-Beschreibung (woran die KI den Wert erkennt), onOffice-Wert (Option im gemappten Feld), Aktiv-Schalter und Löschen. Eigene Werte über „Eigenen Wert hinzufügen". Der Sentinel-Wert „Kein Signal" ist fest: Er wird gesetzt, wenn kein anderer Wert belegt ist.
Zusammenfassung (Text)
Statt Werten eine AI-Anweisung, wie die KI die Zusammenfassung formuliert (Standard mit „Information Diet": nur belegte Fakten). „Standard wiederherstellen" setzt sie zurück.
Akquise Status
Das onOffice-Feld, in das nach der Qualifizierung der Name der Pipeline-Phase geschrieben wird (z.B. „Kontaktversuch", „Follow Up"). Schalter aus = wird nicht geschrieben.
Zuletzt aktualisiert
Das Datumsfeld, in das der Tag der letzten KI-Einschätzung geschrieben wird. In onOffice siehst du damit auf einen Blick, ob die Einschätzung noch zu den jüngsten Aktivitäten passt.
Kontaktarten ausschließen
Kontaktarten, die nicht qualifiziert werden. Der Ausschluss gilt auch für den Prefilter des Datenbank-Scans. Diese Kontakte erscheinen zusätzlich nicht mehr in Liste, Board, Zählungen und CSV-Export. Ausnahme: Ein Kontakt mit gesetzter Phase bleibt sichtbar, damit laufende Vorgänge nicht verschwinden. In der Listenansicht blendest du die übrigen mit dem Filter „Ausgeschlossene Kontaktarten" bei Bedarf wieder ein.
Einschätzung ins Maklerbuch schreiben
Statt (oder zusätzlich zu) dem Feld „Zuletzt aktualisiert" entsteht nach jeder Qualifizierung eine Zeile im Verlauf des Kontakts in onOffice. Vorgabe: aus. Mehr dazu unten.
Kontext-Filter
Aktivitäten, die als Kontext in die Qualifizierung einfließen (Aktionsart, Richtung, Merkmal, Label).
Der Schalter ist standardmäßig aus, und beide Seiten sind es wert, dass du sie kennst.
Dafür spricht: Es braucht kein eigens angelegtes Feld. Die Zeile entsteht im Verlauf des Kontakts, mit Einschätzung und kurzer Begründung, und die Historie bleibt erhalten, statt bei jeder neuen Einschätzung überschrieben zu werden. Auf einem Konto ohne verbundene Felder ist das der einzige Weg, überhaupt etwas in onOffice sichtbar zu machen.
Dagegen spricht: Der Verlauf des Kontakts füllt sich, und manche Büros lesen dort täglich mit. Was einmal im Maklerbuch steht, bekommst du über die Schnittstelle nicht wieder heraus.
Unter dem Schalter stellst du die Aktionsart ein, unter der die Zeile erscheint. Vorgabe ist „Notiz", weil es die in praktisch jedem Konto gibt und sie keinen Anruf und keinen Termin behauptet, den es nicht gab. Kennt dein onOffice die eingestellte Art nicht, wird nichts geschrieben, und der Grund steht im Verlauf des Kontakts bei uns unter System. Diese Zeile schreibt der Scan; im Maklerbuch steht sie deshalb unter dem API-Benutzer, nicht unter einem Mitglied.
„Felder automatisch zuordnen" findet nur, was in deinem onOffice schon existiert. Wenn dort noch keine Felder für die Ergebnisse angelegt sind, hilft der Abschnitt „Felder in onOffice anlegen" direkt darunter weiter. Er nennt für jedes Feld den Namen zum Kopieren, die richtige Feldart und alle Auswahlwerte als Block zum Übernehmen. Ein Klick auf „Jetzt prüfen" holt deine Feldliste frisch aus onOffice und sagt pro Feld, ob es steht, ob die Feldart nicht passt oder welche Auswahlwerte noch fehlen.
Anlegen musst du die Felder selbst, in onOffice unter Extras, Einstellungen, Administration, Eingabefelder. Die onOffice-Schnittstelle darf Felder lesen, aber nicht anlegen; das geht nur in der Administration und nur mit Administrator-Rechten.
REOS AI (Plattform-KI, kein Setup nötig) oder eigener Provider-Key (BYOK, ab Max-Plan). Datenbank-Scans sind im DB-Leads-Add-on enthalten; Einzel-Briefings laufen über dein Credit-Guthaben, bei BYOK direkt über deinen Provider. Details im Kosten und Add-on.
Phasen-Automatik
Automatisch, vorschlagen oder aus (Standard: aus). Diese Einstellung steuert, ob der Akquise-Agent Leads eigenständig in die abgeleitete Phase verschiebt.
Den früheren Schalter „Neue Leads automatisch qualifizieren" gibt es nicht mehr. Er ließ auf jeden Abgleich einen Scan folgen, und diese Reihenfolge war falsch herum. Dieselbe Wirkung, nur in der richtigen Reihenfolge, hat der Auto-Scan unter Datenbank-Scan: erst abgleichen, dann bewerten.
Verhaltens-Einstellungen, die über einzelne Features hinausgehen:
Betreuer-Rückschreibung
Das onOffice-Feld, in das die zugewiesene Betreuer:in zurückgeschrieben wird (z. B. ID). Geschrieben wird der onOffice-Benutzername, der dem Mitglied unter Einstellungen, Integrationen, onOffice zugeordnet ist; ohne Zuordnung bleibt das Feld in onOffice unverändert. Leer = keine Rückschreibung.
Notizen ins Maklerbuch
Die Vorgabe des Schalters im Notiz-Fenster: Ob eine Notiz aus der Kontakt-Schublade, ein Ausgang des Durcharbeitens und die Begründung zur Verkaufsbereitschaft auch ins onOffice-Maklerbuch gehen, dazu Aktionsart und Aktionstyp der Zeile. Jede Notiz lässt sich im Fenster einzeln anders entscheiden. Im Maklerbuch steht die Zeile unter dem onOffice-Benutzer, der dir zugeordnet ist; ohne Zuordnung unter dem API-Benutzer. Schlägt die Übertragung fehl, bleibt die Notiz im Werkzeug erhalten und lässt sich an der Zeile erneut anstoßen.
Einschätzungen aufbewahren
Nach wie vielen Monaten das Tool löscht, was die KI über einen Kontakt errechnet hat: Einschätzung, Zusammenfassung, Persona, Signale, Verkaufsbereitschaft, die Funde dazu und die KI-Objekthinweise. Vorgabe 24 Monate, einstellbar zwischen 6 und 60. Kontaktdaten und Verlauf bleiben (die gehören deinem CRM), ebenso Objekthinweise, die du selbst eingetragen oder bestätigt hast. Gezählt wird ab dem späteren von letztem Kontakt und Erstellung der Einschätzung; Kontakte mit gesetzter Phase sind ausgenommen. Der Lauf arbeitet täglich.
Warteschlange
Zeitsperre für die geteilte Warteschlange: Wer unter Funde auf „Nächster Fund" klickt, bekommt den obersten freien Fund, und für die eingestellte Dauer wird er niemand anderem als nächster angeboten. Sichtbar und bearbeitbar bleibt er für alle. 0 = aus: Es wird weiter vergeben, aber nichts reserviert. Siehe Datenbank-Scan.
Lead-Import
Eingehende Portal-Anfragen automatisch in den Pool holen, erkannt an der Objektherkunft. Diese Option richtet sich an neue Anfragen und gehört konzeptionell zum geplanten Anfragen-Tool. Fürs Eigentümer-Mining brauchst du sie nicht. Wirkt noch nicht: Deine Auswahl wird gespeichert, übernommen wird noch nichts.
Phasen und Disqualifizierungs-Gründe pflegen. Beide Listen sind umsortierbar (Pfeile) und inline bearbeitbar (Stift): bei Phasen Name und Status, bei Gründen der Name. Neue Phasen bekommen einen Status-Typ (Nicht begonnen, In Arbeit, Qualifiziert, Disqualifiziert), der Zeitstempel und Board-Verhalten steuert.
Das Wenn-Dann-Regelwerk: Auslöser, Bedingungen und bis zu fünf Aktionen je Regel, dazu das Protokoll jeder Ausführung. Hier legst du Regeln an, schaltest sie scharf und wendest sie auf den Bestand an. Der Bereich hat eine eigene Seite: Regeln.
Wer sieht zusätzlich wessen Kontakte. Eine Freigabe wirkt nur bei Rollen, die auf die eigenen Kontakte eingeschränkt sind (das Recht „nur zugewiesene Kontakte"); wer ohnehin alles sieht, braucht keine. Du wählst die Person, die sehen soll, die Kollegin, deren Kontakte gemeint sind, und kannst eine Notiz dazu hinterlegen, etwa den Grund oder die Dauer der Vertretung. Jede Freigabe lässt sich einzeln zurücknehmen; danach sieht die Person die Kontakte sofort nicht mehr.
Für diesen Bereich gilt ein eigenes Recht, unabhängig davon, wer das Werkzeug einrichten darf: Wer Einstellungen pflegen darf, darf deswegen noch nicht umverteilen, wer wessen Kundendaten sieht. Details unter Berechtigungen.
Alles, was man selten braucht und nur findet, wenn man es sucht. Zwei Abschnitte:
Selten gebraucht
Der Voll-Scan bewertet den gesamten Bestand neu, verbraucht einen Lauf aus dem Monatskontingent des Add-ons und gleicht vorher mit onOffice ab; der Stand des Kontingents steht daneben. Die Komplett-Synchronisierung liest Adressen und Aktivitäten vollständig neu aus onOffice, dauert bei großem Bestand Stunden und ist einmal am Tag möglich. Bei beidem geht nichts verloren; Funde, Einschätzungen und Pipeline-Zuordnung bleiben.
Zurücksetzen und Löschen
Hier wird verworfen, was DB-Leads selbst errechnet hat, in Stufen: nur die Funde, die KI-Einschätzungen samt Funden, die Pipeline-Zuordnung, oder alles zusammen „wie frisch verbunden". Jede Stufe nennt vorher, was verschwindet, was bleibt und wie viele Datensätze betroffen sind. Deine Kontakte und ihr Verlauf kommen aus onOffice und werden von keiner Aktion auf dieser Seite angefasst; Einstellungen, Phasen, Gründe und die Verbindung bleiben ebenfalls. Die Scan-Historie bleibt immer stehen, weil an ihr das Monatskontingent hängt.
Jede Karte erscheint nur, wenn du das jeweilige Recht hast; das Zurücksetzen trägt ein eigenes. Ausführlich unter Zurücksetzen.
