Für die Tiefenarbeit an einem Kontakt klappst du den Lead in eine eigene Seite aus: alles, was die Plattform über ihn weiß, plus ein KI-Assistent, der direkt mit diesem Lead arbeitet. Der natürliche nächste Schritt, nachdem du einen Fund aus dem Datenbank-Scan angenommen hast.
Öffne einen Lead (Klick im Board, in der Liste oder aus einem Fund heraus). In der Kopfzeile der Seitenleiste klappst du ihn über das Ausklappen-Symbol in einen neuen Tab aus, die volle Kundenansicht.
Name, Kontaktart, Ort und die wichtigsten Marker (Verkaufsbereitschaft, Phase, Betreuer:in) auf einen Blick.
Eigentum
Was über die Immobilien dieser Person bekannt ist: Anschrift, Art, Größe und Baujahr, jeweils mit dem Satz, aus dem es stammt. Siehe Eigentum.
KI-Briefing
Das strukturierte Briefing (Verkäufer-Signale mit Beleg-Zitat, Verkaufsbereitschaft, Kernfakten, nächster Schritt, Opener), oder die Möglichkeit, es hier zu erstellen.
Pipeline & Zuweisung
Phase wechseln, Betreuer:in setzen, disqualifizieren, alles direkt inline.
Notiz & Verlauf
Ergebnisse festhalten und die vollständige Aktivitäts-Timeline sehen: dieselben Aktivitäten, aus denen der Scan seine Signale zieht.
Rechts läuft der Plattform-Assistent, dieselbe Eingabeleiste und derselbe Chat wie unter /agent, aber gebunden an genau diesen Lead. Beim Öffnen startet automatisch eine eigene Session für den Kontakt, und das komplette Lead-Dossier (Kontakt, Briefing, Signale, Verlauf, bekannte Immobilien) wird als Kontext angehängt.
1
Einfach fragen
Du tippst, was du brauchst: „Schreib einen Opener, der den erwähnten Folgeauftrag aufgreift“, „Formuliere eine Absage höflich“, „Was ist der beste nächste Schritt?“.
2
Die KI kennt den Lead
Weil das Dossier angehängt ist, antwortet die KI mit den echten Fakten dieses Leads, ohne dass du sie noch einmal eintippst.
3
Eigene Anhänge
Über die Büroklammer hängst du zusätzlich Text- oder Markdown-Dateien an (z. B. ein Exposé), die die KI mitliest.
Im Drei-Punkte-Menü neben dem Briefing-Knopf liegen die Aktionen, die nur diesen einen Kontakt betreffen. Vorher ging vieles davon nur für die ganze Datenbank auf einmal.
Synchronisieren
Gleicht in beide Richtungen ab: Holt Stammdaten und den kompletten Verlauf samt E-Mail-Volltexten aus onOffice und schreibt anschließend die Qualifizierungs-Felder zurück. Sinnvoll direkt vor einer Einschätzung, damit die KI den aktuellen Stand liest. Die Rückmeldung nennt beide Richtungen, auch wenn es nichts zu tun gab. Alle 30 Sekunden je Kontakt möglich.
Neu qualifizieren
Der ganze Durchlauf in einem Schritt: abgleichen, analysieren, Pipeline-Phase setzen und das Ergebnis nach onOffice schreiben. Der Knopf unten zeigt dabei, welcher Schritt gerade läuft.
In onOffice öffnen
Springt direkt zum Adressdatensatz in onOffice.
Opener kopieren
Legt die fertige Einstiegsnachricht in die Zwischenablage.
Vom Scan ausschließen
Nimmt diese eine Person aus künftigen Scans, wenn sie mehrfach klargemacht hat, dass sie nicht verkauft. Der Kontakt bleibt in Liste und Board, er wird nur nicht mehr analysiert und nicht mehr vorgeschlagen. Jederzeit zurücknehmbar.
KI-Bewertung löschen und sperren
Für den Fall, dass eine Person der Bewertung widerspricht. Löscht alles, was die KI über sie errechnet hat (Einschätzung, Zusammenfassung, Persona, Signale, Verkaufsbereitschaft, Funde, KI-Objekthinweise) und verhindert, dass ein Scan sie neu erstellt. Der Kontakt selbst, sein Verlauf und deine eigenen Einträge bleiben. Das ist etwas anderes als „Vom Scan ausschließen“: Das ist deine Entscheidung und mit einem Klick zurückgenommen, dies ist das Verlangen der betroffenen Person. Wieder zulassen kannst du es, die gelöschte Einschätzung kommt dabei aber nicht zurück. Braucht das Recht zum Löschen von Kontakten.
Wiedervorlage
Für den Fall "interessant, aber jetzt nicht": in einer Woche, 1, 3, 6 Monaten, einem Jahr oder an einem Tag deiner Wahl. Daraus entsteht eine echte Aufgabe mit dem Namen des Kontakts. Sie steht unter Aufgaben, sie steht in onOffice, und wer sie dort abhakt, hat sie auch hier erledigt. Am Stichtag bekommst du eine Benachrichtigung, entweder du als eingetragene Betreuung oder sonst die Inhaberin des Arbeitsbereichs.
Wenn du nicht einen Kontakt bearbeitest, sondern vierzig, ist die Schublade der falsche Weg: Suchen, öffnen, schließen, wieder suchen kostet mehr Handgriffe als die Arbeit selbst. Dafür gibt es das Durcharbeiten, der aus der sichtbaren Liste eine Warteschlange macht.
Der Reiter Wiedervorlagen zeigt alle zurückgestellten Kontakte, gruppiert nach überfällig, heute, diese Woche und später. Ein Klick öffnet den Kontakt.
Abhaken kannst du dort bewusst nicht. Die Wiedervorlage ist dieselbe Aufgabe, die auch unter Aufgaben und in onOffice steht; wenn du sie an zwei Stellen erledigen könntest, könntest du sie auch an zwei Stellen unterschiedlich erledigen. Gesetzt wird sie am Kontakt, erledigt unter Aufgaben oder in onOffice.
Der Verlauf hat zwei Bereiche. Unter Aktivitäten steht der echte Austausch mit der Person: E-Mails, Telefonate, Termine, Notizen und Bemerkungen aus onOffice. Unter System steht, was das Tool selbst protokolliert hat: Abgleiche, KI-Läufe, Phasenwechsel und Fehlermeldungen.
Hast du eine Notiz an den falschen Kontakt geschrieben oder etwas festgehalten, das nicht stimmt, steht an deinen eigenen Einträgen Zurücknehmen.
Die Zeile verschwindet aus dem Verlauf, und die Rücknahme gilt sofort, sobald du bestätigt hast. Sie wartet nicht darauf, dass das CRM antwortet. Das ist der Unterschied zu früher: Bis Anfang September blieb der Knopf so lange auf „Wird zurückgenommen“ stehen, wie onOffice brauchte, und bei einer Störung dort war die Notiz am Ende gar nicht zurückgenommen.
Zurücknehmen kannst du nur, was in diesem Werkzeug entstanden ist. Ein aus onOffice importierter Eintrag bleibt unantastbar. Den hat eine Kollegin in ihrem CRM geschrieben, und ihn von hier aus zu überschreiben hieße, in den Verlauf eines fremden Systems zu greifen. Korrigieren lässt er sich dort, wo er entstanden ist.
