Workflows verschicken die richtigen Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass du daran denken musst: Erinnerungen vor dem Termin, Danke danach, Nachfassen bei No-Shows. Einmal eingerichtet, arbeiten sie für jede passende Buchung.
Workflows anlegen und bearbeiten kann, wer das Tool konfigurieren darf. Pro Workspace sind bis zu 20 Workflows möglich.
Aufbau eines Workflows
Ein Workflow besteht aus Auslöser, Zeitversatz, Geltungsbereich und Aktionen:
Beim Schreiben hilft eine Live-Vorschau mit Beispieldaten, und Test an mich senden schickt dir die Nachricht selbst, bevor echte Gäste sie bekommen.
Variablen
In Betreff und Text setzt du Variablen-Chips ein, die beim Versand mit den echten Daten gefüllt werden:
| Variable | Inhalt |
|---|---|
guest_name | Name des Gasts |
guest_email | E-Mail-Adresse des Gasts |
guest_phone | Telefonnummer des Gasts (falls abgefragt) |
host_name | Name der Gastgeber:in |
event_name | Name der Terminart |
starts_at | Datum und Uhrzeit des Termins |
location | Ort beziehungsweise Treffpunkt |
company_name | Name deines Unternehmens |
Unbekannte Variablen blockieren das Speichern, damit nie eine kaputte Nachricht rausgeht.
Die acht Vorlagen
Statt bei null zu starten, wählst du eine Vorlage und passt sie an:
- Erinnerung an den Gast
- Erinnerung an den Host
- Danke nach dem Termin
- Absage-Info an den Host
- Nachfassen nach dem Termin
- No-Show-Reaktivierung
- Termin-Rückbestätigung
- Unterlagen vorab senden
System-Workflows
Einige Nachrichten sind fester Bestandteil des Tools und in der Liste mit dem Abzeichen System markiert: die Buchungs-Bestätigung, die Absage-Mail und eine gegebenenfalls aus früheren Versionen migrierte 24-Stunden-Erinnerung. System-Workflows sind sichtbar, aber fest: Sie haben keinen Schalter und lassen sich nicht abschalten. So ist garantiert, dass jeder Gast immer eine Bestätigung bekommt.
WhatsApp-Kanal
Eine Aktion kann per WhatsApp an den Gast senden, sobald der WhatsApp-Bot deines Workspace verbunden ist. Die Regeln:
- Zustellung nur im aktiven 24-Stunden-Gesprächsfenster (der Gast hat euch innerhalb der letzten 24 Stunden auf WhatsApp geschrieben) und nur, wenn eine Telefonnummer vorliegt. Ist eine Bedingung nicht erfüllt, wird der Lauf im Protokoll als übersprungen markiert, mit Klartext-Grund wie "Gast ohne Telefonnummer".
- Nachrichten sind auf 1000 Zeichen begrenzt.
- Jede zugestellte WhatsApp-Nachricht kostet wenige Credits, still im Hintergrund abgebucht. Wird nicht zugestellt, werden keine Credits fällig.
- Reicht das Guthaben nicht, endet der Lauf als Fehlgeschlagen mit dem Grund "Credit-Guthaben reicht nicht für den WhatsApp-Versand". Nach dem Aufladen stößt Erneut senden den Versand an.
Zustellprotokoll
Das Protokoll zeigt jeden Lauf der letzten 90 Tage mit Status Geplant, Gesendet, Fehlgeschlagen oder Übersprungen. Übersprungene Läufe nennen ihren Grund im Klartext, zum Beispiel:
- "Termin abgesagt" (eine Erinnerung für einen abgesagten Termin wird verworfen)
- "Umbuchung, keine Absage-Nachricht" (Absage-Workflows überspringen Umbuchungen bewusst)
- "Zeitpunkt verpasst" (der geplante Sendezeitpunkt lag beim Anlegen schon in der Vergangenheit)
- "Buchung war frisch, Bestätigung reicht" (keine Erinnerung direkt nach der Buchung)
Weiterführend
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