Der Datenbank-Scan ist das Kernfeature von DB-Leads: Er durchforstet alle importierten Kontakte samt Aktivitäts-Historie nach Verkäufer-Signalen und legt belegte Funde in die Review-Inbox. Das Prinzip: alles durchforsten, gezielt analysieren, gefiltert ausweisen.
Scan starten
Auf der Tool-Seite startest du den Lauf über den Button Datenbank-Scan. Dafür brauchst du die Berechtigung „DB-Leads scannen“ (db-leads.scan). Der Scan läuft im Hintergrund. Du kannst normal weiterarbeiten und siehst Fortschritt und Statistik live auf der Tool-Seite.
Die zwei Stufen
Stufe 1: Prefilter (deterministisch, kostenlos)
Der Prefilter prüft jeden Kontakt, hier entstehen keine KI-Kosten:
Stufe 2: KI-Tiefenanalyse (pro Kandidat)
Für jeden Kandidaten aus dem Prefilter erstellt die KI ein strukturiertes Briefing: Verkäufer-Signale, Verkaufsbereitschaft, Zusammenfassung, nächster Schritt. Jede Aussage trägt einen Beleg: ein Zitat aus einer konkreten Aktivität mit Datum. Ohne Beleg wird ein Signal verworfen.
Den Schwerpunkt legt die Analyse auf deine Korrespondenz: E-Mail-Texte und Gesprächsnotizen aus Telefonaten werden vollständig gelesen. Dort stehen die beiläufigen Sätze, aus denen sich ein Verkauf ankündigt, und dort schaut im Alltag niemand ein zweites Mal hin.
Aus derselben Lektüre entstehen die Objekt-Hinweise: Welche Immobilien der Person gehören, wo sie stehen, wie groß sie sind, wann sie gebaut wurden. Sie stehen am Kontakt im Bereich Eigentum, jeweils mit dem Satz, aus dem sie stammen. Das ist in dieser Phase die einzige Quelle dafür, denn vor dem Auftrag liegt die Immobilie in keinem Datensatz. Siehe Eigentum.
Woher ein Hinweis stammt
Zu jedem Signal hält der Scan fest, worauf es beruht. Das steht auch an jedem Fund, damit du in einer Sekunde siehst, ob sich ein Anruf lohnt:
Ein Fund braucht mindestens einen Beleg aus dem Verlauf. Der Grund: Was ausschließlich in deinen eigenen Feldern steht, weißt du bereits. Die Funde-Ansicht ist eine Arbeitsliste für Neues, keine zweite Ansicht deiner Stammdaten. Das Briefing bleibt in jedem Fall am Kontakt, es wandert nur nicht in die Liste.
Das Alter zählt mit. Bemerkungen sind inhaltlich das Wertvollste in deiner Datenbank und oft mehrere Jahre alt. Ein Hinweis aus dem letzten Jahr wiegt deshalb schwerer als derselbe Satz von 2019. Alte Hinweise verschwinden nicht, sie landen im untersten Band. Bei einem CRM-Feld ist das Datum unbekannt: du weißt, was der Stand ist, aber nicht, seit wann.
Verkäufer-Score & Bänder
Aus den belegten Signalen berechnet das Tool deterministisch einen Verkäufer-Score von 0 bis 100. Kein Modell entscheidet, gleiche Signale ergeben immer denselben Score:
Ein einzelnes, klar belegtes Kernsignal aus dem Verlauf reicht für einen Fund. Das ist Absicht: Die Inbox kostet dich einen Blick, ein übersehener Verkaufsauftrag kostet eine Provision.
Empfindlichkeit einstellen
Ab wann ein Kontakt als Fund erscheint, stellst du selbst ein: unter Einstellungen, Datenbank-Scan, im Bereich Empfindlichkeit. Niedriger heißt mehr Funde und mehr Arbeit, höher heißt weniger und dafür die klareren Fälle. Ein gepflegter Bestand verträgt eine höhere Einstellung als ein über zwanzig Jahre gewachsener.
Neben dem Regler steht, was die Einstellung am letzten Lauf bewirkt hätte, zum Beispiel "bei dieser Einstellung wären es 47 Funde gewesen statt 12". Das kostet keinen neuen Scan: Gerechnet wird auf den Kontakten, die bereits bewertet wurden.
Auswertung: was aus den Funden wurde
Unter demselben Reiter steht, was aus deinen Funden geworden ist: wie viele du angenommen hast, wie viele davon zu einem Erfolg wurden, und welche Signale bei dir wirklich tragen. Wenn "Lebensereignis" bei dir in drei von vier Fällen zum Termin führt und "Reaktion" in keinem, weißt du, worauf du schauen musst.
Was als Erfolg zählt, bestimmst du. Unter Einstellungen, Pipeline, kannst du jede Phase als Erfolg kennzeichnen. Beim einen Büro ist das "Termin vereinbart", beim nächsten erst "Auftrag erteilt". Erreicht ein Kontakt nach einem angenommenen Fund eine solche Phase, wird das automatisch beim Fund vermerkt. Du musst nichts nachtragen.
Darunter steht, warum du Funde verworfen hast. Häuft sich ein Grund, liegt das selten an dir: Meist schlägt der Scan zu breit vor. Erklärt ein Grund fast jeden vierten verworfenen Fund, schlägt das Tool dir eine strengere Empfindlichkeit vor. Vorgeschlagen, nie automatisch geändert.
Aus den Ergebnissen lernen
Wenn du magst, passt das Tool die Bewertung selbst an: Signale, die in deinem Haus häufiger zum Auftrag führen, wiegen mit der Zeit schwerer, Signale mit wenig Ertrag wiegen leichter. Der Schalter dafür steht unter Einstellungen · Datenbank-Scan, und er ist ausgeschaltet, bis du ihn einschaltest.
So läuft es ab:
In der Auswertung steht unter Wie sich die Bewertung angepasst hat jede Änderung mit Datum, Richtung und Begründung, samt der Zahlen, aus denen sie folgte. Ein Klick auf Zurücksetzen stellt alle Gewichte auf ihre Ausgangswerte; der Verlauf bleibt stehen, damit nachvollziehbar bleibt, was vorher galt.
Schaltest du den Schalter aus, bleiben die Gewichte auf ihrem aktuellen Stand stehen. Ausschalten und Zurücksetzen sind zwei verschiedene Dinge.
Der Lauf im Hintergrund
Während des Scans zeigt die Tool-Seite den Live-Status mit vier Zahlen: geprüft, analysiert, Funde und außerhalb des Zeitfensters, zum Beispiel „3.482 geprüft · 214 analysiert · 12 Funde · 1.240 außerhalb des Zeitfensters (5 Jahre)“.
Was ist enthalten?
Der Datenbank-Scan ist Teil des DB-Leads-Add-ons:
Funde prüfen
Neben Board und Liste gibt es die Ansicht Funde, die Review-Inbox des Scans. Jeder Fund zeigt Score, Band, die Signale mit Beleg-Zitaten und einen Einzeiler. Drei Aktionen:
Pro Lead gibt es höchstens einen offenen Fund: Neue Scans aktualisieren Score und Signale des offenen Funds, statt die Inbox zu fluten.
Zu mehreren arbeiten: „Nächster Fund"
Über der Liste steht Nächster Fund. Ein Klick übernimmt den obersten freien Fund, öffnet den Kontakt und reserviert ihn für die Zeitsperre aus Einstellungen → Allgemein → Warteschlange. Solange sie läuft, bekommt niemand sonst diesen Fund als nächsten angeboten. Wer gleichzeitig klickt, bekommt den darunter, nie denselben.
Reserviert heißt nicht gesperrt. Der Fund bleibt in Liste, Board und Suche sichtbar, und jede Kollegin mit der Berechtigung zum Qualifizieren kann ihn trotzdem annehmen, verwerfen oder zurückstellen. An der Zeile steht dann, wer ihn hält und bis wann. Die Zeitsperre ist eine Absprache, kein Riegel.
Drei Dinge geben einen Fund wieder frei: die Entscheidung darüber, das Ablaufen der Zeitsperre, und die Einstellung 0 (dann wird weiter vergeben, aber nichts reserviert). Wer den Tab schließt, muss nichts freigeben.
Auch am Kontakt sichtbar. Auf dem Board und in der Liste trägt ein reservierter Kontakt eine kleine Marke mit dem Vornamen und der Uhrzeit, bis zu der die Reservierung läuft. Arbeiten mehrere an demselben Kontakt (er kann mehrere Funde haben), steht das ebenfalls dort. Die Marke verschwindet von selbst, sobald die Zeit abgelaufen ist. Auch hier gilt: Der Kontakt lässt sich öffnen und bearbeiten wie jeder andere.
Das Zeitfenster (X Jahre)
Das Zeitfenster unter Einstellungen → Datenbank-Scan steuert, was der Scan analysiert und was die Inbox zeigt:
- Angezeigt werden nur Funde, deren Lead einen letzten Kontakt innerhalb des Fensters hat. Änderst du das Fenster, passt sich die Anzeige sofort an: Funde werden ein- oder ausgeblendet, nie gelöscht.
- Kontakte außerhalb des Fensters werden im Scan gezählt, aber nicht analysiert. Du siehst also, wie viel Potenzial außerhalb liegt. Drehst du das Fenster hoch, sind diese Kontakte beim nächsten Scan automatisch Kandidaten.