Fehlerbehebung
Häufige Fragen und Lösungen rund um DB-Leads: Datenbank-Scan, Sync-Probleme, KI-Briefings, Berechtigungen und Datenschutz.
Die häufigsten Fragen und was zu tun ist, wenn etwas nicht wie erwartet läuft.
Datenbank-Scan#
Der Scan findet nichts.
Drei Stellschrauben prüfen. (1) Zeitfenster: Liegt der letzte Kontakt deiner Bestandskontakte länger zurück als das eingestellte Fenster (Standard 5 Jahre), wird nicht analysiert; die Scan-Statistik zeigt, wie viele Kontakte außerhalb liegen. Fenster unter Einstellungen → Datenbank-Scan erhöhen. (2) Signal-Keywords: Zu enge oder untypische Keywords verschieben die Priorisierung; die Standard-Liste ist ein guter Start. (3) Ausgeschlossene Kontaktarten: Was unter Einstellungen → Qualifizierung ausgeschlossen ist, überspringt auch der Scan. Und noch eins: Der Scan liest Aktivitäten. Ohne importierte Aktivitäts-Historie gibt es wenig zu finden (Synchronisierung-Tab prüfen).
Der Voll-Scan lässt sich nicht starten (Kontingent).
Im DB-Leads-Add-on ist ein festes Kontingent an Voll-Scans pro Monat enthalten; ist es aufgebraucht, startet erst im nächsten Monat wieder ein Voll-Scan. Der normale (inkrementelle) Datenbank-Scan ist davon nicht betroffen: Er analysiert weiterhin jederzeit alles Neue.
Der Scan endete, aber nicht alle Kandidaten wurden analysiert.
Vermutlich ist unter Einstellungen → Datenbank-Scan ein optionales KI-Limit pro Lauf gesetzt, und das ist kein Fehler. Der nächste Scan macht genau dort weiter; der Frische-Check überspringt bereits Analysierte. Ohne Limit (Standard) arbeitet ein Lauf die gesamte Datenbank ab.
Ein Fund ist aus der Inbox verschwunden.
Wahrscheinlich wurde das Zeitfenster verkleinert. Angezeigt werden nur Funde, deren Lead einen letzten Kontakt innerhalb des Fensters hat. Nichts wird gelöscht: Fenster wieder vergrößern, und der Fund taucht auf. Alternativ wurde er auf „Später“ gelegt.
Sync & Import#
Im Bestand stehen Beispiel-Kontakte.
Du hast im Einrichtungs-Assistenten Beispieldaten geladen. Über jeder Ansicht steht ein Hinweis darauf, und im Assistenten entfernst du sie mit einem Klick. Sobald du dein onOffice verbindest und den Abgleich startest, verschwinden sie ohnehin automatisch, damit sie nie zwischen deinen echten Kontakten stehen.
Der Abgleich sagt, es sei keine Datenquelle verbunden.
Genau das ist der Fall: onOffice ist noch nicht eingerichtet. Verbinde es unter Einstellungen → Integrationen; danach importiert derselbe Knopf deine echten Adressen. Früher wurden hier stillschweigend Beispieldaten geladen, was aussah wie ein erfolgreicher Import des eigenen Bestands.
Der Sync-Status bleibt auf „läuft“.
Große Importe laufen paketweise im Hintergrund-Worker weiter. Wird ein Lauf unterbrochen, erkennt ihn der nächste Sync über den Heartbeat als veraltet und schließt ihn ab. Ein erneuter Sync ist jederzeit gefahrlos (idempotent, es entstehen keine Dubletten).
Einige Datensätze wurden nicht importiert.
Im Tab Synchronisierung siehst du die fehlgeschlagenen Datensätze mit externer ID und Grund. Häufigste Ursache: fehlende oder doppelte Kundennummer (KdNr).
KI & Briefings#
Kostet jedes Briefing Credits?
Einzeln angestoßene Briefings werden über dein Credit-Guthaben abgerechnet (bei BYOK direkt über deinen Provider). Die Analysen des Datenbank-Scans sind dagegen im Add-on enthalten, ebenso alle CRUD-, Board- und Sync-Operationen und der Scan-Prefilter.
„Nicht genug Credits“ beim Briefing.
Dein Credit-Guthaben ist aufgebraucht. Lade unter Einstellungen → Credits nach oder nutze den Datenbank-Scan: Seine Analysen sind im Add-on enthalten und erledigen die Masse. Ab dem Max-Plan kannst du unter Einstellungen → REOS AI alternativ auf BYOK umstellen.
Es ist kein KI-Anbieter konfiguriert.
Ohne Provider-Key nutzt REOS AI ein deterministisches Fallback-Briefing. Das Tool funktioniert also auch ohne Key. Für den lead-gebundenen Chat in der Kundenansicht wird jedoch ein konfigurierter Anbieter benötigt.
Neue Leads werden nach dem Sync nicht automatisch qualifiziert.
Ein Abgleich startet keinen Scan. Stelle unter Einstellungen, Datenbank-Scan den Auto-Scan auf täglich: Jeder automatische Lauf gleicht vorher ab und bewertet danach nur, was sich geändert hat. Oder starte den Scan unter Funde von Hand, auch er gleicht vorher ab. Die Analysen sind im Add-on enthalten.
Board, Liste & Bulk#
Das Board zeigt pro Spalte eine Zahl, aber weniger Karten.
Das ist Absicht: Die Zahl ist die echte Gesamtmenge der Phase, geladen werden zunächst nur die neuesten Karten. Über „weitere laden“ holst du pro Spalte mehr nach. So bleibt das Board auch bei tausenden Leads schnell.
Ich kann Leads nicht löschen oder in Masse bearbeiten.
Bulk-Löschen und -Archivieren erfordern die Berechtigung db-leads.delete, Zuweisen db-leads.assign. Fehlt die Berechtigung, blendet die Oberfläche die Aktion aus, und das Backend lehnt sie zusätzlich ab.
Ich kann keinen Scan starten oder Funde annehmen.
Der Scan-Start braucht die Berechtigung „DB-Leads scannen“ (db-leads.scan), das Annehmen eines Funds die Qualifizieren-Berechtigung (db-leads.qualify). Frag deine Workspace-Admin:in.
Eigentum und Durcharbeiten#
Der Bereich Eigentum bleibt leer, obwohl in der E-Mail eine Adresse steht.
Drei mögliche Gründe. Erstens: Der Kontakt hat noch kein Briefing aus einem Lauf mit der aktuellen Analyse. Starte am Kontakt Neu qualifizieren. Zweitens: Der Satz belegt kein Eigentum. Eine erwähnte Adresse allein reicht nicht, es muss erkennbar sein, dass die Immobilie dieser Person gehört. Drittens: Die Mail-Volltexte fehlen im Verlauf, dann hat die Analyse nichts zu lesen. Siehe onOffice-Import.
Ein Objekt-Hinweis ist falsch.
Bearbeite ihn über das Stift-Symbol an der Karte oder entferne ihn über den Papierkorb. Beides braucht die Berechtigung db-leads.update. Eine Korrektur macht den Hinweis zu deiner eigenen Angabe: Er wird ab dann von keinem Scan mehr überschrieben.
Dieselbe Immobilie steht zweimal da.
Das passiert, wenn beide Einträge keine Straße tragen, etwa „Wohnung in Augsburg“ und „3-Zimmer-Wohnung in Augsburg“. Ohne Straße lassen sich zwei Hinweise nicht sicher als dieselbe Immobilie erkennen, und zwei Objekte zusammenzuwerfen wäre der schlimmere Fehler. Ergänze bei einem die Anschrift oder entferne den anderen.
Der Knopf „Durcharbeiten“ fehlt.
Er braucht die Berechtigung „Kontakte bearbeiten“ (db-leads.update), weil jeder Ausgang etwas schreibt. Ist die Ansicht leer gefiltert, ist der Knopf zusätzlich ausgegraut: Ohne sichtbare Kontakte gibt es keinen Stapel.
Nach dem Neuladen ist die Reihenfolge beim Durcharbeiten eine andere.
Der Stapel lebt im Browser. Nach einem Neuladen wird er aus der sichtbaren Reihenfolge neu aufgebaut, und wenn sich der Bestand zwischenzeitlich geändert hat, kann er abweichen. Bereits festgehaltene Ausgänge bleiben davon unberührt.
Ein Ausgang beim Durcharbeiten schaltet nicht weiter.
Weitergeschaltet wird erst, wenn der Eintrag wirklich geschrieben ist. Bleibst du beim Kontakt stehen, steht die Ursache in der Fehlermeldung, meist eine unterbrochene onOffice-Verbindung. Das ist Absicht: Sonst stündest du beim nächsten Kontakt und der vorige hätte nichts im Verlauf.
Datenschutz & Löschen#
Was passiert mit meinen Leads beim Deinstallieren?
Sie bleiben erhalten, inklusive Funde und Scan-Historie. Echtes Löschen der Daten ist ein eigener, ausdrücklicher Schritt. Nichts verschwindet unbemerkt.
Trifft die KI die Entscheidung über einen Lead?
Nein. Die KI legt belegte Funde und Einschätzungen vor; die finale Entscheidung triffst immer du (AGG-konform, kein Diskriminierungs-Scoring). Signale stammen ausschließlich aus Aussagen in den Aktivitäten, nie aus persönlichen Merkmalen.