Ein Flow ist ein vorbereitetes Gespräch deines Bots: Begrüßung, Fragen, Auswahl-Menüs, Aktionen. Acht Standard-Flows sind ab der Installation eingerichtet und sofort einsatzbereit. Im Flow-Studio passt du jeden Flow als Karten-Diagramm an oder baust eigene, und der Simulator zeigt dir vor dem Veröffentlichen genau, was deine Kundschaft erleben würde.
Die acht Standard-Flows
Bei der Installation richtet das Tool diese Flows ein. Zwei davon sind System-Flows (Hauptmenü und Abmeldung), die restlichen kannst du frei anpassen oder pausieren:
Die Flow-Liste
Unter Automatisierung > Flows siehst du alle Flows als Karten. Jede Karte zeigt zwei Angaben:
- Status: "Aktiv · v1" (veröffentlicht, mit Versionsnummer), "Pausiert" oder "Entwurf".
- Auslöser: "Startet jedes Gespräch", "Im Menü · Position 2", "Per Stichwort" oder "Per Verknüpfung erreichbar" (der Flow wird nur von anderen Flows angesprungen).
Ein Klick auf die Karte öffnet den Flow direkt im Studio. Das Kürzel unter dem Namen ist der Handle, über den andere Flows hierher verzweigen.
Neuen Flow anlegen
Mit Neuer Flow öffnest du eine Galerie: "Leer starten oder eine fertige Vorlage als Grundlage nehmen." Du beginnst also entweder von Grund auf ("Von Grund auf selbst bauen.") oder mit einer Kopie einer der Standard-Vorlagen, die du dann frei umbaust.
Das Flow-Studio
Das Studio ist ein Karten-Editor: Jeder Gesprächs-Schritt ist eine Karte, Verbindungen sind Linien. Aus der Palette (das Hinzufügen-Menü unten rechts) ziehst oder klickst du neue Schritte auf die Fläche:
Zur Arbeitsfläche gehören Zoom (auch mit Strg + Mausrad), eine Minimap unten links, freies Verschieben der Fläche und Drag & Drop für Karten und Verbindungen. Rückgängig und Wiederholen gehen über die Toolbar oder Strg+Z beziehungsweise Cmd+Z.
Speichern und Veröffentlichen
Das Studio speichert deinen Entwurf automatisch etwa zwei Sekunden nach der letzten Änderung ("Entwurf gespeichert"). Speichern und Veröffentlichen sind bewusst getrennt: "Änderungen gelten erst nach dem Veröffentlichen. Speichern sichert den Entwurf." Bis zum Veröffentlichen antwortet dein Bot unverändert weiter.
System-Knoten sind Pflicht
Die Bausteine Begrüßung, Datenschutz-Hinweis und Abmeldung sind geschützte System-Knoten: Sie lassen sich nicht löschen, und ein Flow, dem ein Pflicht-Baustein fehlt, lässt sich nicht veröffentlichen. Die Fehlermeldung lautet dann zum Beispiel: "Der System-Knoten „Begrüßung“ ist Pflicht in diesem Flow und fehlt." So bleibt dein Bot immer regelkonform, egal wie kreativ du baust.
Prüfung und Veröffentlichung
Oben im Studio zeigt ein Prüf-Chip den Zustand des Flows: "Fehlerfrei", eine Anzahl von Hinweisen ("2 Hinweise") oder eine Anzahl von Fehlern ("1 Fehler"). Hinweise sind unkritisch, Fehler blockieren das Veröffentlichen (Publish-Gate). Typische Fehler:
- Sackgassen: Ein Schritt hat keinen Ausgang und ist kein Ende, keine Übergabe und kein Sprung.
- Unbekannte Ziele: Eine Verbindung zeigt auf einen Schritt, den es nicht mehr gibt.
- Nicht erreichbare Schritte: Eine Karte hängt in der Luft und ist vom Start aus nicht erreichbar.
- Fehlende Pflicht-Bausteine: Begrüßung, Datenschutz-Hinweis oder Abmeldung fehlen.
- Fehlende Pflichtfelder vor der Termin-Buchung: Die Buchungs-Aktion braucht vorher erfasste Angaben wie Name und E-Mail. Fehlt die Abfrage im Pfad, meldet die Prüfung das als Fehler.
- Unbekannte Platzhalter: Ein frei getippter Platzhalter, den der Bot nicht kennt, wird als Fehler markiert ("Unbekannter Platzhalter").
Schlägt das Veröffentlichen fehl, meldet das Studio "Nicht veröffentlicht" mit der Bitte, die markierten Fehler zu beheben. Gelingt es, ist der Flow sofort live: "Der Flow ist jetzt live."
Platzhalter
In Nachrichten-Texten fügst du Platzhalter per Klick als Chips ein. Der Bot setzt beim Senden automatisch die richtigen Werte ein; ist ein Wert unbekannt, nutzt er eine neutrale Formulierung. Diese Platzhalter gibt es:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
bueroName | Name deines Büros aus den Einstellungen beziehungsweise dem Unternehmensprofil |
maklerName | Name des zuständigen Teams beziehungsweise Ansprechpartners |
kundeName | Name des Kontakts, sofern bekannt |
objektTitel | Titel des gewählten Objekts |
objektAdresse | Adresse des gewählten Objekts |
objektPreis | Preis des gewählten Objekts |
objektFakten | Mehrzeiliger Steckbrief des Objekts (Lage, Zimmer, Fläche, Preis) |
terminDatum | Datum des gewählten Termins |
terminUhrzeit | Uhrzeit des gewählten Termins |
erreichbarkeit | Dein Erreichbarkeits-Text aus den Einstellungen |
slot1, slot2, slot3 | Dynamische Termin-Buttons: die drei angebotenen freien Termine |
objekt1, objekt2, objekt3 | Dynamische Objekt-Buttons: die zur Auswahl angebotenen Objekte |
Die dynamischen Button-Platzhalter (slot1 bis slot3, objekt1 bis objekt3) füllt der Bot zur Laufzeit; Buttons ohne aufgelösten Wert werden beim Senden einfach weggelassen. Frei getippte geschweifte Klammern mit unbekanntem Inhalt meldet die Prüfung als Fehler.
WhatsApp-Limits
WhatsApp gibt harte Grenzen vor, die das Studio direkt beim Bearbeiten prüft (Textfelder zeigen einen Zeichen-Zähler):
- Maximal 3 Buttons pro Nachricht
- Maximal 10 Zeilen pro Auswahlliste
- Button-Beschriftung: maximal 20 Zeichen
- Listen-Zeilen-Beschriftung: maximal 24 Zeichen
Simulator
Der Simulator öffnet sich direkt im Studio und zeigt das Gespräch in WhatsApp-Optik, angetrieben von der echten Gesprächslogik. Es werden keine echten Nachrichten gesendet.
- Modus: Der Schalter Aktionen gelingen / scheitern legt fest, ob Aktionen (Termin buchen, Exposé senden) im Test erfolgreich sind oder fehlschlagen. So prüfst du auch die ehrlichen Übergabe-Pfade.
- Zeitraffer: Wartet der Flow auf eine Antwort mit Erinnerungs-Timer, erscheint ein Chip wie "4h ohne Antwort". Ein Klick spult die Wartezeit vor und löst die Erinnerung aus.
- Neu starten: Setzt die Simulation jederzeit zurück.
- Status: Unter dem Verlauf steht der Zustand: "tippt gerade …", "an Mitarbeiter übergeben", "Gespräch beendet" oder "abgemeldet".
Versionen und Rollback
Jedes Veröffentlichen erzeugt eine neue Version; die Flow-Karte zeigt sie als "Aktiv · v3". Veröffentlichte Stände bleiben erhalten, du kannst jederzeit auf eine frühere Version zurückgehen. Außerdem lässt sich jeder Flow pausieren und wieder aktivieren, ohne ihn zu löschen: Pausierte Flows nutzt der Bot vorerst nicht ("Der Bot nutzt diesen Flow vorerst nicht.").
Weiterführend
Teste den fertigen Flow im Simulator und schalte den Bot dann über die Verbindung live. Die FAQ-Inhalte pflegst du bequemer unter Wissen & FAQ. Wenn ein Flow sich nicht veröffentlichen lässt, hilft die Fehlerbehebung. Zurück zur Übersicht.