Jede Anfrage über deine Website landet im Bereich Anfragen des Tools: mit Absender, Nachricht, Objekt-Bezug und dokumentierter Datenschutz-Einwilligung. Der Badge in der Sidebar zeigt neue Anfragen, Benachrichtigungen laufen in den Workspace und per E-Mail. Spam wird abgefangen, ohne dass echte Interessenten ein Captcha lösen müssen.
Woher Anfragen kommen
Zwei Formulare speisen die Inbox: das Kontakt-Formular (der Kontakt-Block auf deinen Seiten) und das Anfrage-Formular auf Exposé-Seiten. Daraus entstehen vier Arten:
Nach dem Absenden sehen Besucher: "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen." Bei ungültigen Eingaben erscheint eine freundliche Fehlermeldung mit der Bitte, die Angaben zu prüfen.
DSGVO: Einwilligung mit Nachweis
Jedes Formular enthält eine Pflicht-Checkbox mit Verweis auf die Datenschutzerklärung ("Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen ..."). Ohne Haken kein Absenden. Der Einwilligungs-Text und der Zeitstempel werden zusammen mit der Anfrage gespeichert; in der Lead-Detail-Ansicht steht dazu "Datenschutz-Einwilligung dokumentiert am <Datum>." Damit hast du den Nachweis, falls eine Aufsichtsbehörde oder ein Betroffener fragt.
Spam-Schutz ohne Captcha
Drei unsichtbare Mechanismen halten Spam draußen, ohne echte Interessenten zu nerven:
- Honeypot: ein unsichtbares Feld, das nur Bots ausfüllen.
- Zeit-Falle: Formulare, die unmenschlich schnell abgeschickt werden, werden verworfen.
- Rate-Limit: maximal 5 Anfragen pro Stunde pro Absender.
Was trotzdem durchkommt, markierst du in der Inbox als Spam; solche Anfragen wandern aus der aktiven Liste.
Die Inbox: Status und Aktionen
Aktionen pro Anfrage: Antworten öffnet dein E-Mail-Programm mit vorbereitetem Betreff, Als erledigt markieren und Spam. Ist noch nichts eingegangen, zeigt die Inbox "Noch keine Anfragen hier."
Benachrichtigungen
- In-App: Neue Anfragen erscheinen als Workspace-Benachrichtigung und als Badge am Sidebar-Eintrag Anfragen.
- E-Mail: Zusätzlich geht eine E-Mail an deine Büro-Adresse. Ist unter Einstellungen > Integrationen > E-Mail-Versand dein eigener Mail-Server verbunden, wird bevorzugt darüber versendet; deine Benachrichtigungen kommen dann von deiner eigenen Domain.
- Fluten-Schutz: Gehen viele Anfragen kurz hintereinander ein, fasst das Tool sie zusammen und verschickt höchstens eine Zusammenfassungs-Mail pro Stunde statt einer Mail pro Anfrage.
Reaktionszeit im Blick
Bleibt eine Anfrage länger als 48 Stunden ohne Reaktion, warnt die Tool-Übersicht: "Eine Anfrage wartet seit über 48 Stunden auf eine Antwort." (bzw. mit Anzahl bei mehreren), ergänzt um "Schnelle Reaktionen erhöhen die Abschlusschance deutlich." Erledigte und Spam-Anfragen lösen keine Warnung aus.
Aufbewahrung und Löschung
- Erledigte und Spam-Anfragen werden 12 Monate nach der Erledigung automatisch gelöscht (Datensparsamkeit nach DSGVO).
- Unbearbeitete Anfragen bleiben bestehen, bis du sie bearbeitest. Es geht also nichts verloren, was du noch nicht gesehen hast.
Weiterführend
Das Kontaktformular konfigurierst du im Kontakt-Block (Block-Referenz); die Einwilligungs-Texte kommen aus dem Bereich Rechtliches. Zurück zur Website-Übersicht.