Viele Dienste im Maklerbüro haben pro Person einen eigenen Login: das Portal-Konto, das CRM, das E-Mail-Postfach. Mitarbeiter-Zugänge sind Vorlagen dafür: Du definierst den Dienst einmal, und jedes Team-Mitglied hinterlegt seinen eigenen Zugang dazu. Der Fortschritt bleibt sichtbar, ohne dass jemand fremde Passwörter sehen muss.
Wozu Vorlagen gut sind
Der Kopfzeilen-Button Mitarbeiter-Zugänge öffnet den Dialog Mitarbeiter-Zugänge (Vorlagen), den der Tresor so beschreibt: Dienste, bei denen jede:r den eigenen Zugang hinterlegt. Der Unterschied zum normalen Teilen:
- Beim Teilen gibt es einen Eintrag, den mehrere Personen lesen.
- Bei einer Vorlage gibt es pro Person einen eigenen Eintrag, angelegt von der Person selbst.
Typische Fälle: persönliche ImmoScout24-Konten, individuelle CRM-Logins, personengebundene Zugänge zu Bewertungs-Tools. Solange noch nichts angelegt ist, zeigt der Dialog Noch keine Vorlagen.
Eine Vorlage anlegen
Vorlagen anlegen kann, wer Einträge im Tresor verwaltet (standardmäßig Admins und der oder die Inhaber:in). Im Dialog füllst du diese Felder aus und bestätigst mit Vorlage anlegen:
Escrow: wer die Zugänge sehen kann
Die Checkbox Inhaber darf Zugänge sehen (Escrow) entscheidet, was mit den hinterlegten Zugängen passiert:
Als Mitglied den eigenen Zugang hinterlegen
Jedes Mitglied öffnet denselben Dialog Mitarbeiter-Zugänge und sieht dort alle Vorlagen:
Vorlage öffnen
Bei einer noch offenen Vorlage steht der Button Meinen Zugang hinterlegen bereit; dein Status zeigt Noch offen.
Eigene Daten eintragen
Fülle die in der Vorlage definierten Felder (Username, E-Mail, Passwort) mit deinen eigenen Konto-Daten aus. Gespeichert wird ein regulärer, verschlüsselter Tresor-Eintrag in der festgelegten Vertraulichkeitsstufe.
Später aktualisieren
Hast du bereits hinterlegt, zeigt dein Status Du hast deinen Zugang hinterlegt. Über Meinen Zugang bearbeiten und Aktualisieren pflegst du Änderungen ein, etwa nach einem Passwort-Wechsel.
Fortschritt im Blick
Jede Vorlage zeigt eine Fortschrittszeile im Format / Mitarbeiter eingerichtet · Escrow an bzw. · privat. So siehst du auf einen Blick, wer seinen Zugang schon hinterlegt hat, ohne in fremde Einträge schauen zu müssen. Das macht Vorlagen auch zum praktischen Onboarding-Check für neue Kolleg:innen.
Vorlage löschen
Beim Löschen fragt der Dialog Vorlage löschen? nach und stellt klar: Bereits hinterlegte Mitarbeiter-Zugänge bleiben bestehen. Es verschwindet also nur die Vorlage selbst; die von den Mitgliedern angelegten Einträge bleiben unverändert im Tresor.
Weiterführend
Wie die hinterlegten Einträge geschützt sind, erklärt Sicherheit. Ob das Befüllen einer Vorlage protokolliert wird (ja, wird es), steht unter Audit und Berechtigungen. Zurück zur Übersicht: Zugangsdaten-Tresor.