Ein Tresor-Eintrag ist erst dann wertvoll, wenn genau die richtigen Personen ihn sehen: dein Team über interne Freigaben, Externe über einen zeitlich begrenzten Link. Beides steuerst du pro Eintrag, und beides wird protokolliert.
Persönlich oder Geteilt
Jeder Eintrag hat eine Sichtbarkeit, die du beim Anlegen (und später beim Bearbeiten) festlegst:
Im Team teilen
Die Zeilen-Aktion Teilen öffnet den Freigabe-Dialog. Dort vergibst du Lese-Zugriff über drei Arten von Schaltern:
- pro Mitglied: einzelne Kolleg:innen gezielt freischalten
- pro Rolle: alle Administrator:innen, Mitglieder oder Betrachter:innen auf einmal
- pro Gruppe: selbst definierte Team-Bündel (siehe unten)
Zwei Regeln gelten immer:
- Freigaben vergeben Lese-Zugriff: Empfänger:innen können den Eintrag sehen und anzeigen, aber nicht bearbeiten oder löschen.
- Der oder die Ersteller:in behält immer den Verwaltungs-Zugriff auf den eigenen Eintrag. Im Dialog ist diese Person mit (Ersteller) markiert, ihr Zugriff lässt sich nicht entziehen.
Gruppen
Wenn du denselben Personenkreis immer wieder freischaltest (z.B. "alle, die Portale betreuen"), lohnt sich eine Gruppe. Der Kopfzeilen-Button Gruppen öffnet den Dialog Permission-Gruppen, die der Tresor als Team-Bündel für Freigaben beschreibt:
- Anlegen: Namen eintragen (das Feld schlägt vor: Neue Gruppe (z.B. Portale)) und die Mitglieder per Checkbox auswählen.
- Verwenden: Beim Teilen eines Eintrags taucht die Gruppe als eigener Schalter auf.
- Löschen: Beim Entfernen einer Gruppe warnt der Dialog: Bestehende Freigaben an diese Gruppe entfallen.
Gruppen verwalten kann nur, wer die entsprechende Berechtigung hat (standardmäßig Admins).
Extern per Link teilen
Für Externe ohne Plattform-Zugang (Notariat, Hausverwaltung, IT-Dienstleister) erzeugst du im Teilen-Dialog unter Extern per Link einen zeitlich begrenzten Freigabe-Link:
Rahmen festlegen
Optional trägst du unter E-Mail (optional) die Adresse der Empfänger:in ein (zur eigenen Zuordnung). Unter Gültig für wählst du die Laufzeit: 1 Stunde, 6 Stunden, 24 Stunden (Standard), 3 Tage oder 7 Tage (max).
Grund angeben
Das Feld Grund (Pflicht, protokolliert) ist verpflichtend. Der Grund landet im Audit-Protokoll, damit ihr später nachvollziehen könnt, warum der Zugang nach außen ging.
Link erzeugen und selbst versenden
Nach Link erzeugen zeigt dir der Tresor den Link genau einmal an, mit dem Hinweis, ihn zu kopieren und selbst zu senden. Die Plattform verschickt keine E-Mail. Kopiere den Link und übermittle ihn auf dem Weg deiner Wahl.
Für jeden aktiven Link siehst du danach eine Zeile mit E-Mail (oder "ohne E-Mail"), Gültigkeit und Öffnungs-Zähler, z.B. bis 24.07.2026 · 3× geöffnet. Über Widerrufen machst du einen Link jederzeit sofort ungültig.
Die Empfänger-Ansicht
Die Empfänger:in öffnet den Link (Adresse der Form /share/{token}) im Browser, ganz ohne Konto. Dort kann sie den Eintrag nur ansehen und kopieren; auch hier leert sich die Zwischenablage 30 Sekunden nach dem Kopieren automatisch. Die Seite weist darauf hin: Dieser Link ist zeitlich begrenzt und kann jederzeit widerrufen werden. Jeder Zugriff wird protokolliert. Nach Ablauf oder Widerruf ist die Seite nicht mehr erreichbar.
Weiterführend
Für wiederkehrende Dienste, bei denen jede:r im Team einen eigenen Zugang hinterlegen soll, gibt es einen besseren Weg als viele Einzel-Freigaben: Mitarbeiter-Zugänge. Was genau protokolliert wird, steht unter Audit und Berechtigungen. Zurück zur Übersicht: Zugangsdaten-Tresor.