Der Termine-Bereich

Ohne Konfigurationsrecht siehst du deine eigenen Termine als Host; wer das Tool konfigurieren darf, sieht alle Termine des Teams und kann nach Host filtern.

Tabs und Filter#

Drei Tabs teilen die Liste: Anstehend, Vergangen und Abgesagt. Darüber filterst du nach:

Zeitraum

Gesamt, Heute, Diese Woche oder Nächste 30 Tage.

Terminart

Nur Termine einer bestimmten Terminart.

Host

Nur mit Konfigurationsrecht sichtbar: Termine einer bestimmten Gastgeber:in.

Quelle

Woher die Buchung kam: Buchungsseite, Manuell, WhatsApp oder Terminumfrage.

Gast-Suche

Freitextsuche nach Gast-Name oder E-Mail.

Jeder Termin trägt einen Status-Chip: Bestätigt, Abgesagt, Abgeschlossen oder Nicht erschienen.

Die Detail-Ansicht#

Ein Klick auf einen Termin öffnet die Detail-Ansicht mit allem, was du wissen musst:

• Zeit in beiden Zeitzonen: Weicht die Zeitzone des Gasts von deiner ab, siehst du beide Angaben, markiert mit "(deine Zeit)" und "(Zeit des Gasts)".
• Gast: mit Direkt-Aktionen E-Mail schreiben und Kontakt öffnen (beziehungsweise Übernehmen, wenn der Gast noch keinem Kontakt zugeordnet ist).
• Ort, Host und Formular-Antworten: inklusive aller Zusatzfragen aus dem Buchungsformular.
• Verlauf: eine Timeline mit allen Stationen: gebucht, verschoben, abgesagt, umgebucht.
• Quelle: Buchungsseite, Manuell, WhatsApp oder Terminumfrage; bei Routing-Buchungen auch die Formular-Herkunft.
• Notizen: ein eigener Tab für interne Notizen mit automatischem Speichern. Gäste sehen Notizen nie.

Aktionen am Termin#

Verschieben

Öffnet einen Slot-Picker mit den freien Zeiten; auf Wunsch geht auch eine Zeit Außerhalb der Verfügbarkeit. Nach dem Bestätigen gilt: "Termin verschoben. Der Gast bekommt die neue Bestätigung." mit neuer Kalender-Einladung.

Absagen

Mit optionalem Grund, der in der Absage-E-Mail an den Gast steht. Danach bestätigt das Tool: "Der Gast wurde informiert."

Abgeschlossen

Markiert einen stattgefundenen Termin als erledigt.

Nicht erschienen

Markiert einen No-Show; die Aktion ist erst nach dem Terminende verfügbar. No-Shows fließen in die Auswertung und in den Kontakte-Hinweis "Nx nicht da" ein.

Neu ansetzen

Setzt aus einem vergangenen oder abgesagten Termin einen neuen an, ohne alles neu einzutippen.

Termin manuell eintragen#

Für Termine, die am Telefon oder per E-Mail entstanden sind, gibt es Termin eintragen (4 Schritte):

1. 1

   Terminart wählen

   Die Dauer kannst du für diesen einen Termin überschreiben. Team-Terminarten (Round-Robin, Gemeinsamer Termin) sind vom manuellen Eintragen ausgenommen.

2. 2

   Zeit wählen

   Monats-Picker mit den freien Zeiten; auf Wunsch auch Außerhalb der Verfügbarkeit. Eine bereits vergebene Zeit bleibt trotzdem ausgeschlossen, Doppelbuchungen sind auch manuell nicht möglich.

3. 3

   Gast angeben

   Suche im Adressbestand deines Workspace; ein Treffer verknüpft den Termin direkt mit dem Kontakt. Alternativ trägst du Name und E-Mail frei ein.

4. 4

   Optionen

   Der Schalter Bestätigung an den Gast senden verschickt die normale Bestätigungs-E-Mail mit Kalender-Einladung (.ics) und Verwaltungs-Link. Dazu optional eine interne Notiz.

Manuell eingetragene Termine tragen die Quelle Manuell und verhalten sich sonst wie jede andere Buchung.

CSV-Export#

Export lädt die aktuell gefilterte Sicht als CSV-Datei herunter, mit deutschen Spaltenüberschriften, fertig für Excel. Erst filtern, dann exportieren: Der Export enthält genau das, was die Liste zeigt.

Weiterführend#

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