Die Inbox unter Betrieb > Inbox ist der Ort für alles Persönliche: Dein Team liest alle WhatsApp-Gespräche mit, übernimmt sie bei Bedarf vom Bot und gibt sie danach wieder zurück. Übergaben an dein Team stehen immer oben, und die Liste aktualisiert sich von selbst.
So arbeitet die Inbox
Links siehst du alle Gespräche, Übergaben zuerst. Jede Zeile zeigt neben Name und letzter Nachricht einen Status:
Ungelesene Gespräche tragen eine Zähler-Markierung. Ist noch gar nichts da, zeigt die Inbox "Noch keine Gespräche": "Sobald Ihr Bot verbunden und live ist, erscheinen hier alle WhatsApp-Konversationen. Übergaben an Sie stehen oben."
Übernehmen und zurückgeben
Im geöffneten Gespräch steuerst du oben rechts, wer antwortet:
- Übernehmen: Du führst das Gespräch ab jetzt persönlich. Die App bestätigt: "Der Bot bleibt still, Sie führen das Gespräch."
- Zurück an Bot: Du gibst das Gespräch zurück. Die App bestätigt: "Der Bot antwortet ab der nächsten Nachricht wieder."
Bei jeder Übergabe sieht dein Team zusätzlich die interne Übergabe-Notiz aus den Einstellungen, etwa "Bitte innerhalb von 2 Stunden melden."
Das 24-Stunden-Fenster im Gespräch
WhatsApp erlaubt freie Antworten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts. Ein Chip im Gesprächs-Kopf zeigt den Stand: grün "Fenster offen · noch 7h" oder gelb "Fenster geschlossen". Details zur Regel stehen unter Regeln und Datenschutz.
Geschrieben wird im Composer mit dem Platzhaltertext "Antwort schreiben … (Enter sendet)". In drei Fällen ist er gesperrt und zeigt wortgleich diese Hinweise:
Zustell-Status
An jeder gesendeten Nachricht siehst du den Zustell-Status wie in WhatsApp:
- Ein Haken: gesendet
- Zwei Haken: zugestellt
- Zwei blaue Haken: gelesen
- Rotes Warnzeichen: Zustellung fehlgeschlagen. Der Grund von WhatsApp steht im Klartext am Nachrichten-Status, zum Beispiel "Meta 131047: Re-engagement message" (das Fenster war auf Meta-Seite bereits geschlossen).
Was die häufigsten Fehlergründe bedeuten, steht in der Fehlerbehebung.
Kontakt-Karte
Über das Personen-Symbol im Gesprächs-Kopf öffnest du die Kontakt-Karte. Sie zeigt auf einen Blick, wer schreibt:
- Einwilligungs-Status als Chip: "Einwilligung bestätigt", "Hat zuerst geschrieben" oder "Abgemeldet".
- Stammdaten: E-Mail, Telefon, Ort, Herkunft und der erste Kontakt.
- Kontakt blockieren beziehungsweise Blockierung aufheben.
Beim Blockieren fragt die App nach: "Der Bot und Ihr Team antworten nicht mehr. Eingehende Nachrichten werden weiter gespeichert." Nach dem Blockieren gehen also keine Antworten mehr raus, der Verlauf bleibt aber vollständig. Aufheben kannst du die Blockierung hier in der Kontakt-Karte oder in den Einstellungen im Tab Blockierte Kontakte.
Termine-Ansicht
Unter Betrieb > Termine siehst du alle über den Bot gebuchten Besichtigungen, live aus dem Termin-Tool und nach Tag gruppiert. Das ist eine reine Lese-Sicht: "Über den Bot gebuchte Besichtigungen, live aus dem Termin-Tool. Verwaltet (verschieben, absagen) wird dort."
- Status-Chips: "Bestätigt", "Abgesagt", "Stattgefunden", "Nicht erschienen".
- Zum Gespräch: springt direkt in die zugehörige Konversation in der Inbox.
- Termin-Tool öffnen: wechselt zum Termin-Tool, wo du Termine verschiebst oder absagst.
Der Gast bekommt bei einer Bot-Buchung dieselbe Bestätigungs-Mail wie auf deiner Buchungsseite, mit Kalender-Einladung und Absage- beziehungsweise Umbuchungs-Link. Der Termin landet automatisch im Kalender des zuständigen Hosts.
Weiterführend
Wie der Bot entscheidet, wann er übergibt, steht bei den Flows. Blockierte Kontakte und die Übergabe-Notiz verwaltest du in den Einstellungen. Zurück zur Übersicht.